Entreprises, administrations et même particuliers ! Qui n’utilise pas Excel aujourd’hui ? Le tableur de Microsoft a été largement adopté, adapté et parfois détourné. S’il est compliqué d’en maîtriser tous les rouages, gagner en efficacité est à la portée de tous grâce au langage VBA.

Bonne nouvelle, en livre, en vidéo ou en formation, ENI vous propose toute une panoplie pour vous y mettre. Alors êtes-vous prêts à gagner BEAUCOUP de temps ?

Pourquoi utiliser VBA Excel ? Quels sont les avantages ?

Excel au quotidien, tout le monde peut s’en servir selon sa spécificité métier ou pour un projet. L’avantage avec VBA est que vous pouvez créer des choses spécifiques et personnalisées sans que cela ne coûte rien (puisqu’il n’y a pas besoin d’acquérir un outil dédié).

Utiliser VBA et les macros dans Excel permet donc d’éviter de passer plusieurs heures par jour sur des tâches sans réelle plus-value. Marie-Line Rapion détaille : « Un simple clic sur un bouton ou l’utilisation d’un raccourci clavier permet de lancer l’exécution d’une série d’actions (mise en forme, contrôles de saisie, calculs, création de graphiques, de TCD…) ».

« VBA Excel permet également de développer des applications complètes et complexes, de réaliser des interfaces personnalisées et même d’interagir avec d’autres applications, comme Outlook, Word… » ajoute notre experte.

Enfin, VBA fonctionne sur toutes les versions Office, sur PC comme sur Mac (même s’il y a quelques limites).

La première étape

Les premiers pas dans le langage VBA sont accessibles à tous.

Le mode création de macros en mode enregistrement, apporte une aide dans la construction de script VBA. Il peut être utilisé pour générer automatiquement des lignes de codes VBA en effectuant des actions dans Excel. Il suffit ensuite de compléter le code VBA en y ajoutant des conditions, des boucles … pour réaliser des développements complexes.

« Il ne faut pas chercher tout de suite l’idéal. Il faut se lancer et chercher à faire quelque chose qui fonctionne puis optimiser et progresser » souligne Jean-Philippe André. « Les premiers pas sont rapides, les subtilités viennent après. C’est du langage orienté objet et il y a plein de littératures sur le sujet, comme le forum developpez.com dont je suis modérateur » précise l’auteur.

VBA Excel est un peu comme un jeu de Lego, il faut donc apprendre à jouer avec les briques. Et la métaphore peut être filée : « au début on construit un mur. Puis le mur grandit de plus en plus. Ensuite, on passe au stade de château, c’est ça VBA Excel ^^ » en sourit JP André.

La première étape, comme souvent, est donc de cerner le besoin et les objectifs. C’est ensuite que la construction à proprement parler peut commencer.

Et, on le répète, les possibilités sont très vastes en termes de programmations.

L’ouvrage « Macros et VBA » dresse un panorama complet de tous les aspects de la programmation VBA : enregistreur de macros, fonctions, code, design… Il est complété par une vidéo de formation vous expliquant comment exploiter variables et constantes et vous présentant les principales structures du code que sont les instructions conditionnelles et les boucles.

De l’importance de bien se former à VBA Excel

« VBA est ouvert aux non-informaticiens. Pas besoin d’un lourd bagage pour être en autonomie. Mais c’est comme le poker, facile à comprendre, dur à maîtriser » détaille JP André.

Son livre « Macros et VBA » permet de déflorer le sujet, de connaître les possibilités du langage, d’étoffer sa connaissance et de casser les a priori. La vidéo, quant à elle, vient en complément et permet de visualiser les actions et possibilités.

Excel est utilisé dans la plupart des entreprises mais les possibilités évoluent toujours vite, qui plus est avec les nouvelles versions d’Office. Pour JP André, « il y a bien encore 15 à 20 ans de VBA devant nous ».

Comme pour tout sujet technique, il faut maîtriser a minima les principes. Outre la théorie, l’ouvrage permet également de s’exercer puisque chaque chapitre est suivi d’une série d’exercices (également téléchargeable) et, après la lecture complète, d’un plus spécifique permettant de créer une application complète !

ENI Service – Centre de formation propose également cette thématique pour une approche encore plus interactive et pratique. En apprenant à mieux vous servir des outils, vous serez capables de vous lancer pleinement dans VBA Excel. Et quand cela permet de passer de 10 minutes par jour sur une tâche à quelques secondes via un script, pourquoi se priver.

Quelques exemples

Jean-Philippe André, consultant autour des technologies Microsoft maintenant chez IBM, nous livre quelques bénéficies concrets apportés par la mise en place d’outils VBA Excel dans des entreprises :

« Un client avait besoin que ses commerciaux automatisent les devis avec 120 points de caractéristiques. Avec leurs fichiers papier, cela prenait 1h30. En proposant une interface, des contrôles et des saisies de données, ils passent aujourd’hui 10 minutes dessus. Ce temps gagné leur permet d’enrichir l’outil avec d’autres applications type Azure ou Access.

Autre cas concret : dans mon entreprise, IBM, le traitement de l’évolution de la performance prenait 3 mois avec un outil de collecte et des précotes. Aujourd’hui, grâce à un développement VBA Excel, c’est 15 minutes ! Déjà en 2010, sur Access, la vérification de factures prenait 8 semaines avant de pouvoir payer. Nous sommes passés à 8 minutes. »

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