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Choisissez les bons destinataires

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Nous avons vu dans l’exemple développé précédemment que l’habitude consistant à mettre systématiquement en copie toutes les personnes potentiellement concernées produit un surnombre considérable de messages qui n’apportent pas clairement de valeur ajoutée et pollue de manière certaine un grand nombre de boîtes e-mail.

Pour conserver le maximum d’efficacité à vos messages, il vous faut choisir les destinataires avec le plus de pertinence possible et soigner votre image de correspondant de qualité : vos e-mails sont réputés clairs, efficaces, précis et utiles.

Pour cela, nous vous proposons la démarche suivante.

Déterminez le but de votre message

La première question à vous poser est celle du but de votre message. Vous ne choisirez pas les destinataires d’un message d’information comme ceux d’un message pour action :

  • Votre message est destiné à partager de l’information et ne contient aucune demande ou des demandes s’appliquant à chacune des personnes destinatrices. Par exemple, vous informez vos collègues que la réunion trimestrielle du service se tiendra dans la salle 12 le 3 du mois prochain. Vous pouvez ajouter à cette information une demande de réponse de chacun sur sa disponibilité ce jour-là.

  • Votre message est destiné à ...