Animer la réunion Réunion:animer
Par essence, une réunion regroupe plusieurs personnes ayant potentiellement d’autres occupations, un emploi du temps, des engagements à respecter et surtout des points de vue, voire des visions différentes d’une même réalité. Le respect de quelques règles de bases permet d’atteindre une meilleure efficacité.
1. Respecter l’ordre du jour
Même si cela semble couler de source, si l’on adresse aux participants un ordre du jour, c’est que l’on a besoin d’aborder avec eux les points évoqués. Sinon, c’est une discussion informelle, une conversation.
Pour être sûr de respecter l’ordre du jour, l’idéal est d’essayer de s’en tenir à la préparation chronologique qui a été effectuée au préalable. S’il est établi qu’une demi-heure serait consacrée au premier sujet, répartie en 10 minutes de présentation, 15 minutes de débat et 5 minutes de vote, il faut intervenir dès que le débat s’enlise pour rappeler l’ordre du jour. Certains logiciels de présentation comportent des dispositifs de gestion du temps, mais dans le cas contraire, un simple minuteur suffit à gérer les dérives.
2. Gérer chaque sujet
Avant d’aborder un sujet, présentez le responsable et indiquez le délai accordé. Si besoin, précisez...
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