La gestion du partage et de la sauvegarde des documents

Une bonne communication entre les différentes parties d’un projet passe également par la possibilité de partager et diffuser facilement les documents du projet.

La façon la plus commune et usuelle de partager des documents est très probablement l’envoi via la messagerie électronique.

Cette habitude de travail a l’avantage de convenir à tout le monde. Effectivement nous avons tous, aujourd’hui, une, voire plusieurs boîtes aux lettres électroniques. Malgré ses avantages de rapidité et d’intégration à tous les équipements (ordinateurs, tablettes, téléphones, webmail, etc.), ce système présente beaucoup de faiblesses car non adapté à l’envoi de fichiers volumineux.

La messagerie électronique a été initialement développée pour l’échange de textes, de messages non multimédias, c’est-à-dire sans photo, tableau, etc., et non de documents riches. D’ailleurs vous n’envoyez que très peu de vidéos par e-mail, vous utilisez naturellement des services de partage de vidéos en ligne comme Dailymotion, Vimeo ou YouTube.

Même si les messageries électroniques actuelles sont de plus en plus performantes, elles ne permettent toujours pas de travailler et d’échanger efficacement sur des documents de travail.

Prenons l’exemple d’un compte...

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