Fonctionnement VERSION:Fonctionnement

Si vous souhaitez activer le suivi des versions, SharePoint 2019 vous propose deux options possibles, selon que vous voulez intégrer ou non la notion de version secondaire.

Il est important de comprendre avant de sélectionner l’une ou l’autre des options l’impact qu’aura ce choix sur les utilisateurs finaux. Ce qu’il faut retenir c’est que les utilisateurs finaux voient la dernière version principale d’un élément, d’un document ou d’une page.

À partir de là, les versions secondaires vont être utilisées par les contributeurs/approbateurs et administrateurs pour mettre au point les différents contenus avant qu’ils ne soient approuvés et publiés (et passent ainsi en version principale supérieure). C’est uniquement à ce moment qu’ils deviendront accessibles à tous.

À noter que la publication peut déclencher un workflow d’approbation.

Concomitamment à l’indication de savoir si une version doit être créée à chaque modification d’un fichier du composant, il est important de se poser la question de l’éventuelle rétention des versions précédentes. En effet, même si des améliorations techniques récentes optimisent les consommations en espace de stockage, la rétention de dizaines de versions mineures pour chacune des dizaines de versions majeures...

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