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Extrait - Base 7.1 Le gestionnaire de bases de données de LibreOffice
Extraits du livre
Base 7.1 Le gestionnaire de bases de données de LibreOffice
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Report Builder

Introduction

Report Builder est une extension de LibreOffice Base qui vous permet d’élaborer des rapports en proposant des fonctionnalités plus avancées que le générateur de rapports de Base. Cette extension est déjà installée.

Créer un rapport en mode Ébauche

 Dans le volet Base de données, cliquez sur Rapports.

 Dans le volet Tâches, cliquez sur le lien Créer un rapport en mode Ébauche.

 Sélectionnez la table ou la requête qui doit être utilisée pour concevoir le rapport (cf. Sélectionner la source de données).

 Insérez les contrôles nécessaires (cf. titres suivants).

 Enregistrez le rapport en utilisant la commande Fichier - Enregistrer ou l’outil images/i010.PNG. Saisissez le nom du rapport dans la zone Nom de fichier et cliquez sur le bouton Enregistrer

 Fermez, si besoin, la fenêtre du rapport.

Afficher le rapport en mode Conception

Le mode Conception vous permet de modifier la structure d’un rapport

 À partir de la fenêtre de base de données, faites un clic droit sur le nom du rapport à modifier et sélectionnez Éditer.

 La page du rapport est constituée de plusieurs sections :

L’En-tête de page contient les données qui seront imprimées au début de chaque page du rapport.

La section Détail contient les données qui seront imprimées sur chaque enregistrement.

Le Pied de page de page contient les données qui seront imprimées au bas de chaque page du rapport.

LePied de page contient les données qui seront imprimées au bas de la dernière page du rapport.

Chaque type de section est de couleur différente : les sections En-tête de page et Pied de page en orange, les sections En-tête de rapport et Pied de page de rapport en vert, les sections de regroupement en bleu et la section Détail en rose :

images/604RB01N.PNG

Outre la page du rapport, il est possible que la fenêtre Ajouter un champ et le volet des propriétés (situé à droite de la fenêtre) soient affichés.

 Pour masquer ou afficher le volet des propriétés, utilisez la commande Affichage - Propriétés ou l’outil images/i097.PNG ou F4.

 Pour masquer ou afficher la fenêtre...

Sélectionner la source de données

Avant d’insérer les contrôles d’un rapport, vous devez préciser la table ou la requête qui sera utilisée.

 Dans la fenêtre d’ébauche du rapport, sélectionnez le rapport en utilisant la commande Édition - Tout sélectionner - Sélectionner un rapport ou Ctrl R.

 Affichez, si besoin, le volet des propriétés en utilisant la commande Affichage - Propriétés ou l’outil images/i097.PNG ou F4.

 Cliquez sur l’onglet Données et, en fonction du type d’objet à utiliser, sélectionnez Table ou Requête dans la liste Type de contenu.

 Dans la liste Contenu, choisissez le nom de la table ou de la requête concernée. Validez en appuyant sur la touche Entrée.

La sélection du rapport peut se faire via le Navigateur de rapport (Affichage - Navigateur de rapport ou l’outil images/i099.PNG ou F5).

Exécuter/afficher le rapport

Vous pouvez exécuter un rapport à partir de la fenêtre de base de données ou depuis la fenêtre d’Ébauche du rapport.

 Depuis la fenêtre de base de données, cliquez, si besoin, sur le type d’objet Rapports dans le volet Base de données et faites un double clic sur le nom du rapport à exécuter. 

 Depuis la fenêtre d’ébauche du rapport, cliquez sur l’outil Exécuter le rapport images/i100.PNG ou Ctrl E.

Gérer les sections

Toutes les manipulations décrites sont à réaliser dans la fenêtre d’ébauche du rapport (mode Conception).

 Pour modifier la taille d’une section, pointez la ligne de séparation horizontale située entre la section à modifier et la section suivante. Puis, quand le pointeur prend la forme suivante images/i101.png, cliquez et faites glisser vers le haut pour réduire sa taille ou vers le bas pour l’augmenter.

 Pour masquer/afficher le contenu d’une section, cliquez sur le symbole - qui précède son nom. Cliquez sur le symbole + pour l’afficher à nouveau.

Masquer une section n’a aucune incidence sur l’impression de ces éléments. Lorsqu’une section est masquée, le symbole + apparaît à gauche de son nom. Sur cet exemple, seule la section Détail est affichée :

images/604RB03N.PNG

 Pour ajouter un en-tête et un pied de page de rapport, utilisez la commande Édition - Insérer un en-tête/pied de page de rapport.

Les éléments de ces sections s’afficheront sur la première et la dernière page du rapport. 

 Pour supprimer les sections d’En-tête et Pied de page, faites Édition - Supprimer l’en-tête/pied de page de rapport ou Édition - Supprimer l’en-tête/pied de page en fonction...

Sélectionner/supprimer les différents éléments d’un rapport

Les méthodes de sélection des contrôles d’un rapport sont similaires aux méthodes d’un formulaire.

 Pour sélectionner un contrôle, cliquez dessus.

La sélection est matérialisée par des poignées blanches de forme carrée.

 Pour sélectionner plusieurs contrôles, cliquez sur le premier élément à sélectionner, maintenez la touche Shift et cliquez successivement sur les différents éléments à sélectionner. 

 Pour sélectionner toutes les étiquettes de texte (contrôles indépendants), utilisez la commande Édition - Tout sélectionner - Sélectionner toutes les étiquettes ou Ctrl T.

 Pour sélectionner tous les contrôles de champ (contrôles dépendants), utilisez la commande Édition - Tout sélectionner - Sélectionner tous les champs formatés ou Ctrl F.

 Pour sélectionner le rapport, utilisez la commande Édition - Tout sélectionner - Sélectionner un rapport ou Ctrl R.

Vous pouvez également cliquer sur l’intitulé Rapport situé dans la liste du Navigateur de rapport.

 Pour sélectionner une section, désactivez...

Insérer des contrôles dépendants

 Affichez, si besoin, la fenêtre Ajouter un champ en utilisant la commande Affichage - Ajouter un champ ou l’outil images/i098.PNG.

 Pour ajouter un ou plusieurs champs, sélectionnez le ou les champs à ajouter dans la liste en utilisant la touche Shift pour une sélection continue et/ou la touche Ctrl pour une sélection discontinue puis faites glisser la sélection dans la zone de la section Détail

Vous pouvez également faire un double clic sur le nom d’un champ pour l’insérer après avoir activé au préalable la section concernée.

 Pour insérer un contrôle de champ de type Image, cliquez sur l’outil Image images/i102.PNG de la barre d’outils Contrôles de rapport puis tracez le cadre de l’image dans la section voulue.

Dans le volet des propriétés, cliquez sur l’onglet Données et sélectionnez le Champ de données à associer dans la liste correspondante (le champ sélectionné doit impérativement avoir été défini en tant que champ Image dans la table source).

Vous pouvez utiliser les outils images/i103.PNG et images/i104.PNG de la barre d’outils Contrôles de rapport pour insérer une ligne horizontale et une ligne verticale.

Insérer des contrôles indépendants

 Pour insérer un texte indépendant, cliquez sur l’outil Étiquette images/i105.PNG de la barre d’outils Contrôles de rapport puis dessinez le contrôle dans la section souhaitée.

Dans le volet des propriétés, saisissez le texte à afficher dans la zone Etiquette et validez en appuyant sur la touche Entrée.

Utilisez ensuite les outils de la barre d’outils Formatage pour modifier la mise en forme du texte.

 Pour ajouter le numéro de page, utilisez la commande Insertion - Numéros de page.

Choisissez ensuite le format dans la zone Formater puis la Position et l’Alignement du numéro de page en activant l’option correspondante et cliquez sur OK.

 Pour insérer la date et/ou l’heure, activez la section dans laquelle la date et/ou l’heure doit être ajoutée puis utilisez la commande Insertion - Date et heure.

Choisissez ensuite d’afficher la date en activant l’option Inclure la date et/ou l’heure en activant l’option Inclure l’heure. Sélectionnez, si besoin, le Format dans la liste correspondante puis cliquez sur le bouton OK.

Vous pouvez utiliser les outils de la barre d’outils Objets de dessin (Affichage - Barres d’outils) pour dessiner des formes géométriques.

Créer un contrôle calculé

Cette technique permet d’afficher dans un rapport, une valeur calculée à partir d’un ou de plusieurs champs. Lorsqu’un contrôle calculé est placé dans une section de groupe (pour un rapport avec regroupement) ou dans une section d’en-tête ou pied de page, la valeur calculée tiendra compte du regroupement des enregistrements.

 Dans la barre d’outils Contrôles de rapport, cliquez sur l’outil Zone de texte images/i106.PNG et tracez le contrôle dans la section souhaitée.

 Affichez, si besoin, le volet des propriétés et cliquez sur l’onglet Données.

 Dans la liste Type de champ de données, sélectionnez l’option Champ ou formule puis saisissez l’expression du calcul dans la zone Champ de données en veillant à saisir les noms des champs entre crochets.

 Pour utiliser une fonction de calcul, cliquez sur images/i093.PNG, faites un double clic sur le nom de la fonction à utiliser, précisez les différents arguments et cliquez sur le bouton OK.

 Pour afficher un calcul statistique, tracez le cadre du contrôle dans une section de groupe ou une section d’en-tête ou de pied de page. Puis, dans l’onglet Données, sélectionnez l’option Fonction dans la liste Type de champ de données.

L’option Compteur...

Modifier les propriétés d’un contrôle

 Double cliquez sur le contrôle concerné pour afficher le volet des propriétés.

 Réalisez vos modifications en utilisant les propriétés correspondantes sur l’onglet Général et/ou sur l’onglet Données.

 Pour modifier les propriétés de plusieurs contrôles, sélectionnez-les au préalable.

Le volet des propriétés affiche uniquement les propriétés communes aux contrôles sélectionnés.

Modifier la taille d’un contrôle

 Sélectionnez le contrôle et faites glisser les poignées blanches dans le sens voulu.

Des repères horizontaux et verticaux apparaissent. Si le magnétisme de la grille a été activé (Affichage - Grille - Aligner sur la grille), les repères sont attirés sur les lignes de la grille.

 Pour appliquer une même taille à plusieurs contrôles, sélectionnez-les puis utilisez les outils suivants situés dans la barre d’outils Redimensionnement de l’objet :

images/i107.PNG Adapter à la plus petite largeur.
images/i108.PNG Adapter à la plus grande largeur.
images/i109.PNG Adapter à la plus petite hauteur.
images/i110.PNG Adapter à la plus grande hauteur.

 Pour modifier précisément la taille d’un contrôle, sélectionnez-le et affichez, si besoin, le volet des propriétés. Sur l’onglet Général, précisez, en centimètres, la Hauteur et la Largeur du contrôle dans les zones correspondantes.

Déplacer/aligner les contrôles

 Sélectionnez le ou les contrôles à déplacer ou à aligner.

 Pour déplacer la sélection, faites-le glisser sur la page à l’endroit souhaité.

Il n’est pas possible de faire chevaucher des contrôles.

 Pour aligner les contrôles les uns par rapport aux autres, utilisez l’outil souhaité de la barre d’outils Aligner :

images/i111.PNG À gauche

aligne le bord gauche des contrôles au niveau du bord gauche du contrôle situé le plus à gauche.

images/i112.PNG Centré

centre horizontalement les contrôles les uns par rapport aux autres.

images/i113.PNG À droite

aligne le bord droit des contrôles au niveau du bord droit du contrôle situé le plus à droite.

images/i114.PNG En haut

aligne le bord supérieur des contrôles au niveau du bord supérieur du contrôle situé le plus au-dessus des autres.

images/i115.PNG Centre

centre verticalement les contrôles les uns par rapport aux autres.

images/i116.PNG En bas

aligne le bord inférieur des contrôles au niveau du bord inférieur du contrôle situé le plus bas.

 Pour aligner les contrôles par rapport à la section, cliquez sur l’outil correspondant de la barre d’outils Aligner à la section :

images/i117.PNG pour les aligner sur le bord gauche de la section,
images/i118.PNG pour les aligner...

Mettre en page et imprimer un rapport

 Pour modifier la mise en page, utilisez la commande Format - Page.

 Dans l’onglet Page, modifiez, si besoin, le Format, l’Orientation de la page et les Marges. Utilisez l’onglet Arrière-plan si vous souhaitez appliquer une couleur de fond.

 Cliquez sur OK.

 Pour imprimer le rapport, à partir du mode Ébauche, exécutez le rapport en cliquant sur l’outil images/i100.PNG puis utilisez la commande Fichier - Imprimer ou Ctrl P. À partir de la fenêtre de base de données, double cliquez sur le rapport pour l’éditer puis choisissez la commande Fichier - Imprimer.

Lorsque le rapport est en mode Édition, vous pouvez afficher un aperçu avant de l’imprimer en utilisant la commande Fichier - Aperçu.

Modifier l’ordre de tri d’un rapport

Il s’agit de définir le tri des enregistrements lorsque le rapport sera édité.

 Utilisez la commande Affichage - Tri et groupe ou l’outil images/i121.PNG ou Ctrl G.

 Dans la liste Champ/expression, sélectionnez le champ sur lequel le tri doit être réalisé puis, dans le cadre Propriétés, choisissez l’ordre de Tri dans la liste correspondante. Choisissez l’option Non présent dans les listes En-tête de groupe et Pied de page de groupe.

Répétez l’opération pour chaque clé de tri à définir.

Sur cet exemple, les enregistrements du rapport seront classés par ordre alphabétique de la Catégorie puis, pour une même catégorie, par ordre alphabétique d’Auteur :

images/604RB05N.PNG

 Pour supprimer une clé de tri, sélectionnez le nom du champ dans la liste Champ/expression et appuyez sur la touche Suppr ou cliquez sur le bouton images/i124.PNG.

 Pour déplacer un champ, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur les boutons images/i122.PNG ou images/i123.PNG pour le déplacer vers le haut ou vers le bas.

 Fermez la fenêtre Tri et groupe en cliquant sur images/i006.PNG.

 Exécutez le rapport en cliquant sur l’outil images/i100.PNG pour afficher le résultat.

Vous pouvez également créer une requête dans laquelle un tri aura été...

Définir le regroupement des enregistrements

 Utilisez la commande Affichage - Tri et groupe ou l’outil images/i121.PNG ou Ctrl G.

 Dans la liste Champ/expression, sélectionnez le champ sur lequel le regroupement doit être réalisé puis, dans le cadre Propriétés, l’option Présent dans la liste En-tête de groupe ou Pied de page de groupe en fonction de l’emplacement du champ à regrouper. 

Base ajoute automatiquement la section correspondante. Celle-ci est bleue.

 Affichez la liste des champs et faites glisser le champ utilisé pour le regroupement dans la section de l’en-tête ou du pied de page du groupe.

 Définissez, si besoin, les autres niveaux de regroupement en utilisant les mêmes procédures. 

Pour trier et regrouper, vous devez masquer le champ utilisé pour le tri (option Non présent dans la liste En-tête de groupe ou Pied de page de groupe).

Imprimer une partie des enregistrements

Pour imprimer une partie des enregistrements, vous pouvez soit utiliser un filtre soit réaliser une requête permettant la sélection attendue et la définir en tant que source de données du rapport (la requête doit inclure les champs existants dans le rapport).

 Pour filtrer les enregistrements à imprimer, sélectionnez le rapport en utilisant la commande Édition - Tout sélectionner - Sélectionner un rapport ou Ctrl R.

 Affichez, si besoin, le volet des propriétés et cliquez sur l’onglet Données.

 Cliquez sur le bouton images/i093.PNG de la propriété Filtrer.

 Dans la liste Nom de champ, sélectionnez le nom du champ sur lequel vous souhaitez définir le filtre.

 Choisissez ensuite, dans la liste Condition, l’opérateur de comparaison comme = (égal à), <> (différent de), < (inférieur à), <= (inférieur ou égal à), > (supérieur à), >= (supérieur ou égal à), comme, différent de, nulle et non nulle.

 Dans la zone Valeur, saisissez la valeur de comparaison.

 Précisez, ensuite, les options du second critère de filtre dans la deuxième ligne et, dans la première liste Lien, laissez l’opérateur logique ET si vous souhaitez filtrer...

Imprimer chaque groupe sur une page différente

 Veillez à ce qu’aucun contrôle du rapport ne soit sélectionné puis cliquez sur le nom de la section de groupe (section bleue) pour l’activer.

 Affichez, si besoin, le volet des propriétés.

 Choisissez, dans la liste Forcer une nouvelle page, l’option correspondant à l’emplacement du saut de page : Avant la section, Après la section ou Avant & après la section

 Validez en appuyant sur la touche Entrée.

Éviter d’imprimer l’en-tête et/ou le pied de page

 Sélectionnez le rapport en utilisant la commande Édition - Tout sélectionner - Sélectionner un rapport ou Ctrl R.

 Affichez, si besoin, le volet des propriétés et cliquez sur l’onglet Général.

 Définissez sur quelles pages il faut éviter d’imprimer l’en-tête et/ou le pied de page à l’aide des propriétés En-tête de page et Pied de page :

Toutes les pages : l’en-tête et/ou le pied de page seront toujours imprimés.

Sans en-tête de rapport : l’en-tête et/ou le pied de page ne seront pas imprimés lorsque l’en-tête du rapport sera visible.

Sans pied de page de rapport : l’en-tête et/ou le pied de page ne seront pas imprimés lorsque le pied de page du rapport sera visible.

Sans l’en-tête/pied de page de rapport : l’en-tête et/ou le pied de page ne seront pas imprimés sur la première page si celle-ci contient l’en-tête du rapport ni sur la dernière page si celle-ci contient le pied de page du rapport.

 Pour ne pas imprimer les doublons, choisissez l’option Non dans la liste Imprimer les valeurs répétées dans le volet des propriétés.