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Les principes de la gestion financière du SI

Introduction

La gestion financière prise sous sa forme générale est utilisée dans la plupart des entreprises.

La méthode traditionnelle de répartition des coûts complets par centres d’analyse est utilisée depuis de nombreuses années. En effet, cette démarche correspondait à une logique comptable organisée autour de la production, avec un objectif essentiellement quantitatif. Elle devient progressivement obsolète.

La situation économique et technologique a considérablement évolué au cours des deux dernières décennies, se traduisant par une prédominance progressive de la consommation sur la production, de l’augmentation des services et du cycle de vie de plus en plus court des produits.

Le principe de la gestion des coûts

1. Les coûts des services

Il est possible d’utiliser un tableau de répartition des coûts pour les spécifier.

Lors de l’élaboration de celui-ci, toutes les charges doivent être recensées et classées par catégories (matériels, logiciels, ressources humaines...).

Dans le cas de l’approche classique, la méthode de répartition détermine les coûts directs ou indirects. Dans ce cas, il est possible de définir un modèle appelé par exemple « infrastructure », regroupant tous les éléments matériels (routeurs, câbles, serveurs, périphériques de stockage...).

La répartition des charges peut être définie selon le nombre d’utilisateurs de l’entité qui utilisent une partie ou l’ensemble de cette infrastructure.

Selon l’importance de l’entreprise et de son environnement informatique, la partie pratique de la méthode peut être représentée soit sur une feuille de calcul (Microsoft Excel, par exemple), soit à l’aide d’un logiciel plus complet.

L’important consiste à mettre en place des méthodes de répartition efficaces (simples à calculer, mais aussi réalistes).

2. La maîtrise des coûts

Cette maîtrise nécessite de traiter des points particuliers suivants :

  • la gestion dynamique des charges liées au système d’information, qui comprend :

  • les principaux inducteurs de coûts ;

  • les tendances de fond qui gouvernent leur évolution ;

  • la structure type du budget de fonctionnement et ses modifications temporelles.

  • la mesure des coûts liés au système d’information, qui implique de :

  • collecter les données réelles sur les charges ;

  • les répartir ;

  • détailler les coûts réels de façon rigoureuse, afin de mieux en comprendre l’origine et trouver des solutions pour les réduire.

  • le TCO (Total Cost of Ownership ou coût total de possession) : un indicateur clé (pour mieux gérer les actifs) :

  • la façon de le caractériser ;

  • la proposition d’une définition réaliste et d’un mode de calcul adapté.

  • les mises en œuvre...

Le passage à la méthode de comptabilité par les activités

1. La démarche traditionnelle ou des centres d’analyse

Préconisée en France par le Plan Comptable Général 1982, cette technique de calcul, dite des coûts complets, apportait dans son principe précision et fiabilité, à condition de se situer dans un environnement de production unique, ce qui est de moins en moins le cas. Cette démarche s’applique difficilement aux organisations dont le métier principal est la fourniture de services.

Malgré ses défauts, cette ancienne méthode correspondait à une logique industrielle de l’entreprise. En effet, il y a plusieurs décennies, la production était fondée sur une allocation simple des coûts, en raison de la forte spécialisation des activités commerciales et industrielles.

La main-d’œuvre représentait la majeure partie des dépenses, tandis que les charges indirectes étaient faibles en rapport. Leur allocation pouvait facilement s’effectuer sur la base des coûts de personnels. Cette méthode semblait satisfaisante.

Devant l’évolution du contexte économique, certains principes ont été progressivement modifiés :

  • Un grand nombre de dépenses, dont celles liées aux ressources humaines, sont au fur et à mesure devenues des charges fixes en raison de la politique des salaires et de l’augmentation des cotisations à caractère social.

  • Les entreprises sont passées d’une logique de production à celle de consommation, aboutissant à une segmentation très fine du marché.

De par les nouveaux besoins exprimés, l’organisation est donc obligée de proposer non plus un seul produit, mais une gamme plus étendue.

De plus, elle doit constamment innover très rapidement. Les cycles de vie des produits se raccourcissent et les prix du marché sont de plus en plus bas avec une exigence de qualité accrue.

La croissance des dépenses, associées à celles liées aux fonctions du support dans l’organisation des entreprises, se traduit par une part nettement plus grande des coûts fixes indirects dans les coûts globaux.

Ainsi, la méthode traditionnelle...

Les tableaux de bord et indicateurs

Cette partie en présente une vue générale des tableaux de bord. Pour aller plus loin dans leur conception, le lecteur est invité à consulter des ouvrages plus spécialisés qui sont décrits dans le chapitre dédié à la bibliographie.

Le tableau de bord est un instrument de mesure de la performance facilitant le pilotage en amont d’une ou plusieurs activités métier dans le cadre d’une démarche d’amélioration continue. Cet outil permet de réduire l’incertitude et facilite la prise de décisions en prenant en compte les risques associés.

Les tableaux de bord sont utilisés dans le cadre du pilotage de la performance de toute l’entreprise ou d’un de ses départements. Ils concernent les centres de responsabilité définis en :

  • centre de recette ;

  • centre de coût ;

  • centre de profit ;

  • centre d’investissement.

Rôles principaux

Essentiellement, ils permettent de :

  • faciliter la communication entre les différents départements et la direction de l’entreprise, sur une même base documentaire ;

  • remplir le rôle de référentiel commun ;

  • permettre une assistance au pilotage ;

  • aider à la prise de décision.

Fonctions

Les fonctions des tableaux de bord consistent à :

  • mesurer la performance et signaler les dysfonctionnements ;

  • contribuer à développer une capacité d’adaptation ;

  • être présenté comme un outil de communication pour toutes les entités de l’entreprise.

Types

Il existe différents types de tableaux de bord, selon leur finalité ou usage :

  • le modèle coût/délai/qualité : chaque indicateur est défini dans un espace tridimensionnel.

  • le Balanced Scorecard (tableau de bord prospectif), qui intègre la dimension stratégique. Il regroupe les perspectives suivantes : financière, client, processus interne, apprentissage organisationnel.

Les indicateurs de tableaux de bord comptables les plus courants sont surtout de type financier :

  • EBE = excédent brut d’exploitation.

  • ROCE = Return On Capital Employed ou rentabilité économique.

  • ROI = Return On Investment ou retour sur investissement.

  • VA = valeur ajoutée....

Les nouvelles normes internationales : IAS/IFRS

1. Présentation

Les normes IAS/IFRS (International Accounting Standard/International Financial Reporting Standard) sont des normes comptables internationales élaborées par l’IASB (International Accounting Standards Board) ou Bureau des standards comptables internationaux.

À partir du 1er janvier 2011, les organisations ou entreprises concernées par ces normes ont dû présenter des états financiers comparatifs totalement conformes aux IFRS.

La Commission européenne oblige les entreprises cotées à utiliser ces normes pour leurs comptes consolidés. Cependant, chaque État décidera des normes comptables pour les PME. Toutefois, une entreprise cotée, même de petite taille, sera incitée à adopter le référentiel IAS/IFRS.

La mise en place des normes IAS/IFRS implique des impacts non négligeables sur les systèmes d’information des entreprises. Pour répondre à ces normes, les entreprises doivent disposer des informations nécessaires et devant être collectées par leur informatique.

Certains experts de ces normes pensent à une possible transformation de l’architecture des systèmes d’information des entreprises, ce qui n’est pas encore le cas à l’heure actuelle.

2. Conception des IFRS pour les PME

La norme IFRS-PME repose sur les principes de base des IFRS et tente à la fois de limiter la complexité et de simplifier la charge administrative en omettant des règles et en réduisant les droits de vote et les exigences de divulgation.

Des avantages ont été accordés au niveau des divulgations, ce qui a amené une réduction des contraintes, sous les formes suivantes :

  • Les obligations d’information telles que stipulées en IFRS 7 (Instruments financiers) : les informations à fournir sur la base du marché des capitaux ne sont pas directement applicables sur les petites et moyennes entreprises.

  • L’article 27 exempte les exigences de divulgation de la base d’estimation de la valeur recouvrable comme prévu par la norme IAS 36.

  • La valeur actuelle des propriétés détenues à titre d’investissement financier n’a pas besoin d’être décrite...