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La note de frais vue du côté comptabilité

Chaque dépense effectuée pour le compte de l’entreprise lors des déplacements professionnels doit toujours être accompagnée d’une pièce justificative (factures, tickets, notes…) et de certaines informations complémentaires. Ainsi, si un collaborateur invite un client au restaurant, il doit préciser le nom du client et la raison de l’invitation. Pour tout déplacement, il doit indiquer le lieu, la raison, le nombre de kilomètres parcourus et le nombre de chevaux fiscaux (CV) de son véhicule.

Contrairement à ce que l’on pourrait croire, ce n’est pas uniquement vis-à-vis de l’employeur que cette justification est nécessaire, mais surtout vis-à-vis des URSSAF. En effet, ces derniers pourraient considérer que ces remboursements de frais sont des éléments de salaire déguisés qu’il conviendrait de réintégrer dans l’assiette des cotisations sociales.

Le poste comptable des remboursements de frais est l’un de ceux qui suscite le plus de contrôle par les administrations fiscales et sociales. Il ne faut pas hésiter à soigner particulièrement le suivi des notes de frais tant au niveau des pièces justificatives qu’au niveau de la conception de l’état récapitulatif informatisé.

Voyons maintenant les éléments dont il faut tenir compte ...