La nomenclature des documents

Aussi bien pour une entreprise, quelle que soit sa taille, que pour un particulier, utiliser une convention de nommage permet de structurer et homogénéiser l’organisation de ses fichiers, de ses documents électroniques.

La méthode proposée ici est volontairement simplifiée pour permettre une prise en main rapide, et une utilisation immédiate.

L’utilisation d’une convention de nommage permet également de retrouver rapidement, par des mots clés simples, des documents égarés dans des archives ou au fin fond d’une arborescence de fichiers.

1. Types de documents

Vous pouvez ainsi représenter par une ou plusieurs lettres dans le nom du fichier le type de document sur lequel vous travaillez :

  • P : représente les procédures.

  • F : représente les formulaires.

  • O : représente les modes opératoires.

  • PPT : représente les présentations.

  • CR : représente les comptes rendus.

  • etc.

Mais vous pouvez aussi ajouter une codification pour un projet, un client :

  • LXC : client LX Conseil

  • ENI : client ENI

  • PRA : projet de plan de reprise d’activité

  • ANT : projet de déploiement antivirus

2. La gestion des versions

Intégrer le numéro de version du document dans le nom du fichier va permettre, si vous travaillez à plusieurs sur un document, de faire des allers et retours et de pouvoir amender les documents sans crainte de perte d’information par écrasement...

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