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Bascule
L’étape clé de la migration
La Bascule est le processus qui permet, le moment venu, de passer de l’ancien Système d’Information au nouveau Système d’Information.
Le schéma suivant représente les trois grandes phases du process de Bascule :
-
La Bascule, représentée au centre du process.
Cette étape regroupe toutes les opérations qui permettent de passer de l’ancien Système d’Information au nouveau système.
L’opération principale est la migration des données, complétée par des opérations pré et post migration.
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La prébascule, qui regroupe l’ensemble des opérations à mener avant de déclencher la Bascule.
Un certain nombre de tâches préparatoires à la Bascule sont nécessaires.
Si celles-ci ne sont pas terminées dans des conditions acceptables, il est possible d’arrêter le process de Bascule et de revenir en arrière.
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La postbascule, au cours de laquelle sont menées des opérations complémentaires.
En fin de Bascule, si tous les contrôles effectués sont déclarés conformes, on ouvre le nouveau Système d’Information aux utilisateurs.
Si les contrôles sont non satisfaisants, un retour en arrière doit être possible.
Des actions complémentaires peuvent être à mener afin d’assurer un démarrage du nouveau système dans de bonnes conditions.
De la stratégie de Bascule découle le succès du déploiement du nouveau système.
La réussite de la Bascule est primordiale, car c’est l’aboutissement de plusieurs...
Le scénario de Bascule
Avant de rentrer dans le détail de chacune des étapes de la Bascule, il est nécessaire de définir le scénario de Bascule.
Il s’agit de décider :
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si la Bascule va s’effectuer en une ou plusieurs étapes ;
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de la stratégie de répétition de la Bascule (Bascules à Banc) ;
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du calendrier (dates et heures de la Bascule et des Bascules à Blanc).
Deux types principaux de scénarios de Bascule peuvent être envisagés :
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Bascule en BigBang
La Bascule s’effectue en une seule fois.
Compte tenu de la durée des opérations, on choisit un week-end prolongé pour disposer de trois ou quatre jours, pendant lesquels le process de Bascule est déroulé.
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Bascule incrémentale
La Bascule s’effectue en plusieurs fois.
Elle est progressive et s’étale sur plusieurs semaines.
Différents types de critères peuvent être définis comme incréments.
Citons les principaux critères utilisés :
-
Par lots géographiques
Les données sont reprises de l’ancien système vers le nouveau système en fonction du rattachement des clients à une zone géographique.
Ce critère est très souvent utilisé lorsque la zone géographique où est utilisée la plate-forme applicative est très vaste (par exemple outre-Atlantique ou Europe).
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Par groupes d’applications
L’option prise est de migrer par lots applicatifs, avec les données associées.
On commence généralement par basculer les applicatifs centraux (gestion des clients par exemple).
Ce choix nécessite de mettre en place des interfaces transitoires entre l’ancien et le nouveau système.
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Par groupes de clients
On bascule la totalité des applications sur les données correspondantes à un certain type de clientèle.
Une segmentation des clients permet de définir les différents types (par exemple : particuliers, entreprises, artisans).
On peut également migrer les clients par tranche de numéros.
1. Les Bascules en BigBang
a. Présentation
Ce type de Bascule enchaîne toutes les opérations en continu, sur une période courte (quelques jours).
La totalité de la plate-forme...
Le process de Bascule
Commençons par rentrer dans le détail des opérations exécutées lors de la Bascule.
Les différentes opérations sont regroupées dans une étape que l’on appelle fenêtre de Bascule.
Cette terminologie est bien adaptée à ce qui se déroule pendant cette période, car :
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Les tâches exécutées sont regroupées dans un intervalle de temps restreint (quelques jours).
-
On ouvre une phase de traitements spécifiques que l’on referme lorsque tout est prêt pour mettre en marche le nouveau système.
Le feu vert, positionné juste avant la fenêtre de Bascule permet :
-
de contrôler la bonne fin des opérations de prébascule ;
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de donner le top pour démarrer le process.
Le feu vert, positionné juste après permet :
-
de contrôler la bonne fin des opérations de Bascule ;
-
d’autoriser le démarrage du nouveau système.
La fenêtre de Bascule se décompose en trois étapes :
-
l’arrêt du système source ;
-
la migration des données ;
-
le démarrage du système cible.
1. L’arrêt du système source
Le passage à un nouveau système amène la fin du fonctionnement de l’ancien système, en totalité avec un scénario de Bascule BigBang, ou en partie avec un scénario incrémental.
Dans tous les cas, cet arrêt va impliquer un certain nombre d’actions :
-
Gérer les flux
On appelle flux, toutes les informations provenant de l’extérieur du Système d’Information, ou qui en partent.
Les flux sont généralement matérialisés par des fichiers, mais il existe aussi des flux dits temps réel, qui concernent des informations directement transmises via des réseaux de transmission, sans qu’elles soient nécessairement stockées, ou avec une durée de stockage limitée dans le temps.
Une étude doit être menée pour identifier tous les flux et pour définir les opérations à mener sur chacun.
Plusieurs actions sont envisageables :
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Stocker les fichiers en réception ou émission.
Les fichiers qui arrivent de l’extérieur à l’entreprise, tous...
Les opérations de prébascule
Comme le nom l’indique, la prébascule regroupe les tâches qui vont devoir être menées en préparation à la Bascule.
Le suivi de l’avancement de ces tâches permet de donner (ou pas) le feu vert pour le démarrage des opérations de Bascule.
Certains chantiers ont été détaillés dans les chapitres précédents :
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Fiabilisation
-
Certification Statique
-
Certification Dynamique
D’autres chantiers sont présentés plus loin :
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Environnements
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Paramétrage
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Assistance au démarrage
On abordera dans ce chapitre les autres tâches.
Celles-ci peuvent être regroupées en plusieurs thèmes :
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Formation
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Communication
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Organisation
1. La formation
Deux types de populations vont devoir être formés pour faire fonctionner le nouveau Système d’Information :
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Utilisateurs
-
Informaticiens
a. La formation des utilisateurs
On entend par utilisateurs tous les collaborateurs de l’entreprise qui vont être amenés à se servir du nouveau système pour leurs tâches quotidiennes.
Les fonctionnalités du nouveau système doivent répondre à leurs besoins métier et il est donc nécessaire de les former à leur utilisation.
Un plan de formation doit être construit en distinguant trois composantes :
-
la formation métier, propre à chaque entité en fonction des besoins de réaffectation de personnel sur de nouvelles fonctions ou de l’affectation à certains postes de travail de nouvelles tâches ;
-
la formation aux nouvelles procédures ;
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la formation aux outils métiers de la nouvelle plate-forme.
La démarche de construction du plan de formation se décline selon les axes suivants :
-
Définition des modules de formation
Le principe est l’adoption de modules de formation qui soient au plus près des différentes structures organisationnelles de l’entreprise.
Des aménagements peuvent s’avérer nécessaires pour prendre en compte notamment l’ergonomie finale du poste de travail et la personnalisation des scénarios aux habitudes de la région (nature des clients, contraintes liées à des marchés spécifiques...).
On précise...
Les opérations postbascule
Ce sont les opérations exécutées après la Bascule, une fois que le nouveau Système d’Information est ouvert aux utilisateurs.
On retrouve principalement les opérations suivantes :
-
Saisies manuelles de reliquats de la migration
Lors de la migration des données, il est probable que des anomalies ont été détectées, sans pour autant bloquer le process de migration.
Ces anomalies, signalées par l’édition d’un état, doivent être reprises et peuvent amener à des corrections manuelles dans le nouveau système.
Il se peut également qu’il ait été décidé de ne pas migrer certaines données spécifiques, pour lesquelles élaborer des règles de migration aurait été trop compliqué.
Ces données sont reprises manuellement dans le nouveau système.
Ce peut être, par exemple, le cas dans un système bancaire pour certains produits peu nombreux, comme des crédits très marginaux vendus à quelques clients seulement. Une négociation commerciale avec ces clients spécifiques permet en général d’avoir leur accord pour clôturer l’ancien contrat et en recréer un sur le nouveau système, avec souvent des conditions plus avantageuses pour...
Les procédures de retour arrière
Lors de l’organisation du processus de Bascule, il convient de positionner, à la fin (ou au début) de différentes étapes, des jalons qui vont permettre de décider si le process de Bascule peut continuer.
S’il est pris la décision de ne pas continuer, le process doit prévoir des procédures de retour arrière.
Rappelons qu’il y a deux jalons principaux où il est à envisager un retour arrière :
-
avant de démarrer la Bascule ;
On vérifie si tous les travaux préparatoires ont bien été réalisés.
Si l’un d’entre eux, défini comme critique, ne s’est pas terminé correctement, il faut pouvoir stopper le process de Bascule.
Dans ce cas, les actions qui auraient pu être lancées doivent être arrêtées et il faut remettre la plate-forme source en état de fonctionner, comme si aucune Bascule n’avait été prévue.
On remarque que ce retour arrière n’est jamais prononcé.
En effet, l’avancement des différents chantiers préparatoires à la Bascule est suivi, et il est assez facile de savoir si tout est prêt plusieurs jours à l’avance.
Dans le cas d’une réponse négative, les responsables du projet choisissent l’option...
La structure de pilotage
Pour piloter un projet de migration, il faut mettre en œuvre une structure de pilotage qui soit opérationnelle pour permettre d’organiser les opérations de préparation à la Bascule, de les suivre et de prendre les décisions qui s’imposent tout au long du process.
Cette structure de pilotage se décompose en deux entités :
-
une équipe Bascule ;
-
une structure de management des opérations de Bascule.
1. L’équipe Bascule
Elle regroupe un certain nombre de collaborateurs, pilotés par un responsable du chantier Bascule.
Son rôle consiste à :
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Recenser la liste des activités et scénarios de Bascule
On a pu voir précédemment que le choix du scénario de Bascule impliquait une étude approfondie des différents scénarios possibles et de l’argumentation sur les avantages et inconvénients.
Une fois le scénario choisi, il faut le décliner de façon plus fine au niveau de chaque fonction du Système d’Information, en identifiant celles qui nécessitent des actions particulières lors de la Bascule.
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Spécifier la rédaction des activités et des scénarios retenus
Ces activités font l’objet de scénario détaillé, précisant les tâches spécifiques à mener.
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Affecter en responsabilité et en rédaction, les procédures et les tâches aux membres du chantier
Les scénarios nécessitent d’effectuer des interviews et réunions de travail.
Des fiches de scénario formalisent tous les éléments nécessaires pour la Bascule et identifie les actions à mener.
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Animer des groupes de travail
Les réunions de travail font intervenir des collaborateurs de différentes entités (MOE Études, MOE Exploitation, MOA...) qu’il faut coordonner pour comprendre la problématique et définir le scénario à appliquer.
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Suivre la mise en place des outils
Des outils doivent être mis en place pour l’enregistrement des différentes tâches de Bascule.
On mettra en place un chronogramme de Bascule, qui permet de gérer de façon exhaustive l’ensemble des tâches et leur ordonnancement.
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Rendre...
La gestion des incidents
La gestion des incidents doit permettre de préciser le comportement à adopter en cas d’incident.
Ce chapitre définit :
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le processus de gestion des incidents, lors de l’exécution des tâches ;
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le processus de suivi des jalons, permettant de suivre au mieux la détection et le traitement des incidents ;
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les mécanismes d’escalade et les modalités d’activation ;
-
la communication auprès des différents intervenants.
1. Les incidents en cours d’exécution de tâches
Si au cours de l’exécution d’une tâche, un acteur rencontre un incident, il va mettre en œuvre les actions pour résoudre le problème.
Si à T + 15 minutes (T étant l’heure de détection de l’incident), l’incident n’est toujours pas résolu, l’acteur prévient le responsable de la tâche à laquelle se rattachent ses travaux.
Le responsable de tâche informe par téléphone et par message la Tour de Contrôle Locale (à laquelle est affectée la tâche). Cette dernière vérifie le diagnostic et le plan d’actions mis en place.
Elle s’assure que ce plan est bien appliqué.
Si à T + 30 minutes, l’incident n’est pas résolu, le responsable de tâche informe par téléphone...
L’assistance au démarrage
La mise en place d’un nouveau système entraîne une période dite postbascule, pour laquelle il est nécessaire de mettre en place un dispositif spécifique.
Trois axes peuvent constituer ce dispositif :
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La création d’une cellule d’assistance qui va centraliser l’ensemble des problèmes rencontrés après la Bascule et qui va lancer les actions pour les résoudre.
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La mise en place d’astreintes pour le personnel informatique, de jour et de nuit, pour intervenir s’il y a des difficultés lors des premiers jours d’utilisation du système.
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Le support des formateurs auprès des utilisateurs, directement sur leur lieu de travail.
1. La cellule d’assistance
Ce dispositif est basé sur la création d’une cellule d’assistance qui a pour objectifs :
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de constituer un point unique de collecte, de coordination et de diffusion de l’information ;
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de constituer une interface crédible et professionnelle entre les utilisateurs, le système informatique et les sous-traitants ;
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d’enregistrer, instruire, informer et suivre les problèmes jusqu’à leur résolution ;
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de s’assurer que tous les utilisateurs sont informés et qu’ils appliquent correctement les procédures ;
-
de fournir les éléments nécessaires pour les comptes-rendus sur les niveaux de service (volume des demandes et leur fréquence, domaine fonctionnel des applicatifs qui posent problème...).
Si l’on souhaite s’appuyer sur une organisation déjà existante dans l’entreprise, il faudra adapter son fonctionnement aux besoins du projet.
Pour beaucoup, la cellule d’assistance représente le principal contact avec le système informatique.
C’est au travers de ce service que l’utilisateur juge l’ensemble des services.
Ceci montre la nécessité d’une cellule d’un haut niveau de qualité.
La qualité de l’accueil sur le plan humain est fondamentale. La cellule d’assistance n’a pas à reprocher à un utilisateur un appel qu’il juge abusif mais prendre comme un fait son besoin et voir parallèlement les actions à mettre en œuvre pour réduire le nombre...
La logistique
La logistique est un élément essentiel dans la réussite des travaux qui sont menés dans le cadre de la migration d’un Système d’Information.
L’expérience montre que lorsque celle-ci n’a pas été suffisamment préparée, il arrive un certain nombre d’évènements qui influent sur le déroulement des opérations.
Les différentes composantes à étudier sont les suivantes :
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Mise à disposition de locaux équipés
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Restauration
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Hébergement
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Disponibilité des environnements techniques
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Annuaires téléphoniques et e-mail.
1. La mise à disposition de locaux équipés
a. Les bureaux de travail
Ce type de projet fait intervenir un nombre important de personnes, qu’elles soient salariées de l’entreprise où prestataires externes.
De plus, certaines peuvent avoir besoin de bureaux de passage, compte tenu de leur implication sur le projet (par exemple, les experts métiers qui souvent restent affectés à leur poste courant et sont détachés quelques jours par semaine sur le projet).
Il faut donc mettre à disposition de l’ensemble des équipes des bureaux qui soient le plus agréables possible pour des conditions de travail optimum, c’est-à-dire avec :
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un bureau pour chacun ;
La tentation est de vouloir augmenter le nombre de personnes par bureau.
Il est préférable de ne pas installer les gens sur un coin de table...
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une exposition à la lumière ;
Il est évident qu’un bureau où l’on voit la lumière du jour permet de travailler dans de meilleures conditions.
À l’inverse, des bureaux installés à la cave, où la lumière reste artificielle toute la journée, auront nécessairement une influence sur la qualité du travail.
De plus en plus aujourd’hui, les CHSCT (comités hygiène et sécurité des conditions de travail) veillent sur ce genre de problème.
Il n’empêche que la tentation est grande pour un responsable logistique qui cherche désespérément de la place...
-
une isolation sonore convenable ;
Le silence participe...
Le détail des opérations de Bascule
Pour suivre correctement les opérations de Bascule, il faut d’abord bien les préparer.
Pour ce faire, les tâches de Bascule, recensées tout au long de la préparation, vont être gérées dans un chronogramme.
Il est essentiel que ce chronogramme soit supporté par un outil accessible à tous les acteurs de la Bascule.
1. Le chronogramme de Bascule
Il gère les tâches définies par les différentes entités participant au process de Bascule.
Ces tâches vont être caractérisées par leur niveau :
Le niveau 0 correspond à des macrotâches, qui sont en général à un niveau de détail tel que présenté dans la section Le process de Bascule.
Les tâches de niveau 1, 2, 3 et 4 correspondent aux tâches recensées par les experts des différentes entités et sont la responsabilité du responsable de la tâche de niveau 1.
Seules les tâches de niveau 0 et 1 sont suivies dans le chronogramme lors de la Bascule.
De plus, des jalons sont positionnés tout au long du processus de Bascule :
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jalon de début ou de fin de tâche ;
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jalon spécifique pour marquer un arrêt dans le processus, afin de donner un feu vert.
Chaque jalon est placé sous la responsabilité d’un responsable de tâche et suivi par une Tour de Contrôle Locale.
a. Les informations gérées dans le chronogramme
Les principales informations caractérisant les tâches sont les suivantes :
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Jour : permet de positionner la tâche à J, J+n ou J-n, J étant à définir comme la date de référence (pour la migration de données, c’est en général le samedi du week-end de bascule, mais cela peut être la date du premier jour d’ouverture du nouveau système). Le nombre n précise le nombre de jours avant ou après la date de bascule.
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Date : en fonction de la date de Bascule, précise le jour calendaire.
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Id tâche : identifiant repérant la tâche.
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Niveau : 0, 1, 2, 3 ou 4.
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N° ordre dans le Jour : permet de suivre la chronologie des tâches.
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Début : heure de démarrage prévue.
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Fin : heure de fin prévue.
-
Durée...
Le manuel de Bascule
Le manuel de Bascule centralise l’ensemble des informations précisant le process de Bascule.
Le manuel de Bascule est composé de sept chapitres reprenant tous les éléments étudiés dans les chapitres précédents :
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Description générale de la Bascule
Présente le déroulement de la Bascule et des différentes étapes.
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Structure de pilotage
Décrit l’organisation mise en place pour piloter la Bascule.
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Suivi des tâches de prébascule
Définit la façon dont les tâches de prébascule vont être suivies.
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Suivi des opérations de Bascule
Décrit les procédures permettant le suivi des opérations de Bascule et en particulier l’utilisation du chrono.
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Procédures de gestion des incidents
Est présenté le processus de gestion des incidents, en détaillant les actions devant être menées si un incident est détecté lors de l’exécution d’une tâche, et également les actions de suivi de la part des Tours de Contrôle.
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Dispositif d’assistance au démarrage
On y retrouve le dispositif d’assistance mis en place dès le démarrage.
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Communication
Sont listés les différents outils de communication mis en place au cours de la Bascule.
On aura remarqué...