5 astuces pour optimiser sa gestion comptable avec Excel et les tableaux croisés dynamiques

11/06/2021 | Bureautique, Paroles d’experts

Temps de lecture  5 minutes

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En raison de la digitalisation, le métier de comptable voit se profiler de nombreux changements dans sa pratique professionnelle. Certaines tâches vont disparaître au profit d’autres qui seront tournées essentiellement vers le contrôle, l’analyse et le conseil.

Que vous soyez professionnel de la comptabilité ou utilisateur des données comptables vous connaissez sans doute déjà le logiciel Excel pour sa puissance de calcul. Sachez qu’Il est aussi l’outil incontournable pour analyser et exploiter de nombreuses données grâce notamment aux tableaux croisés dynamiques.

Astuce n°1

Ne restez pas dans le flou, suivez de près votre trésorerie

Vous ne gérez pas votre comptabilité en interne ? Vous n’avez donc pas quotidiennement les données indispensables pour connaître la situation de votre trésorerie. Alors ne restez pas dans le flou grâce à une liste simple dans Excel, en colonne, avec les informations indispensables telles que : le type mouvement, la date d’échéance, le tiers (client, fournisseur…), le montant, le mode de paiement, etc. Une saisie quotidienne dans cette liste de vos encaissements et de vos décaissements, grâce au tableau croisé dynamique et à ses fonctions statistiques intégrées, vous permettra en quelques clics de totaliser vos dépenses et vos recettes présentes ou futures, calculer votre solde réel ou prévisionnel de trésorerie grâce aux champs calculés, classer et totaliser vos opérations par période (mois, trimestre, années…).

Au fur et à mesure de vos saisies, vous pourrez actualiser votre tableau croisé dynamique en un seul clic.

Astuce n°2

Facilitez vos opérations d’inventaire : suivi du portefeuille de titres

En fin d’exercice comptable, vous devez calculer la valeur de vos titres et déterminer les plus ou moins-values latentes. En tenant une liste des achats et ventes de vos titres avec des informations telles que : le titre, la nature de l’opération, la date de l’opération, la quantité, le PU d’achat, le PU de vente, la valeur d’achat, la valeur de vente, etc. vous pourrez simplement, grâce au tableau croisé dynamique, déterminer la valeur globale de votre portefeuille, calculer le prix d’achat moyen par titre, déterminer la valeur d’inventaire et calculer les “Values” de l’exercice.

Le suivi des titres n’est qu’un exemple, vous pouvez faire de même pour d’autres opérations d’inventaire comme les opérations en devises afin de déterminer les gains ou pertes de change probables, le suivi des créances douteuses afin de gérer vos provisions, etc.

Astuce n°3

Importez, transformez et exploitez vos données du logiciel métier vers le logiciel Excel

De nombreux logiciels spécialisés (facturation, gestion commerciale, comptabilité, paie…) vous permettent de saisir quotidiennement les données de votre activité. Ils proposent de nombreux états statistiques standards qui ne répondent pas toujours aux besoins particuliers de chaque utilisateur. C’est pourquoi la plupart d’entre eux proposent la création de fichiers d’export que vous pouvez facilement utiliser avec le logiciel Excel : fichiers texte, CSV, voire directement fichiers Excel.

Des outils d’importation tels que PowerQuery intégrés au logiciel Excel permettront l’importation et la transformation de vos données avec la possibilité de mémoriser les modifications pour ne plus avoir à les refaire. Couplés à l’utilisation de tableaux croisés dynamiques, vos importations et vos calculs statistiques seront simples et rapides.

Astuce n°4

Collaborateur de cabinet ? Facilitez la déclaration de TVA de vos clients

En tant que collaborateur comptable, l’une de vos tâches est souvent d’effectuer la déclaration de TVA des petites structures alors même que la saisie comptable n’est pas terminée. Proposez à votre client un fichier Excel prêt à l’emploi comprenant :

  • Une première feuille pour le suivi de ses factures clients et fournisseurs de l’année avec des informations simples à reporter : date facture, nature du tiers concerné, montant HT, taux TVA, montant TVA, montant TTC, date de règlement s’il est assujetti à la TVA sur les encaissements, etc.
  • Une deuxième feuille avec d’un côté un tableau croisé dynamique qui calculera le CA et la TVA collectée par taux, et d’un autre côté un tableau pour déterminer la TVA déductible sur les achats.
  • Un filtre sur chaque tableau afin de désigner le mois concerné.

Ce fichier facilitera non seulement votre travail, mais il permettra de plus à votre client d’aller plus loin dans l’analyse de ses factures.

Astuce n°5

Déterminez vos indicateurs, créez votre tableau de bord

Un suivi quotidien de vos données comptables vous permettra de prendre les bonnes décisions au bon moment. Excel vous propose différents outils pour créer un tableau de bord pertinent :

  • Le tableau croisé dynamique : il vous permet d’afficher rapidement, en valeur ou en pourcentage, les statistiques utiles : chiffre d’affaires (CA) global et/ou par activité, suivi de vos charges, état de votre trésorerie…
  • Le graphique croisé dynamique souvent plus parlant pour illustrer la part :
    • de votre CA par activité
    • de vos dépenses par poste
    • l’évolution de votre CA par mois, …
  • Les filtres vous permettent de mettre en avant certaines informations plutôt que d’autres : limiter l’affichage à une activité, un poste de dépense, un département, ou un établissement…
  • Les segments qui indiquent clairement les filtres actuellement appliqués à vos données. Le segment chronologique pour obtenir un recalcul rapide des statistiques par période (mois, année, …) etc.

En conclusion

Que ce soit pour aider dans la réalisation des tâches quotidiennes, faciliter les contrôles et les prises de décision, ou préparer aux travaux d’inventaire, le logiciel Excel est l’outil idéal pour analyser et exploiter vos données comptables. Il est tout particulièrement apprécié pour sa fiabilité et sa simplicité d’utilisation sans oublier son coût plus que raisonnable.

Comptable durant une dizaine d’années, Faïza MOUMEN PIASCO est aujourd’hui formatrice indépendante en bureautique et comptabilité ; elle intervient essentiellement auprès des salariés d’entreprise pour des formations spécifiques, adaptées aux besoins des utilisateurs.

Faïza Moumen Piasco

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