Le Ministère de l'Agriculture vient de mettre en place un dispositif d'expérimentation de e-formation dans des directions départementales et régionales pour former ses agents à la bureautique. Il a choisi la solution MEDIAplus eLearning des Editions ENI. Dans le cadre de ce projet, le Ministère a mis en place un groupe de travail afin de réfléchir aux meilleures pratiques et aux facteurs clés de succès.
Des axes de réflexion multiples
Le Ministère de l'Agriculture compte plus de 15 000 agents répartis sur l'ensemble du territoire, au sein d'une administration centrale, d'une centaine de directions départementales et de 22 directions régionales.
Une expérimentation d'e-formation à la bureautique (domaine qui représente un volume très important des formations du Ministère) vient d'être mis en place auprès de l'ensemble du personnel de 13 directions départementales et régionales et de l'administration centrale, avec la solution MEDIAplus eLearning des Editions ENI. Ses objectifs : mieux gérer le temps de formation par rapport au temps de travail (35 heures), assurer une formation individualisée à chaque apprenant, mieux gérer les disponibilités des formateurs, susciter un nouvel intérêt auprès des apprenants...
"Nous avons créé un groupe de travail réunissant des responsables locaux, régionaux et nationaux de la formation, des formateurs, ainsi que des informaticiens afin de réfléchir aux questions qu'induit la mise en place d'un dispositif de e-formation" explique le responsable du projet. "Nous ne voulions pas livrer un logiciel d'autoformation tel quel aux différentes entités du Ministère sans avoir réfléchi plus en amont", précise t'il.
Les axes de réflexion ont porté sur la place du e-learning au sein d'une architecture globale de formations, le positionnement du logiciel d'autoformation, les aspects organisationnels, le lieu des e-formations, les aspects déontologiques...
Un dispositif proche des apprenants
De ces réflexions sont sorties de grandes orientations pour la mise en place du dispositif de e-formation au sein du Ministère. A l'issue de l'expérimentation dans les directions, ces orientations seront avalisées ou non pour être ensuite étendues à l'ensemble des directions.
Les formations ont lieu dans un centre de ressources avec possibilité par la suite d'y accéder depuis son poste de travail. "Nous avons voulu démarrer le processus en centre de ressources plutôt que sur poste de travail, car nous souhaitions que les apprenants se sentent accompagnés et non pas laissés à eux-même surtout au tout début, où l'apprenant doit s'approprier l'outil" précise le responsable du projet.
Le choix de la solution d'autoformation est déterminant dans la réussite d'un dispositif de e-formation. Celui-ci doit vraiment s'adapter aux besoins des apprenants. "Nous avons choisi MEDIAplus eLearning des Editions ENI car il travaille en environnement réel. Ce n'est pas de la simulation, l'apprenant est en direct dans Word, Excel... et il peut utiliser toutes les fonctionnalités du logiciel. C'est très important pour l'efficacité de la formation."
"La participation au programme de e-formation est basée sur le volontariat, et nous incitons les directions à mettre en place un système de réservation très facile pour les utilisateurs."
Le groupe de travail préconise également un maximum de 2 heures de formation par module, avec un rythme d?au moins un module par semaine et de respecter un délai pour réaliser son parcours, afin de faciliter la mémorisation entre les différentes sessions.
Deux types d'architecture ont été établis : une en initiation et une en perfectionnement. Pour chaque logiciel, un niveau de base a été défini, qui correspond à ce que tout agent doit savoir faire au minimum, une sorte de "passeport".
Pour les apprenants en initiation, le processus comporte une première phase en présentiel pour expliquer les objectifs de la formation, pour prendre en main l'interface MEDIAplus eLearning et présenter les notions essentielles.
Ensuite, ils réalisent leur parcours de formation en centre de ressources ainsi que la validation des acquis. Si des lacunes apparaissent, ils ont la possibilité de reprendre certains points en présentiel avec un formateur.
Les apprenants en perfectionnement ont des parcours un peu plus thématiques, avec une première phase en présentiel pour expliquer l'interface MEDIAplus eLearning. Puis, ils réalisent un test de positionnement par rapport au niveau de base pour vérifier les pré-requis. Ensuite, formation personnalisée et validation des acquis. S'ils le souhaitent, les apprenant peuvent ensuite revoir ou approfondir certains points en présentiel au cours de sessions thématiques.
A l'issue de son parcours, si un apprenant a respecté son "contrat pédagogique", c'est-à-dire qu'il a réalisé l'ensemble de son parcours d'évaluation et de formation, il a accès au parcours complet sur le logiciel. Toutes les fonctionnalités lui sont ouvertes.
Le principe retenu pour les résultats est qu'ils appartiennent à l'apprenant et ne sont en aucun cas diffusés à la hiérarchie.
"L'apprenant ne doit pas avoir la crainte que ses résultats puissent être utilisés dans le cadre de sa notation. Nous avons également voulu éviter de rentrer dans une logique scolaire. L'objectif n'est pas d'obtenir 100% de bons résultats à son e-évaluation mais de détecter son niveau réel, afin de pouvoir réaliser un parcours de formation réellement personnalisé".
Concernant le tutorat, plusieurs rôles ont été définis : celui traditionnel de formateur pour les sessions en présentiel, celui d'accompagnateur pour les sessions d'autoformation. "Nous pensons que la présence d'un accompagnateur est importante au début pour la réussite du dispositif, mais que, assez rapidement, les apprenants deviendront relativement autonomes et que le rôle de l'accompagnateur sera moins utile."
A l'issue des premières e-formations qui sont en cours, un bilan sera réalisé pour éventuellement ajuster le dispositif et l'étendre auprès de l'ensemble des directions.
La e-formation prend ses quartiers au Ministère de l'Agriculture...