La quantité de données personnelles et professionnelles stockées en ligne ne cessant de croître, garantir leur sécurité est un enjeu majeur. Les coffres-forts numériques répondent à cette préoccupation en offrant un espace sécurisé et chiffré, pour conserver ces données essentielle et vitale à l’abri des accès non autorisés, des cyberattaques et des pertes accidentelles.

Mais que cela soit pour les professionnels comme pour les particuliers, il faut bien évaluer les besoins et adopter de bonnes pratiques pour que le coffre-fort numérique reste un sanctuaire. Et évidemment, il faut choisir les bons outils…

Par Stéphane Atlani, spécialiste SI et auteur aux Editions ENI

Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?

Un coffre-fort numérique est une solution de stockage sécurisée conçue pour protéger des informations et des documents numériques sensibles.

Le principe de fonctionnement d’un coffre-fort numérique repose sur des technologies de chiffrages avancées. Ces technologies assurent que les données stockées ne peuvent être lues ou exploitées que par les personnes disposant des clés de déchiffrement appropriées, généralement sous forme de mots de passe ou de codes d’accès biométriques.

Cette barrière de sécurité est complétée par diverses mesures telles que l’authentification à deux facteurs, les sauvegardes automatiques et les protocoles de récupération de données, qui renforcent davantage la protection des informations sensibles.

Les coffres-forts numériques sont utilisés tant par les particuliers que par les professionnels. Pour les particuliers, ils offrent un moyen sûr de stocker des documents importants tels que les copies de passeport, les certificats de naissance, les testaments, les contrats immobiliers ou encore les dossiers médicaux.

Pour les professionnels et les entreprises, ils constituent une solution fiable pour sécuriser les secrets commerciaux, les données clients, les dossiers financiers et tout autre document confidentiel nécessitant une protection accrue.

Pour illustrer mes propos prenons deux exemples :

• Vous avez besoin de scanner votre passeport et vous stockez ceci dans le répertoire « Mes images » et le nom du document est passport.pdf. Pour les cyberattaquants il est facile de rechercher tous les fichiers comportant passeport et d’exfiltrer votre fichier. Dans un coffre-fort numérique le cyberattaquant est bloqué pour une authentification. 

• Un de vos collègues a exporté l’ensemble des salaires de l’entreprise dans un fichier Excel, intitulé salaire.xlsx. Il doit le transmettre au comptable, mais ne sait pas comment procéder pour le partager de manière sécurisée. Par conséquent, il le place dans un répertoire accessible à tous les employés de l’entreprise. Bien que cela puisse sembler surprenant, ce type de pratique est malheureusement fréquent. Un coffre-fort numérique pourrait répondre au besoin de ce collaborateur.

En résumé, un coffre-fort numérique est un garde-fou sécurisé pour les données numériques, en utilisant des techniques de chiffrage de pointe pour prévenir les accès non autorisés et garantir la confidentialité et l’intégrité des informations stockées. Son utilisation est devenue une pratique courante et essentielle pour la gestion sécurisée des informations dans notre société de plus en plus numérisée.

Quels usages du coffre-fort numérique pour les professionnels et les particuliers ?

Pour les professionnels

1. Protection des données sensibles d’entreprise : les entreprises peuvent utiliser les coffres-forts numériques pour sécuriser des documents confidentiels tels que les brevets, les secrets commerciaux, les contrats, et les dossiers financiers. Ces outils assurent que l’accès à l’information est strictement contrôlé et limité aux personnes autorisées.
2. Conformité réglementaire : de nombreuses industries sont soumises à des réglementations strictes concernant la gestion et la protection des données. Les coffres-forts numériques aident les entreprises à se conformer à ces exigences en offrant des solutions de stockage sécurisé qui garantissent l’intégrité et la confidentialité des données.
3. Collaboration sécurisée : ils facilitent la collaboration sécurisée en permettant le partage contrôlé de documents entre les employés, les partenaires et les clients, tout en assurant la protection contre les accès non autorisés. Nous pouvons citer la dématérialisation des fichiers de paies.
4. Sauvegarder et récupérer les données : Les coffres-forts numériques fournissent des solutions de sauvegarde automatique pour prévenir la perte de données importantes et facilitent la récupération rapide en cas d’incident.

Pour les particuliers

1. Sécurisation des documents personnels : les coffres-forts numériques permettent de protéger des documents importants tels que les passeports, les certificats de mariage, les testaments, et les dossiers médicaux. Cela limite le vol d’identité et assure que ces informations sont disponibles en cas de besoin. Par exemple en cas de perte de passeport à l’étranger, vous pourrez fournir une copie à votre ambassade.

2. Gestion des mots de passe : en plus de stocker des documents, certains coffres-forts numériques offrent des fonctionnalités de gestion des mots de passe, permettant aux utilisateurs de tous les stocker de manière sécurisée et d’accéder facilement à leurs comptes en ligne. Un sujet qui vaut un article à lui seul !

3. Archivage numérique : Les particuliers peuvent utiliser ces solutions pour créer un archivage numérique de leurs photos, vidéos, et autres souvenirs importants, assurant ainsi leur préservation à long terme contre les dommages ou pertes. Il est important de prendre en compte la quantité de données stockées, car le coût peut augmenter rapidement en fonction de l’espace de stockage requis.

Comment bien choisir son coffre-fort numérique en fonction des besoins ?

1. Évaluer vos besoins en sécurité: la première étape consiste à comprendre le niveau de sécurité dont vous avez besoin pour vos données.

2. Considérer la facilité d’utilisation : la sécurité ne doit pas rendre votre coffre-fort numérique difficile à utiliser au quotidien. Recherchez une interface utilisateur intuitive, qui vous permet de stocker, de récupérer et de gérer vos données facilement. La compatibilité avec plusieurs appareils et systèmes d’exploitation peut également être un facteur important, surtout si vous accédez à vos données depuis différents dispositifs.

3. Vérifier les options de partage et d’accès : examinez les options de partage offertes par le coffre-fort numérique et assurez-vous qu’elles correspondent à vos attentes en termes de contrôle et de sécurité des accès.

4. Prendre en compte les options de sauvegarde et de récupération : un bon coffre-fort numérique devrait offrir des solutions fiables pour la sauvegarde et la récupération de vos données en cas de perte ou de suppression accidentelle. Informez-vous sur les politiques de sauvegarde et les procédures de récupération des données pour vous assurer que vous pouvez toujours accéder à vos informations importantes. Il est conseillé de toujours effectuer soi-même une sauvegarde chiffrée de vos données.

5. Évaluer le coût : les coûts associés à l’utilisation d’un coffre-fort numérique peuvent varier largement en fonction de la capacité de stockage, des fonctionnalités offertes et du niveau de service. Déterminez votre budget et comparez-le avec les options disponibles, en tenant compte non seulement du prix mais aussi du rapport qualité-prix. Faites attention aux éventuels coûts supplémentaires liés à l’augmentation de l’espace de stockage ou à l’ajout de fonctionnalités avancées.

6. Faites vous accompagner : pour les professionnels il est important de vous faire accompagner par un prestaire spécialisé et de confiance sur la mise en place de telle ou telle solution.

Quelles sont les bonnes pratiques pour sécuriser et gérer son coffre-fort numérique ?

Adopter des bonnes pratiques pour sécuriser et gérer votre coffre-fort numérique est essentiel pour protéger vos données sensibles de manière efficace. Voici une série de bonnes pratiques :

1. Utiliser des mots de passe forts : créez des mots de passe complexes qui combinent des lettres majuscules et minuscules, des chiffres, et des symboles. Évitez d’utiliser des mots de passe faciles à deviner, comme des dates de naissance ou des noms d’animaux de compagnie. L’utilisation d’un gestionnaire de mots de passe peut vous aider à créer et à gérer des mots de passe forts et uniques pour chaque service. Le mot de passe est le premier rempart pour protéger de vos données.

2. Activer l’authentification à deux facteurs (2FA) : l’activation de l’authentification à deux facteurs ajoute une couche supplémentaire de sécurité en exigeant une seconde forme de vérification avant d’accéder à votre coffre-fort numérique. Cela peut inclure un code envoyé par SMS, un appel téléphonique, ou une notification via une application d’authentification. Cette protection supplémentaire ne vous garantit pas un compte inviolable mais permet de se prémunir de 95% des attaques informatique. De manière générale une bonne hygiène informatique est primordiale (voir par exemple le guide de l’anssi sur l’hygiène informatique)

3. Réaliser des sauvegardes régulières : assurez-vous de sauvegarder régulièrement les contenus de votre coffre-fort numérique. Cela peut vous aider à récupérer vos données en cas de perte, de vol ou de corruption de votre appareil principal. Les sauvegardes doivent être chiffrées et stockées dans un emplacement sécurisé et séparé.

4. Contrôler les accès : soyez prudent dans le partage d’accès à votre coffre-fort numérique. N’accordez des droits d’accès qu’aux personnes de confiance et uniquement lorsque c’est nécessaire. Sur certaines solutions, il est possible d’accorder des droits temporaires et/ou de créer des espaces partagés avec seulement des personnes spécifique, famille, collègue de travail par exemple. Révisez régulièrement les autorisations pour vous assurer qu’elles restent appropriées. Ces personnes ne doivent accéder qu’à la donnée dont elles ont besoin et rien d’autre.

5. Sécuriser vos appareils : assurer la sécurité de tous les appareils depuis lesquels vous accédez à votre coffre-fort numérique est primordial, c’est une des failles fréquentes. Cela comprend l’installation d’un logiciel antivirus, la mise à jour régulière des systèmes d’exploitation et la sécurisation des réseaux Wi-Fi.

6. Prudence sur les réseaux publics : évitez d’accéder à votre coffre-fort numérique lorsque vous êtes connecté à des réseaux Wi-Fi publics non sécurisés. Ces derniers peuvent être facilement compromis par des cybercriminels cherchant à intercepter vos données. Il est conseillé d’utiliser un VPN afin de chiffrer sa connexion.

7. Planifier pour la récupération d’urgence : mettez en place un plan de récupération de votre coffre-fort numérique, au cas où vous perdriez l’accès à vos comptes ou à vos appareils. Cela pourrait inclure la rédaction de procédures de récupération et la désignation d’une personne de confiance avec les instructions nécessaires pour accéder à vos informations importantes en cas de besoin.

En suivant ces bonnes pratiques, vous renforcerez la sécurité de votre coffre-fort numérique et protégerez efficacement vos informations personnelles et professionnelles contre les menaces et les risques de sécurité.

Quelques exemples d’offres de coffre-fort numérique

Dans cette partie je vais vous proposer uniquement des offres certifiées NF Z42-20, NF Z42-25, ou NF Z42-26 qui correspondent à des normes sur les coffres-forts numériques et l’archivage des données. Ces offres sont classées par ordres alphabétique :

• Cecurity.com propose un coffre-fort électronique certifié qui offre une communication sécurisée, intégrant toutes les fonctionnalités essentielles d’un coffre-fort numérique, telles que l’horodatage, le scellement des archives, un journal des preuves, le chiffrement, etc. Cette solution est conçue pour garantir la sécurité et l’intégrité des données stockées.

• Digiposte est une plateforme de coffre-fort numérique orientée vers les besoins des entreprises, avec une spécialisation dans la gestion des archives liées aux documents RH. Elle offre un espace sécurisé pour le stockage, le partage et la consultation des documents importants de l’entreprise.

• DocuWare fournit une solution de gestion électronique de documents complétée par un coffre-fort numérique certifié. Cette solution permet de stocker, partager et consulter des documents tout en garantissant leur intégrité. Elle est conçue pour faciliter la gestion documentaire dans les organisations de toutes tailles.

• Efalia propose un coffre-fort électronique certifié, spécialement conçu pour les PME. Sa simplicité d’utilisation en fait une solution accessible pour sécuriser et garantir la valeur probante des documents numériques sur le long terme.

https://www.xelians.fr/

• Gerermesaffaires.com offre aux TPE et PME un coffre-fort numérique complet et certifié. Il fournit un espace sécurisé pour la gestion et la conservation des documents d’entreprise, renforçant ainsi la cybersécurité des petites structures.

• Open Bee se distingue avec son offre Starter qui intègre un coffre-fort électronique certifié et hautement modulable, adapté aux besoins spécifiques des TPE et PME. Cette solution flexible permet une gestion documentaire efficace et sécurisée.

• Silae, c’est un coffre-fort numérique certifié axé sur les entreprises, avec un focus particulier sur la gestion des archives RH. Cette plateforme assure la conservation sécurisée et la gestion des documents RH dans un environnement protégé.

• Xelians propose une solution de coffre-fort numérique certifiée, orientée vers les besoins des PME et des professions libérales. Elle vise à offrir un espace sécurisé pour la gestion des documents professionnels, tout en assurant leur confidentialité et leur intégrité.

Chacune de ces solutions de coffre-fort numérique apporte ses propres spécificités, permettant aux utilisateurs de choisir la plateforme la mieux adaptée à leurs besoins en termes de sécurité, de gestion documentaire, et de conformité légale.

Conclusion

Les coffres-forts numériques représentent une composante essentielle de la stratégie de cybersécurité dans notre monde de plus en plus digitalisé. Que ce soit pour les particuliers souhaitant protéger leurs informations personnelles ou pour les entreprises cherchant à sécuriser des données professionnelles critiques, le choix éclairé d’un coffre-fort numérique et l’adhésion aux meilleures pratiques d’utilisation sont des démarches indispensables pour naviguer en toute sécurité dans l’environnement numérique actuel.

Si vous voulez en savoir plus sur le sujet, consultez le dernier livre de Stéphane Atlani

Disponible également dans la Bibliothèque Numérique pour les professionnels.

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