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  3. Introduction à la notion de temps
Extrait - Apprenez à gérer le temps Concevez planning, échéanciers, tableaux d'absence avec Excel (versions Office 365, 2019 et 2016)
Extraits du livre
Apprenez à gérer le temps Concevez planning, échéanciers, tableaux d'absence avec Excel (versions Office 365, 2019 et 2016)
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Introduction à la notion de temps

Que signifie gérer le temps sur Excel ?

Gérer le temps, c’est tout simplement utiliser des données de type dates et heures.

Les dates et les heures obéissent à des règles particulières de saisie, de conversion, de calcul et de format.

Nous allons commencer par définir ces règles, pour que vous puissiez aborder ensuite plus confortablement les chapitres suivants.

Comment saisir une date ?

La saisie d’une date dans Excel se fait en séparant chaque élément de la date (jour, mois et année) par la barre de fraction "/" ou par le trait d’union "-". Voici quelques exemples de saisie :

21/12/19

21/12/2019

21-12-19

21-12-2019

Lorsque vous ne saisissez que le jour et le mois 21/12 ou 21-12 le logiciel considère qu’il s’agit de l’année en cours et complète automatiquement votre saisie en renseignant l’année 21/12/2019.

Si vous saisissez la date à l’envers : 2019/12/21 elle est aussitôt changée en 21/12/2019.

Quand vous saisissez une date en écrivant l’année avec seulement deux chiffres 13, cette date sera forcément comprise entre 1930 et 2029.Ainsi si vous écrivez 21/02/20, cette date sera aussitôt traduite par 21/02/2020 et non par 21/02/1920.

Si vous êtes amené à travailler avec des dates antérieures à 1930, ou au-delà de 2029 (ou 2049 selon la version de Windows), elles devront impérativement être saisies avec quatre chiffres et non deux.

Vous pouvez personnaliser la période de prise en compte des dates dans les paramètres régionaux de Windows.

 Windows 10 : cliquez sur le bouton Démarrer images/03SOB01N.PNG puis sur le bouton images/03SOB02N.png.

images/03SOB03N.png

 Cliquez sur Heure et langue, puis dans la zone Paramètres...

Comment saisir un temps ?

La saisie d’un temps se fait en séparant chaque élément du temps (heures, minutes, secondes) par le caractère deux-points ":".

12:25:15

22:10

01:00

Si les heures sont saisies uniquement sur des valeurs de 0 à 12, il convient de rajouter un espace puis la lettre a (pour AM) ou p (pour PM) à la fin de votre saisie.

11:20:15 a

sera transformé automatiquement en

11:20:15 AM

8:10 p

sera transformé automatiquement en

8:10 PM

La codification réelle des dates et heures

Il est important de savoir que ce que vous voyez, lorsqu’il s’agit d’heure ou de date, n’est qu’un format pour Excel, c’est-à-dire une manière de présenter ce type de données de façon compréhensible par tous.

En réalité, la valeur date ou heure est traduite par le logiciel en valeur numérique. C’est ce qui explique que nous ayons la possibilité de faire des calculs avec des dates et des heures.

Cette valeur numérique a une signification différente selon qu’il s’agisse d’une date ou d’un temps.

Les dates

Les dates sont converties par le logiciel en nombre de jours à partir du 01/01/1900, date à laquelle il affecte la valeur 1. Vous pouvez le vérifier aisément en tapant dans une cellule cette date puis en lui appliquant le format Standard.

Ainsi la date 21/12/2019 est stockée sous la forme de la valeur numérique 43820, sous- entendu le nombre de jours écoulés depuis le 1er janvier 1900.

Ces valeurs numériques sont appelées numéro de série.

Le calendrier par défaut de Windows débute le 01/01/1900 alors que pour Mac il démarre au 01/01/1904. Vous pouvez modifier le calendrier à partir des options Excel : onglet Fichier - Options - Options...

Les formats

Les paramètres régionaux

Les formats des dates et heures sont par défaut paramétrés dans les paramètres régionaux de Windows.

Pour savoir comment accéder à cette boîte de dialogue, reportez-vous à la section Comment saisir une date ? de ce chapitre.

images/03SOB06N.PNG

Dans cette fenêtre vous pouvez choisir d’utiliser les formats date et heure d’un pays, et définir deux formats court et long pour les dates et pour les heures, mais également préciser quel est le premier jour de la semaine.

Pour accéder à des options supplémentaires, cliquez sur le bouton Paramètres supplémentaires.

Inconvénient des formats date et heure

Reconnaissance des formats saisis

D’une manière générale, le logiciel Excel analyse chacune des données saisies et lui affecte automatiquement un format.

Lorsque vous saisissez une date dans une cellule, elle est reconnue comme date par le logiciel et il lui affecte, à juste titre, le format Date.

Il en est de même pour les heures.

L’inconvénient de cet automatisme est que la cellule qui a contenu une date ou une heure reste figée sur ce format. Ainsi, si vous saisissez une valeur numérique dans cette même cellule, elle est également convertie au format date (ou heure).

De même que, lorsque vous effectuez des calculs...

Travailler avec les heures

Convertir un temps en fraction d’heures, de minutes, ou de secondes

Le type d’erreur assez répandu est de convertir par exemple 2 heures et 30 minutes par 2,30 heures. Cela est totalement faux, cela doit être traduit par 2,5 heures.

Nous allons voir à partir d’un exemple comment convertir un temps en fraction d’heures, de minutes ou de secondes. Vous verrez que ce n’est, finalement, qu’une question d’arithmétique.

images/03SOB17-V13.png

Pour passer de 02:30:55 à 2,52 heures, il convient de multiplier le temps par 24, puis d’affecter le format Nombre à votre résultat. Pourquoi 24 ? Simplement car le temps est une portion de jour et un jour correspond à 24 heures.

 Ainsi en B2 saisissez la formule suivante : =A2*24. Cela donne en premier lieu 12:22:00 puis appliquez le format Nombre pour obtenir 2,52 heures.

Pour passer de 02:30:55 à 150,92 minutes, il convient de multiplier par 24 puis par 60. Pourquoi 60 ? Parce qu’une heure correspond à 60 minutes.

 Ainsi en C2 saisissez la formule suivante : =A2*24*60. Cela donne en premier lieu 22:00:00 puis appliquez le format Nombre pour obtenir 150,92 minutes.

Pour passer de 02:30:55 à 9055 secondes, multipliez par 24, puis par 60 puis encore par 60, parce qu’une minute correspond à 60 secondes.

 Ainsi en D2 saisissez la formule suivante : =A2*24*60*60. Cela donne...

Les calculs avec les dates

Travailler avec des dates n’est pas aussi simple qu’on pourrait le penser, pour plusieurs raisons :

  • Les mois sont de longueurs différentes : 28, 29, 30, 31 jours.

  • Les années sont de longueurs différentes : 365 ou 366 jours.

  • Les jours fériés ne sont pas toujours fixes comme Pâques, l’Ascension…

C’est pourquoi, il est indispensable dans certains cas d’utiliser les fonctions intégrées d’Excel qui permettront d’aplanir ces difficultés.

Cependant il est possible de faire quelques calculs simples tels que l’addition et la soustraction. Vous obtenez alors des nombres de jours, ou des dates si vous changez le format.

Voici des exemples de calculs simples :

images/03SOB17N.PNG

Voici le détail des formules correspondantes :

images/03SOB18N.PNG

Cela se complique lorsque vous voulez calculer une différence entre deux dates et que le résultat désiré doit être exprimé en nombre de jours, de mois et d’années.

Prenons l’exemple du calcul de l’âge :

images/03SOB19N.PNG

Le résultat obtenu en B5 nous indique un âge de 8935 jours… Pas commun d’annoncer l’âge de cette manière !

Pour revenir à une présentation plus commune, nous avons appliqué un format personnalisé qui convertit le nombre de jours en années, mois et jours. Mais le résultat obtenu...

Un peu d’histoire

Nous ne pouvons aborder les calculs avec dates et heures, sans prendre quelques instants pour en comprendre les origines.

Astronomie

Le temps comme unité de mesure est basé sur l’astronomie c’est-à-dire l’observation des astres.

Le soleil, la lune, la terre…

Le jour : l’une des premières mesures observées correspond au jour. Elle traduit le temps que met la terre à effectuer un tour complet sur elle-même. C’est l’unité de mesure la plus naturelle puisque visible par tous : "déplacement" du soleil de l’est vers l’ouest, lever et coucher du soleil.

Les heures : avant de parler d’heures, des points de repère balisaient le jour et toujours en relation avec le soleil ou la lumière. On parlait de crépuscule, aube, lever et coucher du soleil, zénith, pleine nuit, aurore, etc.

Le découpage d’une journée en 24 heures a été, semble-t-il, inventé par la civilisation babylonienne. Ils avaient commencé par un découpage en douze heures, qui aurait été emprunté aux Égyptiens, douze pour le jour, douze pour la nuit, puis par besoin de précision dans les calculs astronomiques ils passèrent à 24 heures. L’usage du découpage en deux fois douze est encore présent dans beaucoup de pays. On parle de 7 h du matin et de 7 h du soir, on ne dit pas toujours 19 h.

Les minutes et les secondes : toujours pour l’étude des astres, le besoin de précision a amené à découper les heures en minutes puis en secondes. Le système de numérotation des Babyloniens était en base 60 (système sexagésimale), ce qui tout naturellement devait amener un découpage en 60 unités.

L’année...