Préparer la réunion Réunion:préparer

Au même titre que la réussite d’un match sportif passe par la préparation physique et l’entraînement, la réussite d’une réunion est le fruit d’un travail de préparation sérieux et organisé.

1. Préparation matérielle

Même si cela semble une évidence, il est toujours utile de le rappeler : il faut vérifier que la salle de réunion est réservée, qu’elle dispose du matériel adéquat et que celui-ci est en état de marche.

S’il faut illustrer un propos au paperboard, il est préférable d’avoir du papier en quantité suffisante et des marqueurs en état de marche. S’il faut projeter des informations sur un écran, il faut vérifier que le rétroprojecteur est compatible avec l’ordinateur sur lequel est stockée la présentation.

Prévoir des feuilles et des crayons n’est pas non plus superflu. Si un des membres de la réunion manque d’organisation, cela lui évitera de courir partout pour y remédier.

2. Préparation des intervenants

Assurons-nous que les intervenants qui doivent exposer des solutions se sont préparés efficacement. S’ils n’ont que dix minutes et prévoient de présenter un PowerPoint de trente pages, il y a un problème. S’ils ne se sentent pas à l’aise...

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