Exécuter

Introduction

La gestion de l’équipe projet consiste à améliorer l’interaction entre les membres de l’équipe ainsi que l’environnement global de l’équipe dans le but d’une plus grande efficacité et une performance globale. Ces actions sont d’autant plus importantes que l’équipe projet est composée de membres répartis géographiquement et travaillant ensemble à distance et formant ainsi une équipe virtuelle.

D’une manière générale, gérer une équipe projet c’est se focaliser sur deux grands types d’activité, d’une part le management d’équipe et d’autre part l’animation d’équipe.

Le management d’équipe a pour vocation de réaliser un suivi de la performance de l’équipe projet et de gérer les éventuels conflits. Étant donné que le suivi de la performance de l’équipe est lié aux activités de surveillance et de maîtrise et qu’il sera donc abordé dans le chapitre Surveiller et maîtriser, nous ne nous intéresserons ici qu’à la gestion des conflits.

Pour l’animation d’équipe, il s’agit de faciliter les échanges et le partage d’information entre les équipiers. Cela concerne tant les échanges formels qu’informels. Et comme ces échanges revêtent un caractère important dans le cadre d’une équipe avec des membres à distance, nous allons plus particulièrement nous intéresser dans le cadre de ce chapitre à la réalisation de réunions à distance ainsi qu’au développement de la communication transversale grâce aux conversations.

Gérer les conflits

Introduction

L’exécution du plan projet engendre la production d’un grand nombre de documents, qu’il s’agisse de documents de travail ou bien de livrables. Par ailleurs pour le bon déroulement des travaux, il est indispensable que les membres de l’équipe projet puissent avoir accès aux documents de références formalisés lors du démarrage et de la planification : Business Case, registre des parties prenantes, plan projet, etc.

Ceci passe par deux aspects importants :

Gérer le cycle de vie des documents projets

Qu’est-ce que le cycle de vie des contenus ?

Tout au long de leur existence, les documents ne cessent d’évoluer, depuis leur création jusqu’à leur destruction.

Par exemple, certains documents, avant leur mise à disposition auprès d’un large public, passent par diverses étapes de modification, d’enrichissement, mais aussi et surtout de validation et approbation. C’est le cas de livrables importants comme, par exemple, un Business Case ou un cahier des charges.

Par ailleurs, certains documents sont archivés après de nombreuses années d’utilisation alors que d’autres ont une durée de vie très limitée dans le temps du fait de leur obsolescence rapide.

Enfin, certains autres documents connaîtront une nouvelle vie après avoir subi une reconfiguration des éléments les composant.

Ces évolutions dans le temps et dans les usages des documents doivent être prises en compte pour en faciliter l’utilisation au quotidien et notamment dans le cadre d’un projet. C’est l’objet de la gestion du cycle de vie des documents.

Par définition, le cycle de vie des documents se définit comme étant le processus que chaque document suit, depuis sa création jusqu’à sa destruction, en passant par son enrichissement, son approbation, sa publication et son archivage.

Exemple simplifié du cycle de vie des documents

Au cours de ce processus, le document passe par différents états : en cours d’élaboration, publié, archivé, etc. Ces états, que nous nommerons dans la suite...

Introduction

La gestion des parties prenantes a pour vocation de faciliter le déroulement du projet en gérant au mieux les attentes et les intérêts de l’ensemble des acteurs impliqués dans le projet.

Au début du projet, lors du démarrage, un travail d’identification des parties prenantes et de prise en compte de leurs attentes a été réalisé. Ces éléments constituent une base d’information importante sur laquelle il est possible d’initier un plan de gestion des parties prenantes. Cependant ces premières informations ne sont pas suffisantes pour construire un plan d’action réellement efficace pour gérer les parties prenantes tout au long du projet. En effet, si leurs attentes sont connues, il n’en est rien de leur compréhension du projet, de leur positionnement par rapport à lui ou bien de leur niveau d’adhésion. Or ces informations sont cruciales pour définir des actions adaptées visant à les impliquer dans le projet. Il est évident que l’on ne pourra pas gérer des parties prenantes qui sont en opposition avec le projet de la même manière que d’autres parties prenantes qui sont plutôt motrices !

Il va donc falloir procéder à différentes activités afin de pouvoir définir un plan de gestion des parties prenantes adapté à la réalité du terrain :

Cartographier les parties prenantes

Faire un état des lieux des principales parties prenantes et de leurs positions respectives est un travail très important pour définir une stratégie ainsi que des actions à mener de manière à maximiser les chances de succès du projet.

Il existe de nombreuses façons de modéliser et cartographier les parties prenantes et leur positionnement par rapport à un projet. Généralement ces cartographies ont pour vocation de mettre en avant l’implication et les comportements des acteurs en fonction de leur importance vis-à-vis du déroulement du projet.

L’identification des comportements...