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Gestion d’une équipe de taille réduite

Définition d’une équipe

On peut considérer qu’un groupe de personnes est une équipe quand il respecte les principes suivants :

Unicité

L’équipe doit former une unité qui avance solidairement vers un objectif dans le respect des pratiques mises en place et sous la responsabilité du chef de l’équipe ou du CP. Ce principe implique également qu’un collaborateur de cette équipe témoigne d’un sentiment d’appartenance au groupe. Ainsi, le rôle du CP est important pour faire émerger cet esprit collectif au sein de l’équipe à travers des team buildings ou des activités de groupe favorisant la découverte des coéquipiers. 

Diversité des ressources

Dans une équipe, chaque collaborateur possède des connaissances particulières mises au bénéfice de l’équipe, chacun ramenant sa pierre à l’édifice. Un CP doit donc choisir avec soin les profils à qui il va confier une mission sur le projet.

Finalité

Toute l’équipe avance dans le même sens vers le même but, qui est de réussir une mission pour le projet. La finalité du projet doit par conséquent être bien explicitée par le CP à tous les membres de son équipe pour qu’ils concentrent leurs efforts...

Types d’équipes

Par types d’équipes, on entend équipe dédiée ou équipe partagée. En effet, une équipe travaillant sur un projet peut être dédiée quand le CP la constitue dès le début du projet (en recrutement externe ou interne) pour travailler sur le projet à temps plein. Elle est dite partagée quand le CP a recours à des ressources (en interne) compétentes et disponibles, mais pas obligatoirement à temps plein.

Une équipe dédiée peut changer au fil du temps en intégrant de nouveaux collaborateurs ou en en congédiant d’autres en fonction des hausses et des baisses de charge. Dans ce cas de figure, le CP planifie le projet dès le début en prenant en compte le nombre de ressources et leur disponibilité. Cette planification peut subir des ajustements au cours du projet en fonction de l’avancement des réalisations, mais elle ne sera pas remise en question, sauf si le projet l’est dans son entièreté.

Dans le cas d’une équipe partagée, les collaborateurs interviennent d’une manière momentanée sur le projet. L’effort du CP sur la gestion d’équipe est alors plus important pour les raisons suivantes :

  • Les collaborateurs peuvent manquer de visibilité sur la finalité...

Responsabilité hiérarchique VS Responsabilité opérationnelle

Un consultant débutant peut confondre son responsable hiérarchique et son responsable opérationnel ; de même, un CP junior peut avoir du mal à distinguer ses responsabilités hiérarchiques de ses responsabilités opérationnelles.

Un CP peut avoir des équipes dédiées. Dans ce cas, il peut remplir les deux rôles : responsable hiérarchique et responsable opérationnel. En tant que responsable hiérarchique, il peut recruter ou participer au recrutement des collaborateurs, définir leurs objectifs et évaluer leur atteinte. En tant que responsable opérationnel, il peut encadrer les collaborateurs, les former sur les méthodologies, les outils et les processus utilisés dans le projet, affecter les tâches et suivre leur réalisation, etc.

Le CP d’un projet dont l’équipe est partagée joue généralement uniquement le rôle du responsable opérationnel, les ressources étant souvent attachées à un autre responsable hiérarchique.

Un CP fait par exemple appel aux ressources suivantes pour construire son équipe :

  • Un LT transverse sur la technologie .NET qui ne travaille qu’à 50 % sur le projet.

  • Deux développeurs transverses...

Tenants et aboutissants de la gestion d’équipe

1. Critères de complexité

La gestion d’équipe est un sujet dont l’importance n’est pas des moindres et certains critères peuvent rendre ce processus de plus en plus complexe. Parmi ces critères, on peut trouver la localisation et le type de l’équipe.

a. Localisation de l’équipe : onshore ou offshore

La localisation de l’équipe dépend de la volonté de l’entreprise à pratiquer du « outsourcing » (externalisation), c’est-à-dire que l’entreprise décide de procéder à l’externalisation de certaines tâches afin de se recentrer sur son métier d’origine. Les tâches externalisées peuvent être des tâches de pilotage, de conseil et accompagnement, de comptabilité, de service après-vente, de recrutement, etc. Dans le cadre de projets informatiques, on parle surtout de l’externalisation des développements. Concernant la gestion de projet, un CP peut gérer une équipe en onshore (faisant partie de la même entreprise que le CP et souvent localisée géographiquement au même endroit) ou en offshore (localisée généralement dans un autre pays que celui du CP).

La décision de délocaliser un certain nombre de tâches peut permettre de répondre à des objectifs, le plus important étant celui de la réduction des charges. On peut trouver également des entreprises qui externalisent les tâches qu’elles ne maîtrisent pas forcément ou sur lesquelles elles craignent un grand risque, qu’elles souhaitent faire porter en partie par un partenaire externe. 

En termes de gestion d’équipe, la proximité physique joue un rôle très important, car le CP a la possibilité de partager des moments de pause, de discuter des sujets d’actualité, de faire des activités de team building plus souvent avec son équipe. Tout cela lui permet de mieux connaître ses collaborateurs, leurs points forts, leurs faiblesses et leurs différentes envies. 

Les équipes offshore, par conséquent, nécessitent beaucoup plus d’efforts de gestion...

Particularités d’une petite équipe

1. Défis à relever

Parmi les clichés portés par tout le monde (y compris les managers), on trouve l’idée que gérer une petite équipe est plus simple que d’en gérer une grande. Cela n’est pas complètement vrai, car si les tâches de planification et d’affectation sont moins importantes sur une petite équipe, le CP doit être très vigilant sur certains aspects de la gestion d’équipe pouvant impacter pleinement l’avancement de son projet.

Certains managers peuvent penser que la gestion d’une équipe de taille réduite est si simple qu’ils mettent à sa tête un CP n’ayant aucune expérience. Cela peut porter ses fruits quand ils assurent une formation du CP fraîchement promu, mais globalement un accompagnement reste obligatoire pour rassurer le CP et consolider ses choix.

En général, une petite équipe nécessite un grand leader. Les mêmes sources d’ennui susceptibles d’arriver sur une grande équipe sont aussi applicables aux petites. Entre autres, on peut trouver :

Conflits entre les coéquipiers

Devant les différences de personnalité dans une équipe, il est tout à fait probable que certains coéquipiers puissent se comporter d’une manière jugée gênante pour les autres. Avec le temps, ces comportements peuvent devenir pesants et créer des tensions entre les membres de l’équipe. Il est donc impératif de procéder à la résolution des conflits dès leur arrivée (cf. chapitre Métier du chef de projet informatique - Motiver et résoudre des conflits).

Démotivation

Sur une équipe de taille réduite, la productivité peut augmenter très rapidement quand les membres de l’équipe sont motivés et quand la bonne entente règne, mais peut chuter à la même vitesse quand la démotivation s’incruste dans l’équipe. Aussi, il est important de maintenir la motivation de l’équipe comme indiqué dans les chapitres Prise de responsabilité sur un projet - Garder la motivation de l’équipe et Métier...

Gérer concrètement une petite équipe

Tous les principes de gestion de grandes équipes sont applicables aux petites équipes. En effet, la gestion d’une équipe passe en général par quatre phases principales, à savoir :

La phase de découverte

L’équipe vient de se construire (soit le CP a rejoint une équipe existante, soit il a formé son équipe en exécutant de nouveaux collaborateurs). Il est temps alors pour les membres de l’équipe de se découvrir les uns les autres, de découvrir les compétences de chacun, leurs rôles sur le projet, et surtout de reconnaître l’utilité de chacun sur le projet. Le CP, quant à lui, doit renforcer la cohésion du groupe à travers des activités ou du team building.

La phase d’individualisation

Après la première phase, chaque membre de l’équipe essaie d’exposer ses idées et de les défendre. Cela reste tout à fait normal car chacun vient d’un environnement différent et a vécu un historique de projet qu’il prend en référence. Le CP, dans cette phase, doit écouter les avis et rester flexible sur les décisions. Le bon moyen pour gérer cette phase est de faire émerger les idées des collaborateurs à travers, entre autres, des ateliers de brainstorming.

La phase de croisière

Cette phase de stabilité peut être assimilée à la phase de croisière d’un vol. En projet, elle est la phase où l’équipe atteint sa productivité optimale...