Instrumenter le patrimoine documentaire

Foisonnement, hétérogénéité, redondance, incomplétude… caractérisent l’état du patrimoine documentaire de bien des DSI, mais également, à un autre niveau, l’état des outils utilisés pour structurer ce patrimoine. Dans le cas de la Société d’assurance santé, nous trouvons la cohabitation de trois CMDB (gestion des configurations) différentes, quatre outils de gestion de tickets, type ITSM (gestion des services), deux bases de connaissances dont une adossée à un Wiki, quatre outils d’inventaire.

Tous ces outils progicialisés (autres que bureautiques) sont la propriété de prestataires qui ont la mission, d’une part, d’en faire des outils partagés avec la DSI et, d’autre part, de faire vivre des revues documentaires périodiques ou des revues de transférabilité censées garantir à la SAS la pleine propriété de ses données. Dans la pratique, nos nombreuses expériences convergent vers les mêmes constats : d’un côté, les collaborateurs de la DSI, pour plein de raisons (pas formés, pas le temps, pas important, manque de confiance dans les données…) se désintéressent des outils portés par les prestataires, de l’autre, les prestataires « s’approprient » ces outils sans aucunement se préoccuper ...