Gestion d’un petit projet

Éviter les erreurs de débutant

La gestion d’un projet est un travail de longue haleine, il est important pour cela d’apprendre à maîtriser des méthodes ou des outils ; mais, en parallèle, il est préférable d’éviter certaines erreurs qui peuvent nuire au bon fonctionnement du projet. Parmi ces erreurs, on peut trouver celles listées dans les sections suivantes.

1. Partir directement dans l’action

Un CP débutant à qui l’on vient de confier un projet se voit confronter à un premier défi qu’il aspirait à relever, considéré comme une preuve de confiance. Il peut donc être tenté de commencer à agir rapidement.

Or, un bon chef de projet prend toujours du recul, constate les faits et les analyse avant de partir dans l’action. Il convient alors de :

Prendre le temps de cerner le projet

L’idéal pour un CP est de participer et de mener la phase d’études préalables et de cadrage du projet qu’il gère. Cela lui permettra d’emblée de poser les bonnes questions et de repérer les détenteurs du savoir et les différents acteurs impliqués.

Si le CP n’a pas cette possibilité, il doit alors mener lui-même sa phase de recueil d’informations. Il peut par ailleurs poser aux parties prenantes des questions pertinentes, à savoir :

Qu’est-ce qui a motivé le lancement de ce projet ?
Quelles sont les attentes des utilisateurs du produit final ?
Quels sont les deadlines ?

S’intégrer et s’imposer en douceur

Le CP peut intégrer une équipe existante pour commencer un nouveau projet, comme il peut construire son équipe à partir de zéro. Dans le dernier cas, il a moins de risques de rater son intégration, alors que dans le premier cas, il peut se trouver marginalisé ou mis à l’écart de l’équipe.

Il convient alors de ne pas s’imposer brutalement pour ne pas brusquer les collaborateurs. Il est plutôt préférable de s’en approcher graduellement en essayant d’écouter tout le monde. Cela peut...

Comment gérer concrètement un petit projet

Dans la section qui suit, nous allons nous mettre dans la peau d’un nouveau CP.

Vendredi en fin de journée, son manager, qui apprécie sa rigueur dans le travail, son engagement et sa motivation pour évoluer à un poste de gestion de projet, le convoque dans son bureau afin de lui annoncer l’arrivée d’un nouveau projet qu’il envisage de lui affecter en mettant toute sa confiance sur sa capacité à se débrouiller et mener à bien ce projet. Il insiste sur le fait qu’il peut le déranger à n’importe quel moment pour solliciter de l’aide. Il lui explique également en deux mots le contexte du sujet et l’objectif du projet en général.

Le lundi matin, en arrivant au travail très enthousiaste de sa nouvelle fonction, ce nouveau CP ne sait pas par où commencer.

1. Avant de lancer le projet

Le plan projet est un document qui vise à rassurer le CP, sa hiérarchie et son client. Il permet de mener la réflexion sur le projet et de tracer les grandes lignes à suivre pour atteindre l’objectif. Finalement, il raconte l’histoire du projet tel qu’il est envisagé par les parties prenantes.

En observant les phases suivantes pour créer un plan projet, le CP prendra le contrôle de son périmètre.

Phase 1 : bien comprendre le projet

Tout nouveau projet est motivé par la création de valeur pour l’entreprise ; cette valeur n’est pas que financière, elle peut aussi être concurrentielle par exemple, afin de permettre à l’entreprise de se positionner différemment sur le marché.

Afin de bien comprendre le projet, son contexte, ses enjeux, son périmètre et ses motifs, le CP peut étudier les axes suivants :

Information du cahier des charges

Identifier et rencontrer les parties prenantes : qui est le sponsor du projet ? Quels sont les utilisateurs finaux ? Quel est le propriétaire du projet ? Quel est l’interlocuteur métier ? Y a-t-il un intervenant dont il faut tenir compte et auquel on n’a pas pensé (un DSI, un PDG…) ?
Fixer les objectifs :

Plonger dans les entrants à disposition (documents, prises de notes...

Gérer plusieurs petits projets en parallèle

Un CP peut être amené à gérer plusieurs projets en même temps. En effet, dans certaines organisations, sa capacité de travail est reliée au nombre de jours estimés sur les projets. Par exemple, un CP junior dans une organisation A doit gérer un portefeuille de projets de X jours. Ces X jours peuvent correspondre à l’estimation d’un seul projet comme ils peuvent correspondre au cumul des estimations de plusieurs projets.

Le CP est alors responsable d’un large panel de tâches et peut, dans la même journée, commencer par une réunion avec l’équipe d’un projet, avoir un point téléphonique avec un client sur un deuxième projet, aider en urgence un collaborateur bloqué sur une tâche d’un troisième projet et finir la journée par une réunion sur un sujet complètement différent.

Pour aider le CP à s’en sortir, voici quelques astuces à pratiquer régulièrement :

Prioriser ses tâches

Connaître se priorités permettra de se concentrer sur l’important en mettant ce qui est souhaitable en deuxième position. De la même façon, la priorisation des tâches permet d’optimiser leur affectation à l’équipe de réalisation.

Gérer son temps

Une bonne méthode pour gérer son temps est de bloquer sur son agenda des créneaux de « Home Work » ou « Travail à la maison ». Ces créneaux ne sont évidemment...