La phase de définition

L’objectif

Lorsque l’entreprise a inscrit dans sa stratégie un projet web, avant de se lancer dans la réalisation il convient de bien définir ce projet. Un projet web n’est pas anodin. Il répond à une attente ou un besoin précis. Ce projet aura obligatoirement des répercussions sur l’organisation de l’entreprise, sur son image de marque, sur son environnement concurrentiel. Cette phase de définition, qui est également une phase de préparation ou d’initialisation du projet web, est la première étape vers la réalisation du projet. Cette phase s’effectue en interne dans l’entreprise. L’objectif est de savoir si le projet est réalisable et dans quelles conditions.

Durant cette phase, au-delà de l’étude de l’existant, les besoins sont recueillis, le budget et le planning sont évalués avec précision, une équipe projet est proposée. La fin de la phase de définition est matérialisée par l’étude de faisabilité. Ce document sera remis à la direction générale afin qu’elle ait en main tous les éléments nécessaires pour étayer sa décision de réaliser ou de ne pas réaliser le projet. Si la décision de réaliser le projet est retenue, une note de lancement...

La définition du projet

Les commanditaires du projet web au sein de l’entreprise sont rarement des professionnels du Web. Ce sont des spécialistes dans leurs métiers. Il revient donc au chef de projet web de bien cerner ce que l’entreprise attend réellement du projet web. À ce stade du projet, il n’est pas encore question de spécifications fonctionnelles détaillées. Le chef de projet devra décrire les grandes lignes du projet.

1. Audit de l’existant

Souvent, le prérequis du projet est un audit du site web existant et de l’organisation de l’entreprise. Le rapport d’audit et les préconisations de l’auditeur seront les premières pistes du projet.

Le projet de site web part rarement de zéro, il part d’un existant à améliorer. Il est nécessaire d’analyser l’existant pour identifier ce qu’il faut garder et améliorer (référencement, publications riches, partenariats…) et ce qu’il faut écarter.

L’auditeur formalise ses préconisations dans un document. Ce document d’audit de l’existant permet d’avoir un état des lieux précis et vient en complément de l’étude des besoins.

2. Les besoins et les attentes

On ne démarre jamais un projet web sans raison, il y a au minimum un besoin et une attente qui sont à l’origine du projet. Il est important de bien identifier ce que l’entreprise attend vraiment de son site web.

Au sein de l’entreprise, il existe trois grands acteurs à ne pas négliger : les instances dirigeantes, les contributeurs (ceux qui vont faire vivre le site web) et les utilisateurs (les internautes cibles). Oublier les aspirations d’un acteur voue le projet web à l’échec. Il faut intégrer ces trois acteurs dans le processus de recueil des besoins.

Les instances de direction de l’entreprise mettront l’accent sur des besoins et des attentes liés à la stratégie de l’entreprise. Chacune des directions aura ses propres besoins et ses propres attentes en fonction de ses propres objectifs. Les directions les plus concernées sont souvent la direction générale, la direction de la communication, la direction commerciale, la direction...

L’organisation du projet

Après avoir défini le projet, le budget nécessaire, il ne reste plus qu’à aborder la notion de délai. Le chef de projet web doit définir les grandes phases du projet. Pour chaque phase, il convient de décrire les attentes et les livrables de fin de phase. Ces grandes phases regroupent chacune un ensemble d’étapes.

1. Le macroplanning

À ce stade, un macroplanning doit être défini et rédigé. Il reprend les différentes phases et les positionne dans le temps. Même si le chef de projet web ne doit fournir qu’un macroplanning (niveau phase), il peut pour lui-même commencer à planifier les différentes étapes composant une phase.

Toutefois, afin d’être certain de mobiliser en interne toutes les ressources nécessaires à la bonne réalisation du projet, il convient de sensibiliser la direction sur leur disponibilité, en détaillant par exemple la phase de conception, qui nécessite beaucoup de temps de validation.

Le macroplanning peut être réalisé avec un logiciel de planification spécialisé (par exemple MS Project de Microsoft).

Ce macroplanning permet de définir essentiellement une date de lancement et une date de fin du projet. Les jalons importants (surtout pour les validations lors de la phase de conception) doivent être mis en évidence.

Ce macroplanning doit permettre avant tout à la direction de l’entreprise d’appréhender la durée du projet.

2. La gouvernance du projet

Afin que tout soit clairement défini, il convient de nommer expressément les acteurs de la gouvernance du projet.

Qui est le directeur de projet et quel est son rôle, qui valide quoi et sous quelle forme font partie des questions auxquelles une réponse précise doit être apportée. S’il subsiste à ce niveau des zones d’ombre, le projet débute avec un handicap majeur. Cette gouvernance doit être validée par l’ensemble des acteurs afin que chacun prenne la responsabilité du rôle qu’il joue dans le projet.

Au-delà des rôles de chacun, des comités qui ont une vocation de suivi du projet doivent être constitués (comité...