Gestion des données sources

Modifier une plage source

Un tableau croisé dynamique utilise pour effectuer une synthèse les données qui lui ont été spécifiées lors de sa création.

Vous aurez peut-être besoin de modifier ces sources dans certains cas :

Afin de mettre en pratique cette fonctionnalité, nous allons travailler sur le classeur DépensesMénage.xlsx. Ce classeur est composé de deux feuilles (Depenses2015 et Depenses2016), chacune listant l’ensemble des dépenses annuelles d’un foyer.

Deux tableaux croisés vont être créés, chacun faisant référence aux dépenses d’une année. 

Les premières lignes de chaque feuille sont représentées ci-dessous.

Feuille Depenses2015

Feuille Depenses2016

Utiliser une plage de données discontinue

Il est possible que vous ayez parfois besoin de consolider des informations en provenance de plusieurs tableaux. Ces données peuvent être :

Si ces informations existent dans d’autres classeurs, on considère que ce sont des données externes. Excel est capable d’effectuer une synthèse à partir de ces informations, cependant nous vous conseillons d’organiser la structure de ces données de manière identique.

Nous allons considérer ici que nous possédons deux sites de ventes de livres. Chacun de ces sites nous adresse par e-mail chaque fin de semaine un classeur Excel incluant le détail des ventes effectuées depuis le début de l’année, ceci uniquement pour les ouvrages d’un éditeur particulier. Notre objectif consiste à établir, à partir de ces deux classeurs, une statistique comparative des ventes des deux sites pour cet éditeur.

Pour pouvoir effectuer ce travail, vous disposez de deux classeurs : VentesLyon.xlsx et VentesValence.xlsx.

Chaque classeur contient une feuille nommée Ventes dont la structure est présentée ci-dessous. Les ventes ont été saisies jusqu’au 30/11/2016.

Afin de vous faciliter la tâche, et avant de fournir les fichiers vierges à chaque site, vous avez paramétré une plage de données dynamique de deux colonnes, dans chaque fichier.

Dans chacun des classeurs, la plage source dynamique a été nommée ListeVentes, et est définie par la formule : =DECALER(Ventes!$A$1;;;NBVAL(Ventes!$A$1:$A$5000);3)

Utiliser une source de données externe

Excel est un formidable outil de calcul et d’analyse. Il permet, comme avec un SGBDR (Système de Gestion de Base de données Relationnel), de gérer les relations entre des tables. Si vous avez un système de gestion conçu sur Access, vous pouvez effectuer vos analyses avec Excel à partir d’une connexion à une base de données Access.

Afin de pouvoir illustrer la technique d’utilisation de sources externes, nous utiliserons une première base de données Access nommée BDFormations.accdb.

Cette base est relative aux formations réalisées par les salariés d’une entreprise et est composée de trois tables liées entre elles : Employés, Formations et FormationsEmp.

La fenêtre des relations d’Access est présentée ci-dessous.

Nous vous présentons ci-après les premiers enregistrements de chacune des tables.

Table Employes :

Table Formations :

Un enregistrement correspond à une formation.

Table FormationsEmp :

Pour chaque formation, cette table mémorise les employés qui ont suivi les formations.

Après cette présentation des données sources, nous allons construire le tableau croisé dynamique.

Notre objectif est de connaître le nombre d’heures CPF réalisées cette année par chaque salarié et le coût total pour l’entreprise des formations par domaine de formation.