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Extrait - Le Product Owner Maîtriser son rôle et ses missions (2e édition)
Extraits du livre
Le Product Owner Maîtriser son rôle et ses missions (2e édition) Revenir à la page d'achat du livre

Communiquer plus efficacement

Introduction

Ce sixième chapitre permet d’améliorer ses compétences en matière de communication. La communication d’informations complexes étant un facteur majeur de réussite de la mission du Product Owner, il est important de maîtriser ces connaissances.

Les bénéfices du management visuel

Le management visuel permet de répondre efficacement à des enjeux de production et de gestion nécessitant de raccourcir des délais. Il est utilisé pour traiter des informations. Plus une information est complexe ou comporte de ramifications devant être prises en compte, plus le management visuel sera efficace. Souvent attribué à Toyota et au Kanban, le management visuel existe en réalité depuis des siècles.

Un agenda papier ou électronique est un outil de management visuel. Une liste ordonnancée contenant l’ensemble des rendez-vous de la semaine possède exactement la même information qu’un tableau avec une colonne par jour et une ligne par heure comportant des cases dans lesquelles on inscrit les rendez-vous à la jonction appropriée. C’est une présentation différente permettant d’accéder plus facilement à une information dérivée :

Quel jour et à quelle heure puis-je trouver deux heures consécutives pour cette nouvelle réunion ?

1. Accéder plus facilement à une information complexe

L’exemple précédent est assez simple, sauf pour ceux qui doivent jongler avec de multiples priorités. Il devient plus complexe lorsqu’il s’agit de visualiser l’organisation du...

Les outils de management visuel

Scrum n’impose pas de recourir au management visuel. Cependant, quelques extraits du guide Scrum montrent que les informations que la Scrum Team doit communiquer peuvent s’avérer complexes à transmettre. De plus, des décisions étant prises sur la base de ces informations, il est essentiel qu’elles soient correctement transmises et assimilées dans le délai le plus bref, afin d’accroître la valeur et l’agilité de l’organisation.

À tout moment, la somme de travail restant pour atteindre un objectif de développement peut être calculée. Le Product Owner suit l’évolution de la somme de travail restant au moins à chaque revue de Sprint. Il compare cette quantité à la somme de travail restant lors des revues de Sprint précédentes afin d’évaluer la progression vers l’achèvement du travail prévu dans les délais voulus par l’objectif. Cette information est rendue transparente pour toutes les parties prenantes.

À n’importe quel moment d’un Sprint, la somme totale de travail restant dans le Backlog de Sprint peut être calculée.

Scrum repose sur la transparence. Les décisions pour optimiser la valeur et contrôler le risque sont prises en se basant sur l’état perçu des artefacts. Dans la mesure où la transparence est complète, ces décisions ont une base solide. Dans la mesure où les artefacts ne sont pas totalement transparents, ces décisions peuvent être faussées, la valeur moindre et le risque accru.

Guide Scrum 2017

Cette pratique consistant à utiliser davantage de supports visuels n’est cependant pas une fin en soi, mais un moyen qui ne saurait en aucun cas se substituer aux vertus de l’empirisme. Le Product Owner doit donc rester vigilant et ne pas établir une prospective sur la base de statistiques ou d’études comparées de tableaux ou de graphiques, mais s’appuyer en permanence sur des données empiriques.

Diverses pratiques existent pour évaluer la progression, telles que les courbes du « burn-down », ou celles du « burn-up » ou les diagrammes de flux cumulatifs. Bien que leur utilité soit prouvée...

Communiquer efficacement

Le Product Owner peut avoir une excellente vision du produit et un plan opérationnel parfaitement adapté à la situation, mais s’il ne sait pas communiquer efficacement ces informations, cela ne lui sera pas d’une grande utilité.

Un savoir, une connaissance, une vision produit… tous ces éléments reposent sur de multiples unités d’information pouvant être de deux natures différentes :

  • Les informations explicites, qui peuvent être expliquées et qu’il est nécessaire de transmettre afin d’être compris.

  • Les informations implicites, que l’on croit partagées alors qu’elles ne sont pas ou mal transmises tant elles sont difficiles à communiquer de par leur nature implicite.

Par exemple, si un sculpteur écrit qu’il faut tailler le marbre dans le sens de la pierre en ressentant son âme, un profane peut apprendre cette instruction par cœur, elle ne lui servira à rien. Nombreux sont les « grands maîtres » possédant une expérience supérieure à 50 000 heures qui, pour enseigner à leurs élèves, mettent ces derniers dans des conditions d’échec répété à seule fin de parvenir à pratiquer un mouvement parfait. Certaines connaissances ne se transmettent ni par écrit ni par oral, mais en présence physique. Elles reposent sur des informations implicites. C’est pour cette raison que Scrum recommande que toute la Scrum Team soit située dans le même lieu géographique.

Quels que soient les efforts déployés par le Product Owner, il sera toujours difficile de s’assurer que les informations implicites sont correctement partagées par tous les acteurs. En revanche, quelques efforts d’attention et de choix des supports les plus efficaces permettent de maximiser rapidement la qualité de sa communication.

1. L’information visuelle

Les chapitres précédents illustrent les bénéfices que le Product Owner peut tirer d’une communication visuelle, notamment en permettant de mieux transmettre certaines informations implicites et confirmant l’adage « Un bon croquis vaut mieux qu’un long discours ».

Toutefois...