Instrumenter le patrimoine documentaire
Foisonnement, hétérogénéité,
redondance, incomplétude… caractérisent l’état
du patrimoine documentaire de bien des DSI, mais également, à un autre
niveau, l’état des outils utilisés pour
structurer ce patrimoine. Dans le cas de la Société d’assurance
santé, nous trouvons la cohabitation de trois CMDB (gestion
des configurations) différentes, quatre outils de gestion
de tickets, type ITSM (gestion des services), deux bases
de connaissances dont une adossée à un Wiki, quatre
outils d’inventaire.
Tous ces outils progicialisés (autres
que bureautiques) sont la propriété de prestataires
qui ont la mission, d’une part, d’en faire des
outils partagés avec la DSI et, d’autre part,
de faire vivre des revues documentaires périodiques ou des
revues de transférabilité censées garantir à la
SAS la pleine propriété de ses données.
Dans la pratique, nos nombreuses expériences convergent
vers les mêmes constats : d’un côté,
les collaborateurs de la DSI, pour plein de raisons (pas formés,
pas le temps, pas important, manque de confiance dans les données…)
se désintéressent des outils portés par
les prestataires, de l’autre, les prestataires « s’approprient » ces
outils sans aucunement se préoccuper ...