Beaucoup d’entre nous utilisent au quotidien des suites bureautiques que ce soit pour le traitement de textes, pour la manipulation de feuilles de calculs ou pour la création d’une présentation. Mais nous ne nous préoccupons que trop rarement du poids des fichiers produits. Quelle que soit la suite bureautique utilisée (Microsoft Office, Libre Office, Google Suite…), il est possible d’écoconcevoir ses documents en optimisant le poids du fichier, mais pas uniquement…

Article écrit par Hervé Boisgontier (voir son interview), paru dans le magazine Programmez n°264

– Et #@$ !§% ! Je ne peux pas envoyer ce document par mail, il est trop gros ! Il va falloir que j’utilise une plateforme de transfert…

– Mais est-ce que tu as d’abord essayé de réduire son poids ? Il est parfois possible de diviser le poids d’un fichier par 20 !

– Ah, oui mais je ne sais pas comment faire…

– T’inquiète, c’est très simple, je t’explique tout !

Le poids des images

Le problème principal de la prise de poids de nos fichiers bureautiques vient des images qu’ils contiennent. Les images ajoutées ne sont par défaut pas ou peu retravaillées pour optimiser leur poids.

D’une part, lorsque l’image est recadrée au sein du logiciel de bureautique, les parties cachées sont tout de même conservées afin de pouvoir retoucher le cadrage par la suite.

D’autre part, dans certaines suites bureautiques, les images conservent leur compression d’origine même si elle sont redimensionnées pour être affichées en tout petit.

Mais avant de regarder ce qu’il est possible de faire pour optimiser cela avec les différentes solutions, il est important de se poser la question de l’utilité des images utilisées. Si l’intérêt de l’image est très faible ou inexistant, l’évitement, c’est-à-dire ne pas mettre ces images dans le document, est alors la meilleure solution !

Optimisation des images pour Microsoft Office

Sous Microsoft Office, par défaut la résolution des images est limitée à 220 pixels par pouce (c’est-à-dire 220 dpi). Cette résolution est souhaitable pour imprimer des documents avec une grande qualité mais n’est pas nécessaire pour une simple consultation sur un écran.

Il est néanmoins possible de modifier la résolution et de supprimer les parties non visibles des images qui ont été recadrées.

Pour cela, il faut sélectionner une image et aller dans le menu Format de l’image.

Dans la section Ajuster du ruban, il faut cliquer sur l’icône “Texte de remplacement”.

Vous pouvez ensuite choisir d’appliquer la compression à l’ensemble des images du document en décochant la case Appliquer à l’image sélectionnée uniquement. La suppression des zones de rognage est intéressante pour ne conserver que les parties visibles des images qui ont été recadrées. Enfin, il est possible de choisir la résolution à utiliser pour les images.

Il est également possible de modifier le paramétrage d’Office afin de définir la résolution à utiliser par défaut pour les nouveaux documents.

Pour cela, il faut aller dans le menu Fichier.

Cliquer tout en bas à gauche sur Options.

Dans la fenêtre d’options il faut choisir la catégorie Options avancées. Il est alors possible de modifier les valeurs de la section Taille et qualité de l’image. Tout d’abord, il faut choisir Tous les nouveaux documents, ensuite, cocher la case Ignorer la modification des données pour ne pas conserver les zones non visibles après recadrage, et enfin, laisser la case Ne pas compresser les images dans un fichier et choisir une faible résolution dans le champ Résolution par défaut.

Il n’est malheureusement pas possible de modifier la compression de l’image depuis la suite Office, il est nécessaire d’utiliser un logiciel de retouche d’images tel que The Gimp pour cela avant d’insérer l’image dans votre document.

Optimisation des images pour Microsoft 365 (en ligne)

Le client léger pour la suite office est une version simplifiée par rapport au client lourd. Les options présentées précédemment ne sont malheureusement pas disponibles.

Les images sont conservées dans leur résolution d’origine et les zones non visibles à la suite d’un recadrage sont également conservées. Il est alors préférable de retravailler l’image dans un logiciel de traitement d’images au préalable pour effectuer les opérations de recadrage, de modification de la taille et de la résolution. Il est ensuite possible de l’enregistrer en choisissant le taux de compression voulu pour avoir une image la plus légère possible tout en conservant une apparence parfaite à l’œil nu.

Optimisation des images pour Libre Office

Sous Libre Office, il est possible de compresser les images. Mais, il est nécessaire de réaliser l’opération pour chaque image.

Il faut sélectionner l’image à compresser puis dans le menu Format cliquez sur Image puis Compresser ou accéder à cette option directement dans le menu contextuel. Il est alors possible de changer la résolution de l’image mais également sa compression.

Dans cet exemple, l’image a été retravaillée pour augmenter son taux de compression mais également diminuer sa résolution.

Attention, lorsque l’image est déjà compressée, il est possible que la modification des valeurs puissent être contre productive et augmenter la taille de l’image. Il est donc intéressant d’utiliser le bouton Calculer la nouvelle taille pour se rendre compte de l’effet.

Optimisation des images pour Google Suite (en ligne)

Dans la suite Google, les images voient leur taille et leur résolution automatiquement modifiées, ce qui est au premier abord une bonne chose. Malheureusement, il n’est pas possible de choisir ces valeurs. Les zones non affichées en raison d’un recadrage sont conservées et la modification des dimensions de l’image ne réduit en rien le poids de l’image. Il est donc préférable, dans ce cas de modifier l’image au préalable dans un logiciel de traitements d’image pour les opérations de recadrage, de modification de la résolution et des dimensions et de compression.

L’accessibilité des images

Un des grands principes de l’écoconception est que les solutions soient utiles, utilisables et utilisées. Il est donc nécessaire de faire attention à ce que les documents produits soient accessibles à chaque personne y compris celle ayant un handicap.

Pour les images, il est nécessaire de soit produire une alternative textuelle soit d’indiquer que l’image est décorative si elle n’apporte aucune information complémentaire par rapport à ce qui est déjà présent dans le texte.

Accessibilité des images dans Microsoft Office et Microsoft 365 (en ligne)

Dans le menu Révision du ruban, il faut cliquer sur Vérifier l’accessibilité. Pour chaque image, il est alors possible de renseigner un texte alternatif ou d’indiquer que l’image est uniquement décorative.

Accessibilité des images dans Libre Office

Libre Office propose les mêmes fonctionnalités pour créer des documents accessibles. Il faut aller dans le menu Outils puis choisir Vérification de l’accessibilité. Pour chaque image, le bouton Corriger ouvre une boite de dialogue permettant soit d’indiquer un texte alternatif soit de cocher la case Décoratif pour indiquer que l’image n’apporte aucune information supplémentaire.

Accessibilité des images dans Google suite (en ligne)

La suite proposée par Google est moins avancée en matière d’accessibilité. Il est nécessaire de choisir Texte alternatif dans le menu contextuel sur chaque image. Il est alors possible d’indiquer le texte alternatif. Cependant, il n’est pas possible d’indiquer que l’image est décorative.

Les polices de caractères

Optimisation des polices dans Microsoft Office

Pour s’assurer que le document produit soit consultable avec les polices de caractères que vous avez définies même si la personne ne les possède pas, il est possible d’incorporer ces polices au sein du document. Bien évidemment cela augmente la taille de votre fichier.

Mais vous pouvez paramétrer cela en allant dans le menu Fichier. Cliquer tout en bas à gauche sur Options. Dans la fenêtre d’options il faut choisir la catégorie Enregistrement. Il faut que la case Incorporer les polices dans le fichier soit décochée dans la rubrique Préserver la fidélité lors du partage du document.

Optimisation des polices dans Libre Office

Libre Office permet de manière similaire d’intégrer ou non les polices de caractères au document. Pour cela, il est nécessaire d’aller dans le menu Fichier puis Propriétés, enfin dans l’onglet Police, il faut que les cases d’incorporation des polices soient décochées.

Optimisation des polices dans Google Suite et Microsoft 365 (en ligne)

Les suites bureautiques en ligne ne permettent pas ce paramétrage.

Les formats de fichier

Lors de l’enregistrement de votre fichier, il est possible de choisir le format à utiliser. Les formats les plus utilisés sont le format Open XML de Microsoft (avec les extensions .docx, .xlsx, .pptx…) et le format Open Document utilisé par LibreOffice, OpenOffice, NeoOffice, StarOffice… (avec les extensions .odt, .ods, .dtp…)

Ces deux formats sont une archive compressée au format ZIP. Il est donc inutile voire contreproductif de chercher à compresser ces fichiers.

Une alternative classique est d’exporter le fichier au format PDF. Celui-ci a l’avantage d’être lisible nativement par n’importe quel navigateur web moderne. Ainsi pour un fichier transmis à d’autres personnes ou proposé en téléchargement, c’est l’assurance que la personne pourra consulter le document sans avoir à rien installer. Il faut néanmoins veiller à exporter le fichier en prenant garde de conserver la structure du document pour qu’il soit utilisable par les personnes non ou mal voyantes utilisant un lecteur d’écran.

Pour cela, il faut aller dans Fichier puis Exporter ensuite cliquer sur Créer un fichier PDF/XPS. Dans la boîte de dialogue, le bouton Options permet d’afficher la fenêtre suivante dans laquelle il est nécessaire de cocher la case Balises de structure de document pour l’accessibilité.

Conclusion

Le point crucial pour écoconcevoir ses documents bureautiques est de traiter les images qui les composent.

La solution idéale est de préparer ses images en amont dans un logiciel de traitement d’image afin de pouvoir régler le cadrage, la résolution de l’image et choisir la compression à lui appliquer.

La solution pratique est de retravailler les images directement dans la suite bureautique et d’effectuer les actions indiquées précédemment. Les suites bureautiques en ligne ne permettent malheureusement pas de faire aussi bien qu’avec les solutions installées sur nos machines.

Enfin, le travail en local est préférable plutôt que de solliciter le réseau et les équipements qui vont avec pour réaliser nos documents bureautiques.

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