Construire un intranet avec SharePoint 2019

Présentation

Les outils de collaboration au sein des entreprises sont au coeur de toutes les préoccupations. Disposer d'un outil transverse qui puisse agréger et centraliser les informations, fluidifier la collaboration entre les services, être attrayant et accessible partout et tout le temps est un réel enjeu pour les organisations de toutes tailles. Les bénéfices directs et indirects vont de la conservation des talents jusqu'à l'augmentation de la productivité. Réussir ce projet est en enjeu stratégique et à très forte visibilité.

Ce livre s'adresse à tous les managers, décideurs, chefs de projets, architectes qui vont être impliqués dans des projets de cette envergure, qu'ils/elles fassent partie de l'organisation du client final ou de celle d'un prestataire qui sera amené à intervenir à l'une ou l'autre des différentes phases du projet.

Après une présentation des contextes et des enjeux liés à la mise en place d'un intranet, vous découvrirez SharePoint 2019 « avec notamment l'avènement des contenus Modernes » et commencerez par définir la structure de votre intranet. Le chapitre suivant vous permettra de maîtriser les principales fonctionnalités de publication de SharePoint 2019 : l'organisation des données, des documents ainsi que la publication de contenus.

Un chapitre complet est dédié à la collaboration avec SharePoint 2019 pour vous permettre d'en maximiser les usages et les bénéfices. Les notions abordées iront de la mise en place de la co-édition de documents au travail en mode déconnecté avec OneDrive en passant par l'automatisation des processus grâce aux workflows.

Vous verrez ensuite comment gérer au mieux certaines fonctionnalités transverses : l'espace personnel, les profils utilisateur et définir les règles de sécurité (groupes, rôles, niveaux d'autorisation...). Un chapitre est consacré à Office 365 pour vous présenter cet environnement de travail collaboratif et vous montrer comment tirer parti d'une hybridation entre SharePoint 2019 et Office 365.

Le livre se termine par un chapitre sur la mise en place d'une gouvernance efficace de SharePoint 2019 pour favoriser son adoption et permettre l'évolution des usages.

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Table des matières

Contextes et enjeux d’un intranet

A. Contexte et enjeux
B. À propos du livre

Découvrir SharePoint

A. Connaître les concepts et l’architecture générale
1. 1. Les applications web
2. 2. Les collections de sites
3. 3. Les sites
4. 4. Les services transverses
B. Déterminer les licences et la bonne édition (standard ou Entreprise)
1. 1. Mode de licence et nombre d’utilisateurs
2. 2. Les fonctionnalités présentes dans les différentes éditions
  1. a. La recherche
  2. b. Les solutions d’entreprise
  3. c. L’aide à la décision pour tout le monde
C. Comprendre les évolutions depuis la version SharePoint 2016
1. 1. Évolutions pour les utilisateurs
  1. a. Expérience MODERNE
  2. b. Collaboration
2. 2. Évolutions pour les équipes IT
3. 3. Fonctionnalités déconseillées et/ou supprimées
4. 4. Points perfectibles
  1. a. Portail globalisé
  2. b. Portail Institutionnel
5. 5. Opportunités

Structurer son intranet avec SharePoint

A. Définir l’ossature générale
1. 1. Les collections de sites
2. 2. Les sites et sous-sites
3. 3. Les modèles de site
  1. a. Les modèles Classiques
  2. b. Les modèles Modernes
  3. c. Création d’un sous-site
  4. d. Liste des sous-sites existants
  5. e. Suppression d’un site
  6. f. Suppression d’une collection de sites
4. 4. Administrer des sites multilingues
  1. a. Planification
  2. b. Les variantes
5. 5. Les paramètres des sites
6. 6. Les fonctionnalités
B. Structurer l’information
1. 1. Colonnes de sites
  1. a. Création d’une colonne
  2. b. Modifier une colonne de site
  3. c. Mise en forme de la colonne
2. 2. Types de contenu
  1. a. Création d’un type de contenu
  2. b. Modification d’un type de contenu
  3. c. Ajout d’une colonne à un type de contenu
  4. d. Modifier une colonne d’un type de contenu
  5. e. Supprimer une colonne d’un type de contenu
  6. f. Supprimer un type de contenu
3. 3. Les métadonnées gérées
  1. a. Concepts
  2. b. Planification des métadonnées
  3. c. Outil de gestion
  4. d. Création d’un groupe global
  5. e. Création d’un ensemble de termes
  6. f. Modification des propriétés d’un ensemble de termes
  7. g. Supprimer un ensemble de termes
  8. h. Gestion des termes
4. 4. L’organisateur de contenu
  1. a. Activer la fonctionnalité
  2. b. Paramètres
  3. c. Mise en place des règles d’acheminement
  4. d. Connexions « Envoyer vers »
C. Définir la navigation de l’intranet
1. 1. Navigation standard
  1. a. Moderne
  2. b. Classique
2. 2. Navigation avancée Classique
  1. a. Activation des fonctionnalités
  2. b. Navigation structurelle
  3. c. Navigation gérée
3. 3. La page d’accueil de SharePoint
D. Dualité de certains affichages

Mettre en œuvre les fonctionnalités de SharePoint

A. Organiser les données et les documents
1. 1. Les listes et les bibliothèques
  1. a. Créer une liste
  2. b. Modifier les paramètres
  3. c. Utiliser les colonnes de site et les types de contenus
  4. d. Modifier les affichages
  5. e. Être alerté en cas de modifications
  6. f. Gérer des listes et des bibliothèques de grande taille
  7. g. Modifier l’expérience par défaut des listes
2. 2. Spécificités des bibliothèques de documents
  1. a. Les liens durables
  2. b. Créer un modèle de documents avec métadonnées
3. 3. Corbeille
  1. a. La corbeille de l’utilisateur final
  2. b. La corbeille de la collection de sites
  3. c. La corbeille secondaire
B. Publier les contenus
1. 1. Moderne
  1. a. Les pages
  2. b. Rédiger un article
  3. c. Actualités et contenus en évidence

Collaborer plus efficacement avec SharePoint

A. Mettre en place la gestion des versions
1. 1. Définition
2. 2. Fonctionnement
3. 3. Mise en place et paramétrage
4. 4. Extraction et archivage de contenu
5. 5. Gestion de l’historique des versions
B. Éditer les documents dans le navigateur
C. Travailler à plusieurs sur le même document
D. Utiliser OneDrive et le mode hors ligne
1. 1. Présentation et installation
2. 2. Synchronisation d’une bibliothèque de documents
3. 3. Manipulation des fichiers
4. 4. Mettre fin à la synchronisation d’une bibliothèque
E. Partager des documents
1. 1. Interface Moderne
2. 2. Interface Classique
F. Déployer des stratégies d’expiration de contenu
1. 1. Mise en place
2. 2. Afficher le rapport du plan de gestion de fichiers
G. Réaliser des workflows
1. 1. Présentation
2. 2. Prérequis
3. 3. Autorisations des workflows
4. 4. Création de workflow
  1. a. Paramétrage de la bibliothèque de pages
  2. b. Présentation de l’outil de conception de Workflow de SharePoint Designer
  3. c. Exécution du workflow
H. Mettre en œuvre les fonctions Sociales
1. 1. Partager
  1. a. Partager un site
  2. b. Partager une page ou un document
2. 2. Suivre des personnes
  1. a. Suivre une personne
  2. b. Gérer les personnes suivies
3. 3. Suivre des contenus
  1. a. Suivre un document
  2. b. Consulter les documents suivis

Intégrer et paramétrer des fonctionnalités transverses

A. Les profils utilisateurs
1. 1. Le site Mon site
2. 2. L’espace de stockage personnel
  1. a. Établir la synchronisation avec OneDrive
  2. b. Effectuez des opérations avec OneDrive
B. La sécurité
1. 1. Les utilisateurs et groupes de l’annuaire
2. 2. Les groupes SharePoint
  1. a. Ajouter un membre à un groupe
  2. b. Supprimer un membre d’un groupe
  3. c. Créer un groupe
  4. d. Modifier les paramètres d’un groupe
  5. e. Supprimer un groupe
3. 3. Les rôles/niveaux d’autorisation
  1. a. Accéder aux niveaux d’autorisations et aux autorisations
  2. b. Créer un nouveau niveau d’autorisation
  3. c. Modifier un niveau d’autorisation
  4. d. Supprimer un niveau d’autorisation
4. 4. L’héritage des droits
5. 5. Attribuer des droits d’accès
  1. a. Accorder des autorisations
  2. b. Modifier les autorisations
  3. c. Supprimer les autorisations
  4. d. Administrateurs de la collection de sites
6. 6. Les autorisations effectives
7. 7. Les exceptions qui confirment les règles
  1. a. Accès aux permissions d’une liste ou d’une bibliothèque
  2. b. Accès aux permissions d’un dossier ou d’un fichier
  3. c. Gérer les parents
  4. d. Arrêter l’héritage des autorisations
  5. e. Supprimer les autorisations uniques
8. 8. Les demandes d’accès
9. 9. Sécurité des métadonnées gérées
  1. a. Définition des administrateurs du magasin de termes
  2. b. Définition des gestionnaires de groupe
  3. c. Définition des collaborateurs
10. 10. Sécurité des champs HTML
C. Le Store d’entreprise
1. 1. Ajouter une application à partir du Store SharePoint
2. 2. Utiliser une Application SharePoint
3. 3. Gérer et supprimer une application à partir d’un site SharePoint

Aller plus loin dans le Cloud avec Office

A. Introduction
B. Le secret : penser Sushi !
C. Le socle collaboratif
1. 1. SharePoint Online
  1. a. Les modèles de pages
  2. b. Les propriétés des pages
  3. c. Contenu mis en évidence
  4. d. Site concentrateur SharePoint
2. 2. Teams
  1. a. Principales fonctionnalités
  2. b. Licences
  3. c. Conclusion
3. 3. OneDrive
  1. a. OneDrive Entreprise
  2. b. Espace de stockage
D. La PowerPlatform
1. 1. PowerApps
2. 2. PowerAutomate
3. 3. Power BI
4. 4. Power Virtual Agent
5. 5. Maturité et perspectives
E. Tirer parti d’une hybridation entre SharePoint 2019 et Office 365
1. 1. OneDrive
2. 2. Suivi des sites
3. 3. Profils utilisateurs
4. 4. Lanceur d’applications
5. 5. Création de sites libres-services
6. 6. Recherche

Maximiser l’adoption

A. Introduction
B. Mettre en place une gouvernance efficace de SharePoint 2019
1. 1. Cycle de vie des contenus
2. 2. Bonnes pratiques dans la gestion de la sécurité
3. 3. Audits
  1. a. Audit sur une collection de sites
  2. b. Audit sur une stratégie de gestion de l’information
  3. c. Consultation des journaux d’audit
4. 4. Stratégies de sites
  1. a. Création d’une stratégie de site
  2. b. Associer une stratégie à un site
  3. c. Agir manuellement et consulter les informations du cycle de vie d’un site
  4. d. Suppression d’une stratégie de site
5. 5. Gestion des espaces disques/mise en place de quotas
  1. a. Définitions des quotas
  2. b. Consulter les métriques de stockage
C. Établir un plan de communication
1. 1. Définir
2. 2. Orienter
3. 3. Échanger
4. 4. Transformer
5. 5. Consolider (piloter et mesurer l’adoption)
  1. a. Les rapports d’utilisation
  2. b. Aller plus loin
  6. Index

Auteur

Jean-Sébastien PADOANEn savoir plus

Avec 20 ans d'expérience dans l'écosystème Microsoft, Jean-Sébastien PADOAN accompagne ses clients dans la conception, la construction, le développement et le déploiement de solutions Microsoft dans des environnements on-premise, Azure ou Office365. Spécialisé sur les solutions Areas Microsoft Modern Workplace et Data & Analytics, Jean-Sébastien possède compétences, expérience et certifications Microsoft Windows Server, .NET, SharePoint, SQLServer, Office365 et PowerPlatform. Il enseigne également sur ces sujets en tant que formateur certifié Microsoft depuis plus de 13 ans.