L’art de la synthèse, écrite ou orale
1. À quoi sert une synthèse ? Réunion:synthèse Synthèse:utilité Synthèse:utilité
Quand vous souhaitez aller voir un film, au lieu d’entrer au hasard dans une salle obscure, vous lisez un synopsis pour faire votre choix. Quand vous envisagez d’acheter une nouvelle voiture, vous ne lisez pas l’intégralité du manuel technique de chacune d’entre elles : vous consultez des comparatifs qui vous informent de leur motorisation, tenue de route ou consommation.
Comme vous le voyez, l’art de la synthèse est partout ! Elle sert à connaître les grandes lignes d’une situation pour une personne qui ne connaît pas tous ses tenants et aboutissants.
Dans un projet, la synthèse sert tout le temps :
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pour informer le sponsor du statut du projet,
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pour donner les contraintes d’un lot de travail à un fournisseur,
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pour expliquer à un responsable métier pourquoi l’une de ses demandes n’est pas réalisable.
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etc.
Dans tous ces cas de figure, une énumération exhaustive de toutes les actions entreprises sur le projet depuis la première seconde est inutile et inefficace. Tout ce dont vous avez besoin, ce sont des éléments essentiels à la bonne compréhension d’une situation donnée : c’est l’art de la synthèse.
À quoi distingue-t-on une bonne synthèse ? Elle récapitule les informations sur un sujet donné d’une façon :
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objective : pas de jugements personnels,
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cohérente : pas de pêle-mêle de sujets hétéroclites,
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ordonnée : suivant un plan logique.
La synthèse peut être orale (briefing avant une prise de parole, par exemple) ou écrite (compte-rendu de réunion).
Pour l’instant, l’activité n’est peut-être pas très séduisante. Songez pourtant qu’apprendre à faire une synthèse vous permettra :
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de présenter une situation claire à un interlocuteur extérieur au projet, comme on l’a vu,
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d’unifier la compréhension du projet auprès de tous les interlocuteurs : récapituler permet de clarifier les positions de chacun et de faire ressortir les contradictions, les incompréhensions, les lacunes...,
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d’historiser les décisions prises à un point donné dans la vie du projet, telles que des choix d’architecture, des précisions sur les règles métier, des validations...
Le problème, c’est qu’une synthèse est comme une assurance : tant qu’on n’en a pas besoin, personne n’a jamais envie d’y souscrire. Et une fois qu’on en a besoin, il est trop tard pour en demander une... La tentation est donc grande soit de ne pas en faire, soit de laisser un volontaire, tel qu’un fournisseur, la faire à sa place. Ce serait une profonde erreur ! Celui qui réalise la synthèse écrit l’histoire du projet. S’il souhaite oublier des points ou en rendre compte d’une façon ambiguë, il aura toute latitude pour le faire, et votre relecture minutieuse ne suffira pas à corriger tous les défauts d’un compte-rendu erroné.
2. Comment faire une synthèse ? Synthèse:méthode Synthèse:créer un flux
Quelle méthodologie suivre pour être certain de bien rendre compte d’un sujet ?
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1. |
Définissez la problématique précise de votre synthèse. |
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2. |
Prenez des notes sur l’objet de la synthèse, que ce soit une réunion ou un corpus de documents. |
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3. |
Listez toutes les idées qui vous viennent à l’esprit, sans les rédiger. |
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4. |
Écartez les sujets accessoires grâce au principe de Pareto. |
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5. |
Rassemblez les idées similaires. |
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6. |
Identifiez leur thème commun. |
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7. |
Ordonnez les thèmes par ordre logique. |
Vous obtenez alors le plan de votre synthèse.
Pour relier les éléments de votre démonstration, à l’écrit comme à l’oral, pensez aux connecteurs logiques :
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Utilisez des termes qui créent un flux des causes vers les conséquences : d’abord, en effet, car, donc... si vous n’avez pas l’habitude d’utiliser des connecteurs logiques, n’hésitez pas à chercher sur Internet pour en trouver beaucoup d’autres.
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Évitez les termes qui ne créent pas de flux, tels que et, de plus, etc. : ces mots apposent simplement des phrases les unes à côté des autres et ne créent pas d’écoulement logique.
Enfin, n’oubliez pas de rester mesuré dans vos propos. Même s’il peut paraître satisfaisant sur le moment d’insérer un commentaire acerbe si vous êtes en désaccord sur un point, une telle prise de position dévaloriserait votre synthèse ...
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