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Gérer ses e-mails : une difficulté récente

Les indéniables avantages de l’e-mail sont malheureusement à l’origine des difficultés que nous pouvons rencontrer avec son utilisation au quotidien. Utilisé pour communiquer, promouvoir, questionner, informer, organiser, gérer ou distraire, il est courant de devoir jongler entre plusieurs adresses sur lesquelles arrivent parfois des dizaines d’e-mails par jour, plus ou moins intéressants, importants ou urgents, et ne nécessitant pas le même traitement. Certains demandent une lecture attentive, d’autres peuvent être survolés pour être ensuite archivés ou détruits. Certains appellent une réponse, d’autres une action. Beaucoup enfin ne sont que des supports de publicité, sollicitée ou non.

Ce flux a pour conséquence principale de noyer l’information importante dans la masse sans possibilité de la distinguer, de l’extraire et de la traiter de façon simple. Ajoutons à cela quelques mauvaises habitudes dans la rédaction (messages trop longs, questions mal formulées, informations mal hiérarchisées, objectifs multiples) ou l’adressage des e-mails (destinataires multiples, mises en copie multiples, demandes non explicites) et nous obtenons des incompréhensions, des pertes d’information, des demandes vaines ou des messages sans réponse.

D’autre part, pour rester un outil efficace ...