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Gérez efficacement vos mails Stratégies et bonnes pratiques (2ième édition) - Version en ligne

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Présentation

La messagerie électronique est l'un des outils de communication les plus utilisés au monde tant en entreprise que dans la sphère privée. Chaque jour, des millions d'e-mails sont envoyés à travers Internet et inondent nos boîtes aux lettres électroniques. De plus en plus d'utilisateurs de messagerie se plaignent de difficultés à gérer leur boîte de réception et toute cette masse d'informations qui prend de plus en plus de temps.

Avec ce livre, vous effectuerez dans un premier temps le diagnostic de votre utilisation de la messagerie. Vous en déduirez l'organisation la plus appropriée à votre environnement de travail et apprendrez ensuite à mettre en place les stratégies et les règles de tri automatiques des messages reçus. Vous découvrirez ensuite les fonctionnalités avancées dont l'usage vous permettra de traiter plus rapidement les demandes et les informations.
Au fil des chapitres suivants, vous découvrirez conseils, techniques et astuces pour rendre votre communication plus efficace, personnaliser votre environnement de travail afin de l'adapter au mieux à vos besoins. Enfin, le dernier chapitre vous aidera à réaliser et mettre en place les actions nécessaires pour que votre environnement conserve performance, fiabilité et sécurité.

Les explications sont basées sur le logiciel de messagerie le plus répandu en entreprise : Outlook, dans ses versions 2010 et 2013, mais peuvent être étendues à tout autre logiciel de messagerie.

Table des matières

  • Avant-propos
    • A. L’e-mail : un formidable outil de communication
    • B. Gérer ses e-mails : une difficulté récente
    • C. À propos de cet ouvrage
  • Gérez l'avalanche des mails
    • A. Introduction
      • 1. Qui sont les envahisseurs de votre boîte de réception ?
        • a. Quelques chiffres pour poser le problème
        • b. Origine des e-mails
        • c. Quelqu’un vous écrit
        • d. Le mailing de masse et les messages de service
      • 2. Diagnostic : qui vous écrit ?
        • a. Présentation du diagnostic
        • b. Rechercher tous les messages reçus le mois dernier
        • c. Regrouper les messages par expéditeurs
        • d. Analyser les résultats
      • 3. Objectif de ce chapitre : maîtriser sa boîte de réception
      • 4. Principe de base
    • B. Mise en pratique : trier les e-mails entrants
      • 1. Principe de fonctionnement
      • 2. Organiser ses dossiers
        • a. Présentation
        • b. Créer un dossier sous la racine
        • c. Déplacer un dossier
        • d. Autres actions sur un dossier
        • e. Déplacer des messages
        • f. L’archivage des messages
      • 3. Règles de tri alternatives
      • 4. Classement alternatif
      • 5. Mettre en place un tri automatique
        • a. Paramétrage d’une règle de tri
        • b. Les règles étendues
        • c. Généralisation des règles de tri à tous les messages entrants
    • C. Hiérarchiser et traiter les demandes
      • 1. Mise en œuvre
      • 2. Terminer manuellement le tri de la boîte de réception
        • a. Principe
        • b. Les fonctionnalités qui vous facilitent la vie
      • 3. Gérer les messages à traiter
        • a. Principe
        • b. Les fonctionnalités qui vous facilitent la vie
    • D. Mieux gérer ses e-mails en quelques mots
      • 1. Règles et principes
      • 2. Méthodologie
  • Communiquez mieux par mail
    • A. Introduction
      • 1. Approche écologique des e-mails
        • a. Aperçu de la situation
        • b. Les errements du système
        • c. Un peu d’écologie
      • 2. Diagnostic : quel correspondant êtes-vous ?
        • a. Objectifs
        • b. Recherche des messages envoyés
        • c. Regroupement des messages par destinataires
        • d. Les destinataires en copie
        • e. Les réponses aux messages
        • f. Les messages transférés
        • g. Les messages sans objet
      • 3. Déterminez votre profil
      • 4. Objectif de ce chapitre : mieux communiquer par e-mail
      • 5. Principe de base
    • B. Optimisez votre communication
      • 1. Choisissez vos destinataires
        • a. Déterminez le but de votre message
        • b. Restreignez le nombre de destinataires
        • c. Adaptez-vous au contexte
      • 2. Règles d’adressage
        • a. Le message initial
        • b. Les réponses
      • 3. Choisir le bon média
      • 4. Du bon usage du transfert
      • 5. Attention aux pièces jointes
    • C. Aidez vos correspondants
      • 1. Définir l’objet du message
      • 2. Faire évoluer les objets et scinder les conversations
      • 3. Définir clairement les rôles des destinataires
      • 4. Les accusés de réception
        • a. Accuser réception des demandes
        • b. Demander un accusé de réception
    • D. Quelques astuces et règles d’usage
      • 1. Utilisez les groupes de contacts
      • 2. Évitez les messages longs
      • 3. Un seul thème par message
      • 4. Signez vos messages
        • a. Pourquoi signer ses messages
        • b. Utiliser les signatures automatiques
      • 5. Soignez votre langage, votre orthographe et la grammaire
      • 6. Règles classiques d’usage
      • 7. Conflits, énervements, escalade des messages
      • 8. Attention aux pièges
    • E. Agir au niveau de l’entreprise
  • Optimisez votre environnement de travail
    • A. Introduction
    • B. Adapter son environnement de travail
      • 1. Personnaliser l’affichage d’Outlook
        • a. Thèmes, polices et couleur
        • b. Volet de lecture
        • c. Volet des dossiers
        • d. Barre des tâches
        • e. Volet de personnes
        • f. Modification rapide de l’affichage
      • 2. Personnaliser Outlook en fonction de vos besoins
        • a. Ajouter des favoris
        • b. Distinguer des messages
        • c. Utilisation avancée des règles
        • d. Classer par catégories
        • e. Utiliser la recherche avancée
        • f. Afficher les messages sous forme de conversations
      • 3. Les contacts
        • a. Utilisation du gestionnaire de contacts
        • b. Mise à jour des contacts
        • c. Modifier la carte de visite
      • 4. Modification du ruban
        • a. Présentation
        • b. Créer un onglet et y ajouter un groupe
        • c. Ajouter des commandes
        • d. Déplacer des éléments du ruban
        • e. Supprimer des éléments du ruban
      • 5. Diminuer la fréquence de mise à jour de la boîte de réception
        • a. Ne pas confondre e-mail et messagerie instantanée
        • b. Modification de la fréquence de mise à jour de la messagerie
    • C. Gérer plusieurs boîtes e-mail
      • 1. Ajouter des boîtes e-mail supplémentaires à Outlook
        • a. Aperçu technique
        • b. Ajout d’un compte supplémentaire
      • 2. Un webmail pour centraliser ses boîtes personnelles
        • a. Qu’est-ce qu’un webmail ?
        • b. Centralisez vos messageries sur un webmail
    • D. Les accès multiples
      • 1. Aperçu du problème
      • 2. Piste de solution
  • Maintenance générale et sécurité
    • A. Introduction
      • 1. L’e-mail : une activité sensible
      • 2. Objectif : conserver un bon niveau de performance et de sécurité
    • B. L’épuration et l’archivage des e-mails
      • 1. Critères d’archivage et d’épuration
        • a. Qu’est-ce que l’archivage ?
        • b. Portée de l’archivage
      • 2. Mise en place de l’archivage automatique
        • a. Mise en service de l’archivage automatique
        • b. Adaptation aux dossiers
        • c. Épuration des archives
      • 3. Épurer et archiver manuellement certains messages
        • a. Pourquoi épurer et archiver manuellement
        • b. Rechercher les messages lourds
      • 4. La compression des fichiers de données
        • a. Contrôler la taille nécessaire au stockage des données
        • b. Contrôle de la taille du fichier de données
        • c. Compression du fichier de données
      • 5. Opérations sur les fichiers de données
        • a. Fermeture d’un fichier de données
        • b. Ouverture d’un fichier de données
      • 6. Les recherches dans les archives
        • a. Généralités sur la recherche
        • b. Rechercher dans tous les fichiers de données
    • C. Les exports et les sauvegardes
      • 1. Exporter ses données
      • 2. Protection du fichier export
      • 3. Les sauvegardes
    • D. La sécurité
      • 1. Introduction
        • a. La messagerie et la sécurité
        • b. Usurpation d’identité
        • c. Vol ou fuite de données
        • d. Sabotage
        • e. Chercher un niveau de sécurité correct
      • 2. La confidentialité
        • a. Protéger son identité
        • b. Comment protéger son identité
        • c. Séparer le professionnel du personnel
        • d. Blocage du téléchargement des images dans les e-mails
      • 3. L’interception des e-mails
        • a. Protéger le contenu de ses e-mails
        • b. Qu’est-ce que le cryptage ?
        • c. Cryptage symétrique
        • d. Cryptage asymétrique
      • 4. Le piratage
        • a. Protéger l’accès à ses comptes mail
        • b. Protéger son ordinateur
        • c. Protéger ses fichiers de données
        • d. Le stockage des pièces jointes
      • 5. Le phishing
        • a. Qu’est-ce que le phishing ?
        • b. Comment s’en prémunir ?
      • 6. Les virus
        • a. Qu’est-ce qu’un virus ?
        • b. Comment s’en protéger ?
        • Index

Auteur

Luc DÉMARETEn savoir plus

Architecte technique pendant de nombreuses années, Luc Démaret est aujourd'hui Consultant et Formateur. Ses nombreuses missions de conseil et d'accompagnement technique auprès d'entreprises de tailles diverses lui apportent une expérience variée qui s'allie à ses compétences pédagogiques pour fournir au lecteur un livre réellement opérationnel sur l'administration d'un système Linux.

Revue de presse

Activ'Assistante22/09/2015

La deuxième édition de ce livre vous propose d'effectuer un diagnostic de vos habitudes et d'en déduire une organisation appropriée à votre environnement. Au fil des chapitres suivants : conseils, astuces, techniques vous aideront à personnaliser votre environnement et à l'adapter à vos besoins.

Caractéristiques

  • Niveau Débutant à Initié
  • Parution novembre 2013
    • HTML
    • ISBN : 978-2-7460-0856-5
    • EAN : 9782746085695
    • Ref. ENI : LNOB13MAI