La planification

La planification est le facteur clé de la conduite de projet web. Elle permet notamment de définir les tâches à réaliser, coordonner les actions, maîtriser les moyens, suivre les actions en cours et rendre compte de l’état d’avancement.

Dans un premier temps, il faut définir les phases du projet. Quand celles-ci sont identifiées, il faut les décomposer en lots de travaux. Enfin chaque lot doit correspondre à un ensemble de tâches à exécuter.

Pour chaque tâche, il faut ensuite associer une charge de travail (charge de développement, charge de conduite de projet, charge de recette, etc.) exprimée en jours/homme, des ressources humaines, matérielles et financières nécessaires.

1. Le recensement des tâches

Avant toute chose, pour chaque tâche identifiée, il faut définir :

Un objectif précis et mesurable : qu’attend-on précisément de la tâche, quel est le livrable attendu ?
Des ressources humaines, matérielles et financières adaptées : quelles sont les ressources nécessaires pour l’exécution de la tâche ?
Une charge de travail exprimée en nombre de jours/homme : combien la tâche nécessite-t-elle de jours/homme ?
Une durée ainsi qu’une date de début et une date de fin : quand doit commencer la tâche et quand doit-elle impérativement se terminer ?

Une tâche doit être assez courte (10-15 jours/homme) : il vaut mieux redécouper une tâche plutôt que d’accepter des tâches trop longues, celles-ci sont démoralisantes et difficiles à suivre.

Le travail de recensement des tâches doit être très fin afin de bien estimer les charges et les délais associés. Il ne faut pas hésiter à décomposer une tâche en "micro-tâches" puis d’estimer chacune d’entre elles. La somme des charges donnera alors une charge de la tâche plus précise. Si par exemple la tâche est la réalisation d’une bannière à positionner sur la page d’accueil, cette tâche peut être découpée comme suit :

Réalisation du visuel
Validation du visuel...

Le suivi

Le suivi de projet web est l’instrument de pilotage du projet web qui prend comme point de départ le planning de référence. Ce suivi est réalisé et est sous l’entière responsabilité du chef de projet web. Le suivi consiste à comparer le planning réel de l’exécution avec le planning prévisionnel. Le chef de projet web doit détecter tout écart de planning et mettre en place les actions nécessaires pour recoller au planning. À partir des comptes rendus d’activité et des réunions de suivi, il fait évoluer le planning et détermine l’avancement des tâches. Le chef de projet rend compte à la maîtrise d’ouvrage lors des réunions du comité de pilotage.

1. Le compte rendu d’activité

Le compte rendu d’activité est la pièce maîtresse du suivi de projet. Chaque membre de l’équipe fournit des comptes rendus d’activité (CRA), ceux-ci sont remplis tous les jours et communiqués en fin de semaine au chef de projet web. Ces CRA sont d’abord un moyen de suivi du travail accompli, un indicateur des problèmes rencontrés et également la matière première qui permet au chef de projet de faire évoluer le planning, de suivre l’état d’avancement et d’anticiper les risques. Le chef de projet doit être intransigeant sur la qualité du CRA et de sa régularité de mise à jour.

Lorsque des prestataires de service effectuent des missions au sein de l’entreprise, le compte rendu d’activité est le document de référence qui permet d’établir la facture mensuelle du prestataire.

Au sein du service de comptabilité, le CRA permet de ventiler le coût de la prestation sur différents projets s’il y a lieu d’être, et éventuellement sur différentes directions de l’entreprise.

Pour que les équipes ne perçoivent pas cet exercice comme une contrainte et adhèrent à l’automatisme de cette tâche, il convient d’opter pour une matrice de saisie relativement simple.

NOM Prénom			S-28 : 11/07/11 au 15/07/11
Date	Réf. projet	Réf. tâche	Durée	État...

Le pilotage et le management

Le pilotage du projet consiste à contrôler régulièrement que la conduite de projet est en phase avec le cadre initialement prévu. Le chef de projet web rend compte à la maîtrise d’ouvrage de l’état d’avancement du projet afin qu’elle ait toutes les informations nécessaires pour piloter à son niveau ce projet web. Ce projet fait certainement partie d’un ensemble de projets qui sont inclus dans la stratégie de l’entreprise.

1. Le comité de pilotage

Le chef de projet doit rendre des comptes au comité de pilotage. Le directeur de projet, qui représente la direction générale de l’entreprise, préside ce comité de pilotage.

Le chef de projet web communique régulièrement les tableaux de bord de son projet. Il les commente et apporte des explications aux écarts constatés par rapport au plan initial.

Le comité de pilotage vérifie que les indicateurs de projet sont alignés sur la stratégie de l’entreprise.

Le comité de pilotage porte également la responsabilité de :

La modification de planning : il est seul à prendre la décision de modifier le planning initial.
L’allocation de nouvelles ressources : à la demande expresse du chef de projet web et après consultation de ses propres indicateurs, le comité de pilotage octroie ou non les ressources demandées.
L’interruption d’un projet : le comité...