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Organiser les documents FICHIER:Organiser

Introduction

La vocation de l’organisation des documents est de faciliter l’accès des utilisateurs aux informations utiles. Il s’agit donc de mettre en œuvre divers mécanismes leur permettant de trouver facilement les documents pertinents, c’est-à-dire les documents dont ils ont besoin pour réaliser leurs tâches.

Classiquement, ces mécanismes sont au nombre de trois :

  • nommer les documents de manière homogène ;

  • classer les documents suivant une structure claire, précise et logique ;

  • mettre en valeur les documents importants.

Nommer FICHIER:Nommer

Dans Teams, le nom d’un document revêt une importance capitale dans la mesure où c’est le principal élément qui permet de l’identifier. Il est donc fortement conseillé d’adopter des règles de nommage afin de faciliter le repérage, l’identification et la recherche de documents. Et ce conseil vaut même si un plan de classement précis et efficace a été mis en place.

En effet, dans un même dossier dédié à un sujet précis, il peut y avoir des documents similaires, sans noms explicites, nécessitant de les ouvrir un à un pour savoir ce qu’ils contiennent.

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Exemple de noms de fichiers non explicites

Dans l’exemple ci-dessus difficile de savoir de quels types de notes il s’agit et surtout de savoir quelles sont ...