La note de frais vue du côté comptabilité
Chaque dépense effectuée
pour le compte de l’entreprise lors des déplacements professionnels
doit toujours être accompagnée d’une pièce
justificative (factures, tickets, notes…) et de certaines informations complémentaires.
Ainsi, si un collaborateur invite un client au restaurant, il doit
préciser le nom du client et la raison de l’invitation. Pour
tout déplacement, il doit indiquer le lieu, la raison,
le nombre de kilomètres parcourus et le nombre
de chevaux fiscaux (CV) de son véhicule.
Contrairement à ce que l’on pourrait
croire, ce n’est pas uniquement vis-à-vis de l’employeur
que cette justification est nécessaire, mais surtout vis-à-vis
des URSSAF. En effet, ces derniers pourraient considérer
que ces remboursements de frais sont des éléments
de salaire déguisés qu’il conviendrait de réintégrer
dans l’assiette des cotisations sociales.
Le poste comptable des remboursements de frais
est l’un de ceux qui suscite le plus de contrôle par les
administrations fiscales et sociales. Il ne faut pas hésiter à soigner
particulièrement le suivi des notes de frais tant au niveau
des pièces justificatives qu’au niveau de la conception
de l’état récapitulatif informatisé.
Voyons maintenant les éléments
dont il faut tenir compte ...