In het kader van een migratieproject op het gebied van kantoorautomatisering, heeft de stad Amersfoort in Nederland al haar administratieve medewerkers leren werken met de nieuwe versie van Microsoft Office, ingesteld op de werkplek, met behulp van de oplossing MEDIAplus eLearning van ENI.
Vanaf begin 2008 is bij de gemeente Amersfoort een project opgezet om de ambtelijke organisatie te laten migreren naar een nieuwe werkplek inclusief Microsoft Office 2007. Naast het verschaffen van de nieuwe werkplek was het uitgangspunt dat de medewerkers goed zouden worden opgeleid in Microsoft Office 2007. Het uitgangspunt was dat medewerkers op hetzelfde niveau met Microsoft Office 2007 zouden kunnen werken zoals men tot dan toe gewend was met Microsoft Office 2000 te werken.
Gemeente Amersfoort heeft 1100 medewerkers. Een groot deel van deze medewerkers heeft een PC werkplek. De migratie naar Microsoft Office 2007 zou gelijktijdig voor alle werkplekken worden gerealiseerd. Vanwege de grote omvang van het project is gekozen voor e-learning. E-learning zou nu voor het eerst worden ingezet voor een organisatiebrede nieuwe werkplek. Na een offerte traject met 4 leveranciers heeft gemeente Amersfoort gekozen voor de e-learning methode Mediaplus. MEDIAplus eLearning bood een combinatie van zeer aansprekende didactische elementen: Training in de live Microsoft Office 2007 applicatie, training voorafgaand aan de migratie, een aanvangstoets op basis waarvan de relevante stof per deelnemer automatisch werd aangemaakt, de inhoud van de training werd op maat samengesteld, waaronder een migratie cursus afgestemd op de algemene behoefte van iedereen en extra verdiepingscursussen per relevante doelgroep. In MEDIAplus eLearning is ook extra lesstof toegevoegd m.b.t. organisatie specifieke uitleg over de nieuwe werkplek.
De migratie Microsoft Office 2007 was voorzien voor september 2008. Vanaf half juli 2008 konden medewerkers beginnen met trainen. De MEDIAplus eLearning Office 2007 cursussen werken in de live Microsoft Office 2007 applicatie. De leverancier Office Specialist heeft daarom een Terminal Server met Windows en Microsoft Office 2007 beschikbaar gesteld voor alle cursisten van de gemeente Amersfoort. Via het internet kreeg men toegang tot een virtuele Microsoft Office 2007 werkplek waarop men kennis kon maken met Microsoft Office 2007 en de cursus MEDIAplus eLearning kon volgen en voltooien voorafgaand aan de migratie van de eigen werkplek.
Project organisatie en aanpak
Gemeente Amersfoort heeft voor de looptijd van het project een interne e-learning projectleider aangesteld, mevrouw Els van Daalen. Als projectleider was zij de centrale spil tussen de leverancier en alle deelnemers van de gemeente. Samen met de leverancier heeft zij de opleidingsbehoeften geïnventariseerd, het curriculum samengesteld, een pilot georganiseerd en vervolgens alle deelnemers uitgenodigd. Alle cursisten zijn uitgenodigd voor een kick-off sessie om kennis te maken met de nieuwe werkplek en de MEDIAplus eLearning te leren kennen. Gedurende de hele projectperiode was zij het centrale aanspreekpunt voor zowel cursisten als richting de leverancier.
Tijdens 1 uur durende ?kick off? sessies werd door een docent van Office specialist de nieuwe werkplek gedemonstreerd en werd uitgelegd hoe de cursisten met MediaPlus kunnen gebruiken om Microsoft Office 2007 aan te leren. Een e-learning quick reference card werd aan het eind van de sessie uitgedeeld. Deelnemers die niet zelfstandig wilden leren konden zich inschrijven voor een blended sessie. Blended sessies werden gehouden in het PC lokaal van de gemeente. Deelnemers aan de blended sessies werkten in het lokaal zelfstandig aan MEDIAplus eLearning ondersteund door een docent ter plaatse van Office Specialist.
De training begint met een aanvangstoets waarbij het ingangsniveau van de medewerker wordt bepaald. Aan de hand van het resultaat werd automatisch de training samengesteld, opdat men alleen getraind wordt in die onderdelen die men nog niet beheerst. De training bestaat uit een serie opdrachten die uitgevoerd moeten worden in de applicatie zelf. De informatie over de opdracht wordt gegeven in filmpjes waarin het onderwerp wordt uitgelegd. Deze filmpjes kunnen eindeloos bekeken worden. Na het trainen konden medewerkers een eindtoets doen.
Een groep medewerkers zou na de uitrol als Microsoft Office aanspreekpunt op de werkvloer fungeren, deze groep hebben we key-users genoemd. Voor deze groep was het nodig om een uitgebreidere training te volgen, ook dat was mogelijk met MEDIAplus eLearning. Allerlei vervolg cursussen zijn aangeboden aan cursisten die hierom verzochten. Na de migratie konden cursisten die de cursussen nog niet hadden voltooid op hun eigen werkplek verder leren werken met Mediaplus. De cursussen en het aanvullende naslagwerk blijven tot juli 2010 beschikbaar.
Een grote groep medewerkers werken met een dedicated applicatie, deze medewerkers hoefden niet te trainen. Van de 1100 personeelsleden werd verwacht dat 700 medewerkers zouden meedoen. Uiteindelijk hebben meer dan 800 personeelsleden een of meerdere cursussen gevolgd. Wanneer een cursist voor tenminste twee Microsoft Office applicaties voor een eindtoets was geslaagd kreeg hij of zij een Certificaat van het interne opleidingsbureau en de home-use CD met Microsoft Office 2007. In de vier maanden voorafgaand aan de migratie hebben reeds 426 medewerkers tenminste 2 of meer eindtoetsen met goed gevolg voltooid. Van de 90 key-users hebben er 68 een of meer trainingen voltooid.
Microsoft Office 2007 is eind oktober 2008 uitgerold zonder noemenswaardige problemen. De acceptatiegraad is hoog.