Bürosoftware-Migration: Die Stadt Amersfoort (Niederlande) schult ihre Mitarbeiter mit MEDIAplus eLearning

Im Rahmen eines Office-Migrationsprojekts hat die Stadt Amersfoort in den Niederlanden ihr gesamtes Verwaltungspersonal mit MEDIAplus eLearning von ENI in der auf den Computern installierten neuen Microsoft Office-Version geschult.

Die Stadt Amersfoort (Niederlande) hat beschlossen, alle Computer des Verwaltungspersonals zur neuen Microsoft Office-Version zu migrieren. Neben dem Erwerb von neuen Computern war es Ziel der Migration, den Mitarbeitern ein solides Training in Microsoft Office 2007 zu bieten. Nach der Schulung sollten die Mitarbeiter im Stande sein, die Funktionen von Microsoft Office 2007 genau so gut anzuwenden, wie jene der Microsoft Office 2000-Version.

Die Stadt Amersfoort hat 1100 Mitarbeiter, von denen die meisten über einen mit Microsoft Office ausgestatteten Computer verfügen. Die Migration zu Microsoft Office 2007 sollte gleichzeitig an allen Arbeitsplätzen erfolgen. Angesichts des Umfangs dieses Projekts hat man sich für E-Learning für alle Mitarbeiter, deren Computer migriert werden sollte, entschieden. Nach einem Auswahlverfahren mit vier Anbietern ist die Wahl auf die MEDIAplus eLearning-Lösung von ENI gefallen. Das Angebot von MEDIAplus eLearning umfasst eine sehr ansprechende Kombination von pädagogischen Elementen: Schulung im realen Umfeld der Microsoft Office-Anwendung, Training vor der Migration, vorab Einschätzung des Kenntnisstandes, die ermöglicht, automatisch ein individuelles Trainingsprogramm für jeden Teilnehmer zusammenzustellen, Auswahl von maßgeschneiderten Programmen, einschließlich eines speziellen Migrationsprogrammes, das auf die Bedürfnisse eines jeden Mitarbeiters abgestimmt wird, sowie Vertiefungskurse für jede Zielgruppe ...

Die Schulungen in der neuen Microsoft Office-Version haben zwei Monate vor der tatsächlichen Migration der Computer mit dem virtuellen Modus von MEDIAplus eLearning begonnen. Für alle Mitarbeiter der Stadt Amersfoort wurde ein Terminal Server (Remote Desktop) mit Windows und Microsoft Office 2007 bereitgestellt. Über das Internet hatten die Teilnehmer Zugang zu einem virtuellen Desktop mit Microsoft Office 2007, um sich mit dieser neuen Version vertraut zu machen und das MEDIAplus eLearning-Training durchzuführen. Dies geschah stets im realen Umfeld und vor der tatsächlichen Migration der Computer.

Organisation und Projektansatz
Für die Dauer des Projekts nominierte die Stadt Amersfoort Frau Els van Daalen als interne Leiterin des E-Learning-Projekts. Als solche fungierte sie als Bindeglied zwischen dem Anbieter und allen Teilnehmern der Stadt. In Absprache mit dem Anbieter hat sie die Bedürfnisse der Teilnehmer erfasst, die Schulungsprogramme festgelegt, eine Testschulung organisiert und schließlich eine Einladung an alle Benutzer verschickt. Alle Teilnehmer wurden zu einer Einstiegssitzung eingeladen, um sich mit dem neuen Arbeitsplatz und der MEDIAplus eLearning-Lösung vertraut zu machen. Während der gesamten Laufzeit des Projekts stand Frau Els van Daalen als Ansprechpartnerin sowohl für die Teilnehmer als auch für den Anbieter zur Verfügung.
In den einstündigen Einstiegssitzungen führte ein Trainer den neuen Arbeitsplatz vor und erklärte den Teilnehmern, wie man die MEDIAplus eLearning-Lösung benutzt, um den Umgang mit Microsoft Office 2007 zu erlernen. Nach der Sitzung wurde eine "E-Learning-Referenz-Karte" an die Teilnehmer verteilt. Wer nicht ausschließlich im Selbststudium weiterlernen wollte, hatte die Möglichkeit, sich zu einer Kombi-Schulung anzumelden. Die Kombi-Sitzungen wurden im EDV-Raum der Stadt abgehalten. Die Teilnehmer der Kombi-Sitzungen schulten sich mit MEDIAplus eLearning, wurden dabei aber von einem Tutor vor Ort betreut.
Das Training begann mit einem Pre-Assessment, um die Vorkenntnisse eines jeden Mitarbeiters zu ermitteln. Basierend auf den Ergebnissen dieses Evaluationstests wurde automatisch das geeignete Schulungsprogramm erstellt, sodass jeder Teilnehmer nur diejenigen Aufgaben lernen musste, die er noch nicht beherrschte. Das Training setzte sich aus Übungen und Aufgaben zusammen, die direkt in der Anwendung, im realen Umfeld, ausgeführt werden mussten. Die Teilnehmer konnten die Lernvideos so oft ansehen, wie sie wollten. Nach dem Training hatten die Benutzer wiederum die Möglichkeit, einen Evaluationstest durchzuführen.

Nach dieser Phase wurden einige Mitarbeiter, sogenannte "Key-User", als Microsoft Office-Referenten für ihre Kollegen eingesetzt. Diese hatten Zugang zur Weiterbildung in MEDIAplus eLearning und wer wollte, konnte zahlreiche Schulungen für Fortgeschrittene absolvieren.

Mit dem MEDIAplus eLearning konnten die Teilnehmer, die zum Zeitpunkt der Migration ihr Training noch nicht abgeschlossen hatten, die Schulung auf ihren eigenen Computern fortsetzen. Das Training und die entsprechenden Unterlagen bleiben 2 Jahre lang verfügbar.

Das Migrationsprojekt der Stadt Amersfoort war ein voller Erfolg. Mehr als 800 der 1100 Mitarbeiter haben ein oder mehrere Schulungsprogramme mit MEDIAplus eLearning absolviert (einige Mitarbeiter benutzen ein Software-Paket und benötigten kein Training in Microsoft Office).
Wenn ein Teilnehmer für mindestens zwei Microsoft Office-Anwendungen einen Abschlusstest durchführte, hat er vom Büro für interne Schulungen der Stadt Amersfoort eine Urkunde und eine CD mit der Microsoft Office Home Edition 2007 erhalten. Während der vier Monate vor der Migration hatten 426 Mitarbeiter bereits zwei oder mehr Abschlussprüfungen absolviert. Von den 90 Key-Usern haben 68 ein oder mehrere Trainingsprogramme durchgeführt.

Die Migration zu Microsoft Office 2007 ist perfekt verlaufen und sowohl die Verantwortlichen der Stadt Amersfoort als auch die Benutzer haben ihre vollste Zufriedenheit bekundet.