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Rédigez des mails exploitables

Approche écologique des e-mails

Aperçu de la situation

Si vous avez déjà mis en pratique les conseils prodigués dans le premier chapitre, vous avez pu vous rendre compte que déterminer des critères fiables et efficaces pour le tri des messages entrants pouvait être une tâche ardue, et qu’une fois les règles automatiques appliquées, un certain nombre de messages restent à classer manuellement. Ces difficultés peuvent avoir des origines diverses :

  • La multiplicité des expéditeurs ; si vous travaillez par exemple pour de gros projets d’entreprise impliquant plusieurs équipes d’interlocuteurs, chaque message est souvent mis en copie d’équipes entières dont potentiellement chaque membre peut répondre, rendant le tri par expéditeur délicat.

  • Les sujets de messages vides ou non discriminants qui passent au travers du tri ou provoquent des erreurs d’aiguillage.

  • Les conversations dont le sujet dérive : l’objet du message n’a plus rien à voir avec le contenu des derniers messages échangés.

  • L’utilisation tous azimuts de la messagerie électronique.

Comme il n’existe aucune contrainte ou règle stricte de rédaction ou d’adressage des messages, chaque expéditeur fait ce qu’il peut et ce qu’il veut et c’est au destinataire de batailler avec le flux ...