Dans le cadre d'un projet de migration bureautique, la ville d'Amersfoort en Hollande a formé, avec la solution MEDIAplus eLearning d'ENI, tout son personnel administratif à la nouvelle version de Microsoft Office déployée sur les postes de travail.
La ville d'Amersfoort (Hollande) a décidé de migrer l'ensemble des postes de travail du personnel administratif vers une nouvelle version de Microsoft Office. Outre l'acquisition des nouveaux postes de travail, l'objectif de ce projet de migration était d'offrir aux employés une formation solide sur Microsoft Office 2007. La formation devait permettre aux collaborateurs de se servir des fonctions de Microsoft Office 2007 avec le même degré de maîtrise qu'ils avaient en utilisant Microsoft Office 2000.
La ville d'Amersfoort compte 1 100 collaborateurs qui disposent pour la plupart d'un ordinateur équipé de Microsoft Office. La migration vers Microsoft Office 2007 devait se dérouler simultanément pour l'ensemble des postes de travail. Devant l'ampleur de ce projet, il a été décidé d'opter pour une formation e-learning concernant l'ensemble des collaborateurs affectés par la migration de leur poste de travail. Après une procédure de sélection parmi 4 fournisseurs, la ville d'Amersfoort a opté pour la solution MEDIAplus eLearning d'ENI. MEDIAplus eLearning offrait une combinaison très intéressante d'éléments pédagogiques : formation en environnement réel dans l'application Microsoft Office, formation en amont de la migration, évaluation préalable des compétences permettant de générer automatiquement un parcours de formation personnalisé pour chaque participant, sélection de parcours sur mesure, dont un parcours spécial migration adapté aux besoins de l'ensemble des participants et des parcours d'approfondissement pour chaque groupe cible...
Les formations à la nouvelle version de Microsoft Office ont démarré deux mois avant la date effective de la migration des postes de travail via le mode virtuel de MEDIAplus eLearning. Il a été mis à la disposition de l'ensemble des employés de la ville d'Amersfoort un Terminal Server (Bureau à Distance) avec Windows et Microsoft Office 2007. Par internet, les participants avaient accès à un poste de travail virtuel avec Microsoft Office 2007 permettant de se familiariser avec cette nouvelle version et de suivre la formation MEDIAplus eLearning, toujours en environnement réel, avant que leur poste de travail ne soit effectivement migré.
Organisation et approche du projet
Pour toute la durée du projet, la ville d'Amersfoort a désigné Madame Els van Daalen en tant que chef de projet e-learning interne. A ce titre, elle faisait fonction de pivot entre le fournisseur et l'ensemble des participants de la ville. En concertation avec le fournisseur, elle a répertorié les besoins, fixé le parcours de formation, organisé une formation pilote et enfin adressé une invitation à l'ensemble des utilisateurs. Tous les participants ont été invités à une session de démarrage pour se familiariser avec le nouveau poste de travail et la solution MEDIAplus eLearning. Pendant toute la durée du projet, elle a servi de contact tant pour les participants que pour le fournisseur.
Durant les sessions de démarrage, d'une durée d'une heure, un formateur montrait le nouveau poste de travail et expliquait aux participants comment se servir de la solution MEDIAplus eLearning afin d'apprendre à utiliser Microsoft Office 2007. A l'issue de la session, une « Carte de référence e-learning » a été distribuée aux participants. Ceux qui ne souhaitaient pas suivre l'autoformation seule ont eu l'occasion de s'inscrire à une formation mixte. Les sessions mixtes se sont déroulées dans la salle informatique de la ville. Les participants aux sessions mixtes ont suivi la formation MEDIAplus eLearning, mais avec le soutien d'un formateur présent sur site.
La formation a commencé par une évaluation préalable pour connaître les compétences de chaque collaborateur. Sur la base des résultats obtenus lors de cette évaluation, le parcours de formation adéquat a été généré automatiquement pour que chaque participant n'ait à apprendre que les fonctions qu'il ne maîtrisait pas encore. La formation se composait de leçons explicatives et d'exercices à réaliser dans l'application, en environnement réel. Les participants pouvaient regarder les leçons autant de fois qu'ils le souhaitaient. Après la formation, les participants ont eu l'occasion de passer un examen final.
A la suite de cette étape, certains collaborateurs, dits « utilisateurs clés », ont servi de référents Microsoft Office pour leurs collègues. Ils ont eu accès à des formations plus approfondies dans MEDIAplus eLearning et ceux qui le souhaitaient ont pu suivre de nombreuses formations de perfectionnement.
Grâce à la solution MEDIAplus eLearning, les participants qui n?avaient pas encore terminé leur formation à l'heure de la migration ont pu la poursuivre sur leurs propres postes de travail. Les formations et la documentation correspondante restent disponibles pendant 2 ans.
Le projet migration de la ville d'Amersfoort a été un véritable succès puisque plus de 800 personnes sur les 1100 collaborateurs ont suivi une ou plusieurs formations MEDIAplus eLearning (certains employés utilisant un progiciel, ceux-ci n'avaient pas besoin de suivre de formation sur Microsoft Office).
Lorsqu'un collaborateur avait été reçu à l'examen final pour deux applications Microsoft Office au minimum, il recevait de la part du bureau de la formation interne de la ville d'Amersfoort un Certificat et un CD de l'édition familiale de Microsoft Office 2007. Durant les quatre mois qui ont précédé la migration, 426 collaborateurs avaient déjà été reçus à 2 examens finaux ou plus. Parmi les 90 utilisateurs clés, 68 ont suivi une ou plusieurs formations.
La migration à Microsoft Office 2007 s'est parfaitement déroulée et les responsables de la ville d'Amersfoort tout comme les utilisateurs ont faire part de leur fort degré de satisfaction.