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Extrait - Microsoft 365 et la gestion des connaissances Tirer parti des outils pour stocker, organiser et partager les connaissances
Extraits du livre
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Communauté de pratique et Microsoft 365

Définition et enjeux

Définition

Une communauté de pratique est un groupe de professionnels unis par un intérêt commun pour un domaine de connaissance ou une pratique professionnelle, qui s’engagent activement dans l’élaboration et la diffusion des savoirs. Chacun apporte sa propre expérience, ses outils, ses méthodes et ses idées, créant ainsi une synergie qui favorise l’innovation et l’apprentissage continu.

Au cœur de cette dynamique se trouve l’apprentissage collectif. Les membres, en interagissant régulièrement, créent une plateforme d’échanges riche et diversifiée. Cela se traduit non seulement par le partage de connaissances, mais aussi par la valorisation des expériences individuelles, contribuant ainsi à élever le niveau d’expertise de l’ensemble de la communauté.

Ce qui différencie principalement les communautés de pratique des équipes traditionnelles ou des groupes de travail, c’est leur flexibilité et leur nature organique. Elles ne sont pas contraintes par des objectifs immédiats ou des délivrables spécifiques. Leur essence réside dans la volonté commune d’explorer, d’apprendre et de grandir. Ainsi, une telle communauté peut transcender les frontières organisationnelles, rassemblant des individus de diverses spécialités, industries ou horizons.

L’une des caractéristiques notables est la variété...

Principales caractéristiques

Différents types de communautés de pratique

Positionnement des communautés de pratique

Avant de nous intéresser aux différentes communautés de pratique, regardons comment les communautés de pratique se différencient des autres groupes.

Le tableau suivant en présente une synthèse.

 

Communauté

Équipe

Communauté de pratique

Vocation

  • Partage d’information

  • Production de livrables

  • Résolution de problème

  • ...

  • Création de pratiques communes

  • Enrichissement collectif des savoirs

Engagement entre les membres

  • Faible

  • Fort

  • Fort

Profil des membres

  • Variés

  • Complémentaires

  • Proches

Tableau 1 - Les différents types de groupe

Une communauté de pratique est à mi-chemin entre une communauté « classique » et une équipe.

Une communauté « classique » regroupe un nombre variable de membres, avec pour vocation le partage d’information ou l’assistance mutuelle. Il n’y a pas d’engagement mutuel fort entre les membres de ce type de communauté dans la mesure où ils ne sont pas engagés dans la réalisation d’une œuvre commune. De fait, les profils des membres sont très variés et potentiellement « redondants ».

Comme exemple de groupe, citons par exemple :

  • les communautés d’intérêts : les membres de ces communautés partagent des ressources sur le ou les thèmes qui les intéressent ;

  • les communautés d’assistance : certains membres posent des questions relatives aux problèmes qu’ils rencontrent et d’autres y apportent leur réponse.

Dans une équipe, l’objectif principal est de produire des livrables, résoudre un problème, etc. Ceci nécessite un engagement fort et une coordination importante des actions des membres. Dans une équipe, les membres ont généralement des profils complémentaires. Ils sont d’ailleurs en partie « recrutés » sur la base de cette complémentarité.

On peut citer comme exemple d’équipe, les équipes projet et les groupes de travail qui se rapportent ou non à des processus...

Principes de fonctionnement

La réussite d’une communauté de pratique s’articule autour de la coordination et de l’animation de divers processus engageant une multitude d’acteurs. Nous allons explorer ces processus et comprendre comment chaque acteur contribue à la dynamique et à la pérennité de la communauté dans les sections à venir.

Processus d’une communauté de pratique

Une communauté de pratique repose sur plusieurs processus clés pour fonctionner efficacement et apporter de la valeur à ses membres et à l’organisation :

  • lancement de la communauté ;

  • animation des membres et des interactions ;

  • production de ressources ;

  • clôture de la communauté.

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Processus du dispositif de communauté de pratique

Lancement de la communauté

Le processus de lancement de la communauté repose sur la réalisation de cinq étapes clés :

  • sélection des membres ;

  • définition des objectifs ;

  • établissement des règles et des lignes directrices ;

  • mise en place de la plateforme.

images/05DP02.png

Processus de lancement de la communauté

La dynamique d’une communauté de pratique dépend largement de ses membres. Il est donc crucial de choisir avec soin les participants initiaux.

La sélection des membres implique d’identifier des personnes ayant des compétences, des connaissances ou un intérêt particulier pour le domaine d’intérêt de la communauté de pratique. Il peut s’agir d’experts, de novices désireux d’apprendre, ou de toute personne ayant une contribution pertinente. La diversité des membres peut enrichir les discussions et favoriser une culture d’apprentissage collaboratif.

Une fois les premiers membres identifiés, il est essentiel de définir avec eux les objectifs spécifiques que la communauté de pratique cherche à atteindre. Ces objectifs doivent être SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, et Temporellement définis). Ils fournissent une direction claire et permettent d’évaluer ultérieurement l’efficacité et la pertinence de la communauté. Ces objectifs peuvent porter sur le partage de connaissances...

Gouvernance

Instance de gouvernance

Une seule communauté de pratique opère souvent de manière autonome, s’appuyant sur son animateur pour se piloter. Cependant, lorsqu’il y a plusieurs communautés de pratique au sein d’une même organisation, il peut être pertinent de mettre en place une instance de gouvernance pour assurer une cohérence, une coordination et un soutien entre elles.

Cette instance de coordination fonctionne comme un support centralisé, garantissant que les communautés de pratique opèrent efficacement, de manière alignée et en synergie avec les objectifs généraux de l’organisation.

Concrètement, voici les principales fonctions et actions que cette instance peut entreprendre :

  • Définition de la stratégie :

  • établir des objectifs généraux pour toutes les communautés de pratique ;

  • veiller à ce que chaque communauté de pratique s’aligne avec les objectifs stratégiques de l’organisation.

  • Allocation des ressources :

  • gérer et allouer le budget dédié aux communautés de pratique ;

  • fournir ou faciliter l’accès à des outils KM et à des formations.

  • Facilitation et médiation :

  • résoudre les conflits ou les tensions autour des communautés de pratique ;

  • servir de point de liaison entre les communautés de pratique et la direction de l’organisation. 

  • Promotion et communication :

  • promouvoir l’importance et la valeur des communautés de pratique au sein de l’organisation ;

  • organiser des événements ou des ateliers inter-communautés pour favoriser les échanges.

  • Évaluation et suivi :

  • mettre en place des indicateurs de performance pour évaluer l’efficacité de chaque communauté de pratique ;

  • organiser des revues régulières pour évaluer les progrès et identifier les domaines d’amélioration.

  • Soutien et formation :

  • organiser des formations et une assistance pour les animateurs et les membres des communautés de pratique ;

  • fournir des ressources et des outils pour aider les communautés de pratique à fonctionner efficacement.

Rôles et responsabilités

Différents...

Accompagnement des acteurs

Vue d’ensemble

L’accompagnement autour des communautés de pratique peut être défini en fonction des acteurs auxquels il s’adresse :

  • les membres des communautés de pratique ;

  • les animateurs de communauté.

Accompagnement des membres

Sponsorship/Leadership

Pour les membres des communautés de pratique, le soutien visible de la direction est crucial. Cela peut se traduire par une communication régulière sur l’importance et la valeur des communautés, ainsi que par l’encouragement à y participer activement.

Il est également essentiel que la direction garantisse que des ressources adéquates soient allouées pour permettre aux membres de tirer pleinement parti de la communauté.

Communication

En termes de communication, plusieurs actions peuvent être envisagées :

  • promouvoir la valeur de la communauté : mettre l’accent sur l’importance des échanges et les avantages du partage de connaissances ;

  • mises à jour régulières : informer sur les activités à venir, les nouvelles ressources ou les évolutions de la communauté ;

  • recueillir des retours : établir des mécanismes pour recevoir des commentaires et suggestions des membres.

Formation

Les initiatives de formation pour les membres peuvent porter sur l’organisation...

Mettre en œuvre et faire vivre une communauté de pratique avec Teams

Présentation de Teams

Teams offre toutes les fonctionnalités pour un travail en équipe efficace : conversations, appels, réunions en ligne, partage de fichiers, blocs-notes partagés, planification et bien d’autres fonctionnalités de travail collaboratif.

Équipes

L’élément central dans Teams, ce sont les équipes. Il s’agit de l’espace de travail commun où les membres d’une même équipe vont pouvoir communiquer, partager des informations, collaborer autour de documents, planifier leurs travaux, organiser des réunions, etc.

Chaque équipe peut être publique ou privée. Dans une équipe publique, l’espace commun est visible de tous les utilisateurs de Teams et ils peuvent contribuer aux travaux. Dans une équipe privée, seuls certains utilisateurs - les membres de l’équipe - peuvent voir l’espace commun et participer aux travaux.

Canaux

Les équipes sont divisées en canaux.

Dans chaque équipe, il existe un canal par défaut dénommé Général pour échanger des informations diverses susceptibles d’intéresser l’ensemble de l’équipe. D’autres canaux peuvent être ajoutés, modifiés ou supprimés par les membres de l’équipe ayant les autorisations nécessaires.

Par exemple, pour une équipe projet, il est possible de créer des canaux dédiés à chaque phase du projet (audit, analyse des besoins, spécifications, conception, réalisation, etc.) ou bien à des thématiques du projet (réalisation technique, communication, conduite du changement, retours clients, etc.).

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Exemple de canaux dans une communauté de pratique

Onglets

À chaque canal correspond un espace dédié organisé avec des onglets qui sont personnalisables. Deux onglets sont proposés par défaut :

  • Publications : onglet où sont présentés l’ensemble des échanges entre les membres de l’équipe au sein du canal ;

  • Fichiers : onglet où les membres de l’équipe peuvent partager des fichiers.

Il existe divers types...