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Teams au quotidien Télétravail et travail d'équipe : les bonnes pratiques

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Présentation

Ce support a pour vocation de présenter les bonnes pratiques d’utilisation de Teams, notamment pour une utilisation dans le cadre du travail à distance. Il ne s’agit donc pas d’un support dédié à son déploiement ni d’un manuel d’utilisation présentant l’ensemble des fonctionnalités de l’outil.

Il s’adresse à tous les types d’utilisateurs de Teams, qu’ils soient managers ou non, animateurs d’équipe ou membres, qui souhaitent maîtriser la richesse et la puissance de Teams pour en tirer avantage dans leur usage au quotidien.

Cet ouvrage est structuré en huit chapitres. Le premier est avant tout destiné à découvrir Teams, son interface et ses principales fonctionnalités.

Les sept autres chapitres sont plus particulièrement consacrés aux bonnes pratiques à mettre en œuvre au quotidien pour créer une équipe, l’animer, favoriser la communication entre les membres, partager l’information et les fichiers de travail, coordonner le travail d’équipe, paramétrer l’outil pour gagner en efficacité et pour terminer, clôturer l’équipe.

Tous ces conseils et bonne pratiques vous seront utiles dans le cadre du télétravail pour exploiter au mieux ce formidable outil intégré dans la plate-forme collaborative Microsoft 365. Ce support peut également être utilisé comme une ressource mise à disposition des utilisateurs pour leur en faciliter l’usage et surtout l’adoption.

Table des matières

  • Introduction
    • A. Teams, la plateforme de travail en équipe de Microsoft 365
      • 1. Teams, une plateforme collaborative
      • 2. Teams, une plateforme de travail en équipe
      • 3. Teams, une porte d’entrée sur Microsoft 365
      • 4. Teams, une philosophie de collaboration ouverte
    • B. Tirer parti de ce livre
      • 1. Objectif du livre
      • 2. Organisation du livre
  • Faire ses premiers pas avec Teams
    • A. Introduction
    • B. Comprendre les grands principes de fonctionnement de Teams
      • 1. Travail en équipe
      • 2. Efficacité personnelle
      • 3. Ouverture
      • 4. Continuité
    • C. Découvrir l’interface utilisateur
      • 1. Organisation de l’interface
        • a. Vue d’ensemble
        • b. Bandeau
        • c. Menu principal et principaux espaces Teams
      • 2. Activité
      • 3. Conversation
      • 4. Équipes
      • 5. Calendrier
      • 6. Appels
      • 7. Fichiers
      • 8. Autres applications ajoutées
      • 9. Applications
      • 10. Aide
    • D. Démarrer un échange personnel
      • 1. Introduction
      • 2. Démarrer une conversation
        • a. Créer une nouvelle conversation
        • b. Ajouter des personnes pour créer une conversation de groupe
        • c. Donner un nom à une conversation de groupe
        • d. Quitter une conversation de groupe
      • 3. Lancer un appel audio ou vidéo
        • a. Créer un appel audio ou vidéo
        • b. Ajouter une personne à un appel en cours
      • 4. Gérer un appel
        • a. Accepter et refuser un appel
    • E. Rejoindre une équipe existante
      • 1. Introduction
      • 2. Rejoindre une équipe existante
        • a. Rejoindre une équipe publique
        • b. Rejoindre une équipe privée
    • F. Participer aux échanges
      • 1. Introduction
      • 2. Réagir à un message
      • 3. Démarrer une conversation
    • G. Paramétrer Teams
    • H. Rester connecté avec l’application mobile
  • Créer une équipe
    • A. Introduction
    • B. Définir ses besoins
      • 1. Évaluer l’intérêt de créer une nouvelle équipe
      • 2. Définir le cas d’usage
        • a. Les différents éléments d’un cas d’usage
        • b. Objectifs
        • c. Gains ou résultats attendus
        • d. Périmètre
        • e. Membres pressentis
        • f. Ressources nécessaires
    • C. Préparer la création de l’équipe
      • 1. Obtenir l’appui nécessaire
      • 2. Identifier des co-animateurs
    • D. Créer l’équipe
      • 1. Vue d’ensemble
      • 2. Sélectionner le type de création
        • a. Créer une équipe à partir de zéro
        • b. Créer une équipe à partir d’un groupe ou d’une équipe
      • 3. Choisir le niveau de confidentialité
      • 4. Définir le nom
      • 5. Ajouter des premiers membres
    • E. Modifier et supprimer l’équipe
      • 1. Modifier l’équipe
      • 2. Supprimer l’équipe
    • F. Structurer l’équipe
      • 1. De l’importance de bien structurer l’espace commun
      • 2. Déterminer la meilleure approche de structuration
      • 3. Choisir un type de structuration
      • 4. Appliquer les quatre grands principes de la structuration
  • Animer une équipe
    • A. Introduction
    • B. Comprendre le rôle d’animateur
      • 1. Qu’est-ce qu’un animateur d’équipe ?
      • 2. Qui doit être animateur d’équipe ?
      • 3. Que doit faire un animateur d’équipe ?
        • a. Dynamique de groupe
        • b. Dynamique de groupe et animation
        • c. Principales activités d’un animateur
    • C. Administrer l’équipe
      • 1. Gérer les membres de l’équipe
        • a. Ajouter de nouveaux membres
        • b. Modifier le rôle des membres
        • c. Supprimer des membres
      • 2. Gérer les autorisations
      • 3. Gérer les applications
    • D. Lancer la dynamique
      • 1. Définir l’identité de l’équipe
        • a. Enjeux
        • b. Faire appel à la créativité des membres
        • c. Demander l’avis des membres
      • 2. Valider la structuration de l’équipe
      • 3. Faire en sorte que tous les membres se connaissent
      • 4. Définir les modes de fonctionnement
        • a. Gérer l’équipe et son espace
        • b. Communiquer efficacement
        • c. Partager, collaborer et co-produire
        • d. Planifier et gérer les tâches
        • e. Organiser et réaliser des réunions
    • E. Gérer les difficultés
      • 1. Identifier les difficultés potentielles
      • 2. Adopter la bonne attitude
      • 3. Tirer parti des statistiques de Teams
      • 4. Gérer les membres inactifs
      • 5. Gérer les conflits
    • F. Engager les membres
      • 1. Favoriser les interactions
      • 2. Modérer les échanges
      • 3. Maintenir l'implication des membres
    • G. Promouvoir l’équipe
      • 1. Cibler la promotion de l’équipe
      • 2. Promouvoir l’équipe auprès de ses parties prenantes
      • 3. Promouvoir l’équipe auprès des responsables hiérarchiques des membres
    • H. Animer une équipe Teams lorsque l’on est manager
      • 1. Comprendre le rôle du manager dans le cadre d'une équipe à distance
        • a. Manager à distance
        • b. Communiquer
        • c. Animer l’équipe
      • 2. Développer la confiance à distance
        • a. Définir les rôles, missions et objectifs de chacun
        • b. Déléguer
        • c. Se focaliser sur les résultats
        • d. Agir avec équité
      • 3. Maintenir le contact avec vos collaborateurs
        • a. Créer une proximité relationnelle en présentiel
        • b. Maintenir à distance une proximité relationnelle
      • 4. Créer un esprit d'équipe et de l'engagement à distance
        • a. Créer un sentiment d’appartenance
        • b. Fluidifier la communication
  • Mieux communiquer
    • A. Introduction
    • B. Adopter les bons réflexes pour mieux communiquer
      • 1. Privilégier les échanges d’équipe
      • 2. Respecter la structuration existante
      • 3. Utiliser les canaux privés pour des échanges confidentiels
      • 4. Garder une trace des échanges audios et vidéos importants
      • 5. Mettre en valeur des publications importantes et susciter des réactions
      • 6. Utiliser le flux d’activités pour répondre plus rapidement
      • 7. Maîtriser l’utilisation des émoticônes, GIF et autocollants
    • C. Définir un code de bonne conduite
      • 1. Introduction
      • 2. Instaurer un cadre de travail équilibré et efficace
      • 3. Communiquer de manière efficace à l’écrit
  • Mieux produire et gérer les documents
    • A. Introduction
    • B. Bien maîtriser les principes de la gestion des documents dans Teams
      • 1. Comprendre ce qu’est un document
        • a. Vision d’ensemble
        • b. Quelques mots sur les notes
      • 2. Appréhender la gestion des documents dans Teams
        • a. Fichiers et conversations
        • b. Fichiers et bibliothèque SharePoint
    • C. Adopter les bonnes pratiques de gestion de documents
      • 1. Définir et mettre en place une gouvernance dédiée, mais adaptée
      • 2. Définir des règles de gestion
      • 3. Définir et mettre en place des rôles et des responsabilités
      • 4. Adopter une approche collaborative
    • D. Organiser les documents
      • 1. Introduction
      • 2. Nommer
      • 3. Classer
      • 4. Mettre en valeur
    • E. Gérer leur cycle de vie
      • 1. Introduction
      • 2. Différencier les documents finaux des documents de travail
      • 3. Gérer les versions
    • F. Collaborer autour des documents
      • 1. Introduction
        • a. Co-édition séquentielle
        • b. Co-édition simultanée
      • 2. Co-éditer
        • a. Co-éditer en temps réel
        • b. Forcer la co-édition séquentielle
      • 3. Suivre les modifications
  • Mieux se coordonner
    • A. Introduction
    • B. Planifier les travaux de l’équipe
      • 1. Choisir la bonne démarche, la bonne méthode et les bons outils
        • a. Adopter une démarche collaborative
        • b. Adopter la méthode Kanban
        • c. Adopter Planner
      • 2. Identifier les tâches
        • a. Découper les travaux
        • b. Définir les tâches dans Planner
      • 3. Organiser les tâches
        • a. Utiliser la méthode Kanban
        • b. Organiser les tâches dans Planner
      • 4. Affecter les tâches
        • a. Affecter collaborativement les tâches
        • b. Détailler les tâches dans Planner
      • 5. Ajuster le plan
        • a. Principes de revue du plan
        • b. Modifier le plan avec Planner
    • C. Organiser et animer des réunions à distance
      • 1. Introduction
      • 2. Organiser une réunion à distance
        • a. S’assurer de la nécessité d’organiser une réunion
        • b. Inviter uniquement des participants contributifs
        • c. Partager toutes les informations nécessaires en amont
      • 3. Animer une réunion à distance
        • a. Définir un code de bonne conduite en réunion
        • b. Maintenir l’engagement
      • 4. Assurer le suivi d’une réunion
        • a. Utiliser l’outil notes de réunion
        • b. Enregistrer une réunion
  • Gagner en efficacité personnelle
    • A. Introduction
    • B. Paramétrer de manière optimale ses notifications
      • 1. Comprendre les différentes formes de notifications
      • 2. Ajuster les notifications à ses besoins et priorités
    • C. Paramétrer l’accès à ses équipes et canaux
      • 1. Introduction
      • 2. Épingler vos canaux favoris
      • 3. Masquer les équipes les moins importantes
      • 4. Réordonner les canaux épinglés
    • D. Bien gérer sa disponibilité avec l’indicateur de présence et le statut
      • 1. Introduction
      • 2. Apparaître Occupé
      • 3. Ne pas être dérangé
    • E. Être plus productif
      • 1. Utiliser les commandes pour être plus efficace
      • 2. Tirer parti de Power Automate
        • a. Introduction à Power Automate
        • b. Ajouter l’application Power Automate à Teams
        • c. Découvrir l’application Power Automate dans Teams
        • d. Utiliser l’application Power Automate dans Teams
  • Clôturer une équipe
    • A. Introduction
    • B. Qu’est-ce que clôturer une équipe ?
      • 1. Principales activités
        • a. Clôturer l’espace de travail
        • b. Arrêter formellement les travaux
        • c. Accompagner la dissolution de l’équipe
      • 2. Démarche générale
    • C. Préparer la clôture
      • 1. Annoncer formellement la clôture de l’équipe
      • 2. Configurer l’équipe en mode clôture
      • 3. Organiser le bilan
        • a. Choisir les thématiques sur lesquelles réaliser le bilan
        • b. Définir les modalités de réalisation du bilan
    • D. Animer la clôture
      • 1. Recueillir le retour des membres sur leur expérience d’équipe
      • 2. Réaliser le bilan
        • a. Bilan des travaux et résultats obtenus
        • b. Bilan des modes de fonctionnement
        • c. Bilan de l’utilisation de Teams
      • 3. Réaliser un tri et une sélection des contenus à conserver
    • E. Clôturer
      • 1. Tirer les leçons du bilan
      • 2. Libérer les membres
      • 3. Clôturer l’espace de travail Teams
        • a. Archiver les documents
        • b. Archiver l’équipe
  • Conclusion
    • A. Teams, un outil adapté au travail à distance
    • B. Définir et mettre en place des modes de fonctionnement adaptés
    • C. Adopter un nouveau mode de management
    • Index

Auteur

Gilles BALMISSEEn savoir plus

Gilles BALMISSE est le fondateur de KnowledgeAngels, une société spécialisée dans l’accompagnement de projets d’innovation de PME et de startups du secteur du numérique. Il a accompagné pendant plus de 15 ans de nombreux projets de mise en oeuvre de dispositifs, reposant notamment sur des logiciels Microsoft, autour de la gestion des connaissances, du travail collaboratif, des réseaux sociaux d’entreprise, de la messagerie, de la gestion des contenus et de la veille.

Chargé d’enseignements en management des systèmes d’information, il participe régulièrement à des conférences et séminaires. Il est également l’auteur de nombreuses publications en particulier sur les outils Microsoft associés à la transformation numérique des entreprises tels que Microsoft 365, Yammer....

Caractéristiques

  • Niveau Initié à Débutant
  • Nombre de pages 262 pages
  • Parution octobre 2020
    • Reliure spirale - 17 x 21 cm (Médian)
    • ISBN : 978-2-409-02736-9
    • EAN : 9782409027369
    • Ref. ENI : SOBMTEA
  • Niveau Initié à Débutant
  • Parution octobre 2020
    • HTML
    • ISBN : 978-2-409-02737-6
    • EAN : 9782409027376
    • Ref. ENI : LNSOBMTEA