Démarrer le projet

Qu’est-ce qu’un Business Case ?

Un Business Case est avant tout un outil d’aide à la décision. Sa vocation est de permettre à la personne ou à l’entité décisionnaire d’avoir tous les éléments utiles pour décider du lancement ou non du projet.

Un Business Case doit donc contenir des informations relatives au projet envisagé ainsi que des analyses de l’impact de ce projet en termes notamment de coûts, de bénéfices attendus et de risques potentiels.

D’une manière générale, un Business Case est structuré autour de trois grandes parties :

Nous allons détailler chacune de ces parties dans les paragraphes suivants.

Intentions du projet

Introduction

Il s’agit ici, après avoir identifié l’ensemble des parties prenantes du projet dans le cadre de la formalisation du Business Case, de recueillir le maximum d’informations pertinentes quant à leurs attentes de manière à faciliter le déroulement du projet en gérant au mieux les enjeux de chaque acteur impliqué.

De manière concrète, il s’agit de formaliser dans un livrable, parfois nommé registre des parties prenantes, les informations suivantes :

C’est ce dernier point que nous allons étudier plus en détail dans les paragraphes suivants.

Principes

La cause de nombreux problèmes et dysfonctionnements dans le cadre des projets réside dans les non-dits ou les malentendus entre les différents acteurs. Pour pallier ces problèmes, il est nécessaire de prendre le temps avec les différentes parties prenantes du projet de clarifier les rôles de chacun et les attendus des uns envers les autres.

Autrement dit, il s’agit de demander à chaque partie prenante de s’exprimer sur ce qu’elle attend de chacun des autres acteurs impliqués dans le projet. Et cette opération concerne également l’équipe projet !

En pratique

Pour recueillir les attentes des parties prenantes et clarifier le rôle des uns et des autres dans le cadre du projet, la technique la plus simple et la plus efficace est sans doute la matrice des attendus (Source...

Vue d’ensemble

Une fois la décision prise de lancer le projet, il s’agit maintenant de rassembler les professionnels qui vont permettre de constituer l’équipe nécessaire à l’exécution du projet.

La capacité à recruter les bons profils pour le projet est essentielle à sa réussite. En effet, ne pas disposer des bonnes compétences ou bien d’un nombre insuffisant d’équipiers projet peut avoir un impact direct sur les délais, les risques, les résultats attendus, etc.

Dans une approche classique de gestion de projet, la constitution de l’équipe se fait généralement au moment de la planification. En effet, dans cette approche, c’est le chef de projet qui identifie, sur la base d’un recueil des besoins et des exigences, l’ensemble des tâches à réaliser et ensuite évalue les besoins en termes de compétences et d’équipiers projet. Dans une approche de gestion collaborative de projet, la philosophie est différente. En effet, elle met la collaboration au cœur même des activités de management et donc de planification. De ce fait, la constitution en amont de l’équipe projet est un aspect important dans la mesure où elle va permettre de faire participer et coopérer les équipiers projet aux différentes activités de management qui vont conditionner en grande partie la manière dont le projet va se dérouler.

L’identification des principaux profils indispensables à l’exécution du projet peut se faire sur la base des éléments du Business Case. Par contre, il pourra être nécessaire, une fois la planification réalisée, de renforcer l’équipe projet avec de nouveaux membres.

De manière concrète, la constitution...

Introduction

Les méthodes de gestion de projet étant déterminées et partagées, reste maintenant à concevoir un espace de travail collaboratif adapté et choisir les outils qui vont permettre sa mise en œuvre et son utilisation au quotidien.

Nous allons donc, dans un premier temps, évoquer comment choisir entre les deux possibilités offertes par Office 365 pour supporter une véritable gestion collaborative de projet.

Puis nous verrons comment concevoir et paramétrer un espace de travail collaboratif avec les deux combinaisons d’outils.

Choisir une combinaison d’outils Office 365

Nous avons vu dans le chapitre précédent qu’Office 365 offrait la possibilité de choisir entre deux combinaisons possibles d’outils pour gérer de manière collaborative un projet :

Disons-le clairement, fonctionnellement la combinaison Teams et Planner est la plus complète et c’est elle qui est recommandée.

Cependant, ce n’est pas pour autant qu’il faille directement choisir ces deux outils. En effet, un critère important concerne l’adoption des outils par les membres de l’équipe. Dit autrement, si Teams ne plaît pas aux équipiers projet, il faut envisager de privilégier Groupes. Ce dernier sera préconisé dans le cadre d’équipe projet dans laquelle les membres ont l’habitude de travailler avec Outlook et d’échanger via des e-mails. Le fait d’utiliser Groupes pour la gestion collaborative de projet ne perturbera pas leurs modes de travail habituel.

Pour résumer :

Mettre en place un espace de travail collaboratif avec Groupes