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Le démarrage du nouveau SI

Le démarrage

1. Les fenêtres de tir

Un Go Live ne peut pas se faire à n’importe quelle date. Cela dépend évidemment de l’entreprise elle-même, de sa saisonnalité, de sa clôture comptable annuelle, etc.

D’une manière générale, il est fortement recommandé de faire le Go Live le premier jour d’un mois (même si la préparation peut avoir lieu quelques jours avant). En effet, changer de système au milieu d’un mois va avoir des conséquences désagréables sur la comptabilité (gérée dans deux systèmes pour un même mois) ainsi que pour les tableaux de bord (indicateurs à consolider à partir de deux systèmes pas nécessairement homogènes).

À titre d’exemple, prenons le cas d’une entreprise, dans l’hémisphère nord, dont les congés sont majoritairement sur les mois d’été et un closing annuel au 1er janvier.

1er janvier

C’est une date intéressante. Une année entière dans un système, l’année suivante dans le nouveau système : un seul système par année. Comptablement, c’est également plus simple.

En revanche, cela demande des formations des utilisateurs en décembre et une préparation du Go Live lors des congés de fin d’année. De ce fait, cela suppose de ne pas autoriser de congés pendant cette période.

1er février

Ce n’est pas une date à envisager, sauf si la comptabilité n’intervient pas. En effet, les comptables sont entièrement focalisés sur la clôture annuelle et ne seront pas disponibles. Or, tous les flux vont se terminer en comptabilité, et naviguer à vue sans savoir si les transactions sont bien comptabilisées s’avère être un gros risque.

1er mars, 1er avril, 1er mai

Ce sont des dates envisageables, les comptables étant théoriquement sortis des closings annuels ou peu sollicités. Faites cependant attention à la charge de travail de la préparation de l’assemblée générale.

1er juin

À ne pas privilégier. En effet, après un Go Live, une phase de stabilisation est nécessaire....

Le post-démarrage

1. La productivité

Au démarrage, il est habituel de constater une perte de productivité. En effet, même si la formation a bien été réalisée et les compétences bien acquises, le changement de système déstabilise, les habitudes sont perdues. De ce fait, chaque utilisateur va effectuer probablement les opérations en prenant plus de temps. Il est également possible que des bugs surviennent lors du démarrage. De plus, si l’organisation a changé, il est également possible que certains se demandent qui doit faire quoi.

De multiples causes vont affecter la productivité. Il ne faut donc pas s’en inquiéter plus que nécessaire, mais l’anticiper. Pour ce qui est de la résolution des incidents, la mise en place d’une cellule de crise est essentielle (cf. chapitre Le démarrage du nouveau SI - Le démarrage - Gestion de crise). Pour ce qui est de la perte de productivité des opérations, il faut prévoir des ressources additionnelles pour absorber temporairement cette perte de productivité. Il faut anticiper également la formation de ces personnes ainsi que leur poste et prévoir que ce renfort se concentre sur les opérations les plus faciles afin de laisser les opérationnels sur les opérations les plus complexes.

2. L’impact pour...

La fin du projet

1. Les rôles post Go Live

L’utilisateur

  • Il est responsable de la validité des données qu’il entre dans le SI.

  • Il doit s’assurer de suivre correctement les procédures décidées.

  • Il doit appliquer les règles de gestion de son métier ainsi que ses process.

  • Il doit signaler à son référent fonctionnel, le Key Users, toute manière de faire non prévue aux procédures.

Le Key Users

  • Il déclare les incidents.

  • Il forme les nouveaux utilisateurs et les nouveaux formateurs relais sur les sites.

  • Il formalise les demandes d’évolution.

Le Pilote métier

  • Il est responsable de l’application des règles de gestion de son métier ainsi que de ses process.

  • Il valide les demandes d’évolution.

Le Responsable de site

  • Il est responsable de la fiabilité des données SI de son site.

  • Il s’assure que les utilisateurs de son site suivent correctement les procédures décidées.

  • Il s’assure que les utilisateurs du nouveau SI ont été correctement formés et savent l’utiliser.

  • Il s’assure que ses équipes appliquent les règles de gestion de l’entreprise ainsi que ses process.

2. Le Kick Out

C’est la réunion signifiant la fin du projet. Il est aussi important de lancer le projet que de signifier qu’il est fini....

L’après-projet

1. Pourquoi un après-projet ?

Une fois le projet terminé, il faut capitaliser les compétences et l’expérience acquise. Il faut également organiser le « service après-vente du projet ».

À la clôture du projet, il faudra apporter des réponses aux questions suivantes (qui auront dû être anticipées) :

  • Les personnes qui ont participé au projet ont « grandi », ont acquis de nouvelles compétences. Que deviennent-elles ?

  • Quelle expérience tirer de ce projet qui pourra être utile à d’autres projets ?

  • Faut-il mettre en place les nouvelles fonctionnalités présentes dans l’ERP, mais pas encore utilisées ?

  • Quelle sera l’organisation pour les prochaines montées de version ?

  • De quelles précautions faut-il s’entourer pour ne pas retomber dans l’obsolescence ?

2. La gestion des ressources humaines

Les personnes clés du projet ont grandi, pris de la hauteur, développé leur réseau interne, appris à gérer des désaccords, des conflits, des priorités. Elles sont devenues des « pépites » pour l’entreprise. Leur point de chute a été prévu avant même le début du projet (cf. chapitre La mise en place du projet). Elles ont été identifiées dans un « réservoir à potentiel », prêtes à prendre une fonction importante quand elle se présentera.

C’est à ce moment-là que la gestion des carrières, menée par la RH, doit prendre le relais, et proposer très tôt des possibilités d’évolution. L’employabilité de ces ressources clés a bel et bien augmenté, et le risque de départ peut être important, ce qui serait une véritable perte pour l’entreprise. Leur proposer des évolutions est totalement conforme au fait qu’elles ont de nouvelles compétences très utiles pour l’entreprise, et donne également l’image que les projets sont des tremplins de carrière, ce qui est évidemment très positif pour les futurs projets.

3. La gestion des incidents

La gestion...