Introduction

À la lecture du chapitre précédent, il semble que les outils proposés dans le cadre d’Office 365 et pouvant répondre aux besoins décrits dans le chapitre La gestion collaborative de projet soient nombreux. Dans les faits, seul un petit nombre est réellement adapté aux exigences de la gestion collaborative de projet.

Pour y voir plus clair, nous allons dans un premier temps nous focaliser sur les principaux outils Office 365 susceptibles d’être utilisés pour gérer collaborativement des projets afin de mieux comprendre leur positionnement.

Ainsi, en première approche il est possible d’identifier deux grandes catégories d’outils :

Les outils de collaboration centrés sur la communication et la coopération.
Les outils de planification et de gestion des tâches qui sont donc centrés sur la coordination.

Dans la première catégorie se trouvent les 4 outils piliers de la collaboration au sein d’Office 365 :

SharePoint
Yammer
Groupes
Teams

Dans la seconde, on retrouve :

Project Online
SharePoint
Planner

Nous allons présenter pour ces deux catégories chacun de ces outils, en nous focalisant sur leurs principes de fonctionnement afin de les positionner les uns par rapport aux autres.

Puis, dans un second temps, nous sélectionnerons parmi ces outils, ceux qui sont réellement...

Outils de collaboration

La collaboration en self-service

La collaboration est au cœur d’Office 365. Tous les outils disponibles offrent des fonctionnalités collaboratives comme, par exemple, le partage ou la coédition avec la suite Office qui est intégrée à OneDrive et de nombreux autres outils Office 365. Ceci étant, plusieurs outils sont plus spécifiquement dédiés à la collaboration. Il s’agit de :

SharePoint
Yammer
Groupes
Teams

Bien que distincts et destinés à répondre à des besoins différents, ces quatre outils sont fonctionnellement proches et il peut être difficile pour un utilisateur de choisir entre l’un ou l’autre.

D’ailleurs, la philosophie et le positionnement de Microsoft sur le sujet sont simples : Office 365 propose les outils de collaboration en self-service. Suivant cette approche, c’est à l’utilisateur de choisir l’outil qui lui semble le plus adapté parmi un catalogue de logiciels. Il n’y a ni préconisations ni conseils particuliers pour les guider dans leurs choix.

Disons-le clairement, cette approche de collaboration en self-service peut être vraiment déroutante et c’est d’ailleurs un retour fréquent que font les utilisateurs par rapport à leur usage d’Office 365. C’est pour cette raison que nous allons maintenant présenter et positionner ces quatre outils de travail collaboratif les uns par rapport aux autres.

SharePoint

Principes de fonctionnement

Au sein des logiciels et applications disponibles dans Office 365, SharePoint est historiquement le premier outil de travail collaboratif à avoir été développé par Microsoft en 2001.

SharePoint est organisé autour de la notion de sites qui sont des espaces de travail collaboratif où les groupes d’individus et les équipes projet peuvent communiquer, coopérer autour de documents notamment et se coordonner.

Un site est composé de pages et éventuellement d’autres sites, le tout organisé de manière hiérarchique comme l’illustre la figure suivante.

Organisation des sites dans SharePoint Online

Les contenus créés et partagés dans les sites sont gérés au sein de conteneurs qui peuvent être...

Outils de planification et de gestion de tâches

Deux approches différentes de la gestion de projet

En matière de gestion de projet, Microsoft propose deux approches très différentes dans Office 365 au travers de deux catégories d’outils.

Il y a tout d’abord les outils de planification classiques, orientés « diagramme de GANTT », où il s’agit avant tout de gérer des tâches, des ressources et des dépendances. Dans le cadre d’Office 365, ces outils sont :

Project Online
SharePoint et sa WebPart de gestion de tâches

Bien que Microsoft Project Online ne soit pas à proprement parler un outil fourni dans le cadre d’Office 365, il est parfaitement intégré avec le service cloud de Microsoft et notamment SharePoint.

L’autre catégorie approche la gestion de projet au travers du prisme de la représentation visuelle du flux de travail issu de la méthodologie Kanban qui a été présentée dans le chapitre La gestion collaborative de projet. L’outil proposé par Microsoft dans cette catégorie est Planner qui fait partie intégrante de l’offre Office 365.

Afin de mieux comprendre ce que ces trois outils peuvent offrir comme services aux équipes projet, nous allons présenter chacun d’entre eux dans les paragraphes suivants.

Project Online

De Project à Project Online

Project est le logiciel historique de Microsoft de gestion de projet, mais aussi de portefeuilles de projets. Il est disponible en deux grandes versions :

Solutions locales avec Project Standard, Project Professionnel et Project Server.
Solutions cloud avec Project Online et ses trois plans : essentials, professionnel et premium.

Dans le cadre de cet ouvrage, nous nous intéresserons uniquement aux solutions cloud proposées au travers de Project Online qui sont les seules à pouvoir s’intégrer à la plateforme Office 365.

Cependant, seuls les plans Project Online Professionnel et Project Online Premium permettent une véritable planification grâce à des fonctionnalités de gestion avancées des tâches comme l’illustre le tableau suivant.

Ce sont ces deux derniers plans sur lesquels notre attention se focalisera dans le cadre de cet ouvrage.

	PROJETC ONLINE ESSENTIALS...

Quel(s) outil(s) Office 365 pour gérer collaborativement un projet ?

À la lumière de la présentation des différents outils Office 365 pour la collaboration et la planification et la gestion des tâches, il apparaît clairement que seules deux combinaisons d’outils peuvent vraiment répondre aux besoins et exigences de la gestion collaborative de projet telle que nous l’avons définie dans le chapitre La gestion collaborative de projet :

Teams et Planner
Groupes, Planner et Skype Entreprise.

C’est donc avec ces outils que nous allons illustrer l’utilisation de la méthodologie de gestion collaborative de projet dans les prochains chapitres.