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La mise en ligne et la phase d'exploitation
La mise en ligne
La mise en ligne est l’aboutissement du projet web. Tout ce qui a été pensé et réalisé va se retrouver en ligne, soumis à l’appréciation d’une population internaute que l’on a ciblée et pour laquelle on a essayé d’anticiper les attentes. C’est le moment de vérité. Mais le projet web ne s’arrête pas là pour autant. Tout va-t-il bien se passer pendant cette mise en ligne, le site va-t-il rencontrer le succès escompté, l’organisation interne mise en place va-t-elle réussir à maintenir ce site ? Toutes ces questions surgissent au moment de la mise en ligne. Cette phase n’est pas anodine, il faut la considérer comme une phase importante du projet, avec une méthodologie adaptée si l’on ne veut pas trébucher devant la ligne d’arrivée.
L’organisation et le déroulement seront différents s’il s’agit d’une première mise en ligne d’un site inexistant ou s’il s’agit d’une nouvelle version d’un site existant.
1. La mise en ligne d’un site inexistant
Lorsque le site web est inexistant, il est préférable de travailler sur un calendrier de deux dates. La première est la date sur laquelle les services marketing et communication vont communiquer, ce sera la date officielle de lancement du site web. Les campagnes marketing ou de communication pourront communiquer sur cette date de lancement.
La deuxième date est la date officieuse. Celle qui permet de mettre en ligne le site sans que l’internaute soit au courant. Cette mise en ligne permet de tester le bon fonctionnement du site, de mettre en ligne les derniers contenus à jour, de tester l’ensemble des flux externes.
Cette méthode n’est pas issue des cas théoriques mais des cas pratiques. Il est risqué de faire un grand show sans une dernière répétition en situation réelle. Internet le permet, il serait dommage de s’en priver.
Il est préférable de prévoir deux semaines entre la date officieuse et la date officielle. Il y a toujours des petits bugs qui apparaissent comme par enchantement une semaine avant la mise en production.
a. La mise en ligne d’un site caché...
La phase d’exploitation
La phase d’exploitation commence lorsque la phase de création est terminée, c’est-à-dire une fois que le site Internet est en ligne. Il faut désormais faire vivre ce site web en s’assurant notamment que les processus qui l’alimentent ont bien été identifiés et implémentés.
Il est fréquent que cette phase ne soit pas budgétée, ce qui est dommageable car garantir le bon fonctionnement du site demande des ressources.
1. Le processus d’exploitation
Avant toute chose, il est important d’identifier l’ensemble des processus d’exploitation qui vont faire vivre le site web et mettre en place l’organisation adaptée. En règle générale, on distingue deux grandes familles de processus : les processus techniques (assistance, sauvegarde, sécurité, intégration, etc.) et les processus fonctionnels (mise à jour de contenu, animation, analyse, etc.).
Un comité d’exploitation est constitué, il est composé des acteurs de la maîtrise d’ouvrage et de la maîtrise d’œuvre et est animé par les chefs de projet fonctionnel et technique web. Après avoir recensé l’ensemble des processus d’exploitation, la MOA et la MOE doivent apporter des réponses concrètes aux questions : Qui ? Quoi ? Comment ?
Le comité d’exploitation doit également définir les tâches qui seront réalisées en interne et celles qui seront confiées à un prestataire extérieur.
Chaque processus peut être présenté sous forme de fiche. Le classement par fiche permet de les retrouver plus facilement. L’ensemble des fiches processus doit être centralisé sur un serveur partagé et accessible à l’ensemble des intervenants.
2. L’exploitation technique
a. Sauvegarde des serveurs
La sauvegarde du site web et de tous ces contenus est obligatoire. Le site web peut à tout moment être indisponible pour des raisons externes (intrusion, virus, etc.) ou internes (évolution logicielle défaillante, mauvaise manipulation humaine, etc.). En règle générale, les sauvegardes concernent les serveurs d’hébergement des éléments...
Les maintenances
La maintenance consiste à apporter des modifications au site web livré, sans que celles-ci altèrent son bon fonctionnement ou ses fonctionnalités de base. Elle a pour objectif de rectifier les anomalies et de prendre en compte les évolutions demandées par les utilisateurs.
Deux types de maintenances existent : la maintenance corrective, qui consiste à corriger les erreurs, et la maintenance évolutive, qui revient à développer de nouvelles fonctionnalités.
1. Le budget de maintenance
Très souvent, le budget de maintenance est oublié ou sous-estimé. Alors que le budget développement est consommé et que le site est en ligne, il arrive que certains bugs non identifiés surgissent ou que de légères évolutions fassent leur apparition. Si l’équipe informatique n’a pas budgété les frais de maintenance, il peut y avoir un léger problème. En règle générale, le service informatique rogne sur d’autres budgets développement alloués à d’autres projets pour libérer les ressources nécessaires à la maintenance. Cette situation devient rapidement un cercle vicieux et l’ensemble des projets s’en trouvent pénalisés.
Il est préférable, lors de l’estimation budgétaire du projet, de prévoir l’enveloppe qui sera consacrée à la maintenance. Pour tomber juste, il faut prévoir un budget maintenance compris entre 15 % et 20 % du budget développement.
Ainsi, si les développements sont estimés à 1000 jours, il faut ajouter une enveloppe maintenance comprise entre 150 et 200 jours pour couvrir la maintenance corrective et la maintenance évolutive.
2. La maintenance corrective
Malheureusement il est courant que la livraison d’un site web nécessite dans les premiers temps une phase de corrections des bugs d’usage. Il peut s’agir de petits dysfonctionnements constatés lors de la phase de recette mais qui n’étaient pas catalogués...
La documentation projet
La gestion d’un projet web est une source de connaissances pour l’entreprise ; que celle-ci ait connu un succès ou un échec, il est toujours bon pour les projets futurs de centraliser la documentation projet. Elle permettra d’analyser le résultat. Elle matérialise la mémoire projet. La documentation d’un projet est trop souvent considérée comme une tâche obligatoire et souvent passée aux oubliettes.
Il est important de considérer cette documentation comme une phase obligatoire du projet et de l’inclure dans le cycle de vie du projet web.
Cette documentation projet regroupe chronologiquement les différents livrables du projet, de la phase de définition à la phase de mise en ligne.
Au minimum, on doit y retrouver la note de cadrage, l’étude de faisabilité, le cahier des charges, le cahier des spécifications fonctionnelles détaillées, le cahier des spécifications techniques détaillées, les maquettes de conception, le brief graphique, la charte graphique, la planification des tâches du projet, les tableaux de bord de la phase de réalisation et les procès-verbaux de validation des livrables.
Les manuels utilisateurs doivent être ajoutés à cette liste de documents lors de la livraison au même titre que toute la documentation...
La capitalisation
Lorsque l’on parle de capitalisation, on entend bilan de projet. Il s’agit d’archiver l’expérience métier qui découle du projet afin d’améliorer l’efficacité de la conduite pour les futurs projets web. Cette mise en mémoire doit être organisée en fin de projet et être disponible à tous les collaborateurs. Les chefs de projets web de l’entreprise doivent y trouver une méthodologie, un savoir-faire et un retour d’expérience qui font la richesse de l’entreprise. Cette gestion de la connaissance (knowledge management en anglais) fait partie du patrimoine de l’entreprise. Cette base de connaissances sera enrichie à chaque nouveau projet.
Certains grands cabinets d’audits et de conseils en informatique possèdent des bases de connaissances projet tellement détaillées que chaque consultant peut très rapidement déterminer les phases importantes et les contraintes de sa future mission et y puiser une méthodologie adaptée. Quel gain de temps, quel gain d’argent.
Une réunion de bilan peut être organisée entre les différents acteurs du projet de l’entreprise afin de passer en revue la gestion du projet web et d’identifier les points de non-fonctionnement qu’il faudra améliorer lors du prochain projet web....