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Extrait - Tableaux de synthèse et tableaux de bord Traitez et analysez de gros volumes de données avec Excel 2016
Extraits du livre
Tableaux de synthèse et tableaux de bord Traitez et analysez de gros volumes de données avec Excel 2016
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Importation et préparation des données

Importer des informations à partir de sources diverses

Présentation de quelques types de fichiers

Les logiciels actuels permettent dans la plupart des cas d’exporter les informations directement au format Excel. Les informations ne nécessitent donc pas, dans ce cas, de conversion pour l’importation. Un traitement au niveau des dates et des valeurs numériques pourra cependant être nécessaire.

Ci-dessous, nous vous présentons quelques formats de fichiers que vous pouvez utiliser lors de vos importations. Bien sûr, ceci ne constitue pas une liste exhaustive, nous nous limiterons dans cet ouvrage, aux formats les plus courants.

Fichier CSV

Le format CSV (Comma Separated Value) est un fichier dans lequel les données sont sauvegardées sous forme de liste. Chaque ligne représente un enregistrement, la première ligne du fichier comporte les noms des champs. Le délimiteur des champs est en général la virgule (parfois le point-virgule), les valeurs peuvent être délimitées par les guillemets. Les guillemets ne sont pas obligatoires mais si un champ contient un signe ( , ou ; ) les guillemets sont obligatoires pour ne pas confondre ce signe avec un séparateur.

Le fichier CSV ci-dessous comporte cinq champs et le séparateur est le point-virgule.

images/Chap02-001.png

Fichier texte

Dans un fichier texte (*.txt), les données peuvent être délimitées par des tabulations, des virgules, des points-virgules, des espaces…

Il existe deux types de fichiers texte : délimité ou à largeur fixe.

Le type délimité signifie que les champs sont séparés par des caractères spéciaux (tabulation, virgule, point-virgule…).

images/Chap02-002.png

Le type fixe n’incorpore pas de séparateurs mais des espaces qui permettent à chacun des champs de toujours débuter au même numéro de caractère.

images/Chap02-003.png

Fichier Access

Microsoft Access, système de gestion de bases de données relationnelles, permet de créer et gérer une base de données. Un classeur Excel est composé de plusieurs feuilles de calculs, une base Access est constituée d’objets. L’objet contenant les données s’appelle une table.

Une base de données va ainsi contenir plusieurs tables mises en relation. Outre les tables...

Préparer vos données pour utiliser des éléments conformes

Préparer ses données, pourquoi ?

Même si la plupart des logiciels actuels permettent une exportation "propre" vers Excel, vous aurez parfois à appliquer un traitement aux données importées.

Différents cas peuvent se présenter :

  • Les données numériques sont sous forme de textes et non de nombres.

  • Les dates ne sont pas reconnues comme des dates ou ne sont pas sous la forme jj/mm/aaaa.

  • Les textes présents dans une colonne sont à scinder en deux.

  • Il manque des zéros devant certains codes postaux.

  • Les numéros de téléphone n’ont pas le zéro comme premier caractère.

  • Il y a des doublons dans les données importées.

Afin de mettre en pratique ces modes de préparation des données, nous allons travailler sur le classeur Conversion.xlsx. Ce classeur contient dans chacune de ses feuilles des exemples de données incorrectes.

 Ouvrez le fichier Conversion.xlsx.

Transformer des valeurs stockées sous forme de textes en nombres

La feuille Nombre1 contient une série de nombres saisis sous forme de textes.

images/Chap02-055.png

Vous disposez de plusieurs indicateurs pour vous rendre compte que la colonne ne contient pas des valeurs numériques correctes :

  • Les éléments sont alignés à gauche.

  • Excel trouve des erreurs et les indique par un petit triangle vert dans le coin supérieur gauche de la cellule.

Lorsqu’Excel a "remarqué" une erreur, la correction est très simple à mettre en place.

 Sélectionnez l’ensemble des valeurs concernées.

 Déroulez le menu contextuel, puis sélectionnez l’option Convertir en nombre.

images/Chap02-056.png

Les données sont immédiatement converties, les nombres sont maintenant alignés à droite et il est possible d’appliquer un format séparateur de milliers à l’ensemble des cellules. 

Dans l’éventualité où Excel ne vous signale aucune erreur, une astuce pour transformer vos données textuelles en nombres est de réaliser un collage spécial.

 Sélectionnez l’ensemble des valeurs concernées.

 Ctrl C pour les copier.

 Cliquez dans une colonne vierge....