Stocker et partager les documents

La vocation de l’organisation des documents est de faciliter l’accès des utilisateurs aux informations utiles. Il s’agit donc de mettre en œuvre divers mécanismes leur permettant de trouver facilement les documents pertinents, c’est-à-dire les documents dont ils ont besoin pour réaliser leurs tâches.

Classiquement, ces mécanismes sont au nombre de trois :

  • faciliter l’accès aux documents ;

  • gérer les noms des documents ;

  • gérer les versions des documents.

Organiser les documents

La vocation de l’organisation des documents est de faciliter leur accès. En pratique cela passe par deux types d’activité :

  • classer les documents ;

  • mettre en avant les documents importants.

Classer les documents GESTION DES DOCUMENTS:Nommage GESTION DES DOCUMENTS:Classement

Grands principes

Quel que soit l’outil dans lequel sont stockés vos documents, ces derniers peuvent être classés dans des dossiers et sous-dossiers, formant ainsi un plan de classement.

Ainsi, l’élaboration d’un plan de classement efficace est primordiale pour faciliter l’accès aux documents, notamment lorsque ces derniers sont nombreux et peuvent couvrir différents sujets.

De plus, la mise au point d’un plan de classement peut répondre à d’autres besoins que le simple accès aux documents. C’est par exemple le cas lorsque les utilisateurs n’utilisent...

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