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Extrait - Microsoft 365 et la gestion des connaissances Tirer parti des outils pour stocker, organiser et partager les connaissances
Extraits du livre
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Microsoft 365 et le Knowledge Management

Microsoft 365, une opportunité pour le Knowledge Management

Dans l’univers des solutions de Digital Workplace, Microsoft 365 se distingue comme étant non seulement l’une des offres les plus complètes, mais également la plus prisée par les professionnels. Sa popularité ne doit rien au hasard : elle est le fruit d’un panel d’outils et de services conçus pour créer un espace digital optimisé, axé sur la facilitation du travail en équipe, l’accroissement de la productivité et le renforcement de l’engagement des collaborateurs.

Au cœur des systèmes d’information des entreprises, Microsoft 365 n’est pas simplement une plateforme de productivité, de collaboration et d’efficacité personnelle ; elle est un allié de poids pour le Knowledge Management. Ses outils, conçus pour englober tous les pans des processus de KM, sont interconnectés, permettant une fluidité et une synergie dans la gestion des connaissances. Des outils comme SharePoint pour la gestion d’une base de connaissances, Teams pour les communautés de pratique, Delve et Viva Engage (anciennement Yammer) pour la localisation d’expertise ou encore Viva Topics pour la recherche et la découverte de connaissances, en sont des exemples probants. 

Cependant, s’appuyer sur Microsoft 365...

Tour d’horizon de Microsoft 365

Vue d’ensemble

Présentation

Microsoft 365 est une plateforme mettant à disposition des utilisateurs un ensemble d’outils, qu’il s’agisse d’applications ou de services, disponibles dans le cloud et dédiés à la communication, la collaboration et à la productivité.

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Exemple d’écran d’accueil de Microsoft 365

Cette plateforme présente un certain nombre de caractéristiques qu’il est important d’avoir en tête afin de bien comprendre la philosophie et le fonctionnement de Microsoft 365 ainsi que les bénéfices pouvant en être tirés.

Principales caractéristiques

Microsoft 365 n’est pas seulement une collection de logiciels agissant indépendamment les uns des autres. C’est une plateforme intégrée. Au cœur de cette intégration se trouve l’Office Graph, une infrastructure sous-jacente qui analyse les interactions et les comportements des utilisateurs à travers les différents services de Microsoft 365. Cette technologie permet non seulement aux divers outils de Microsoft 365 de communiquer entre eux, mais elle facilite aussi le repérage, la cartographie et la mise en relation des connaissances dispersées à travers l’organisation. Elle offre une compréhension approfondie de la manière dont les utilisateurs collaborent, échangent des informations et utilisent la plateforme. Ainsi, les informations créées ou capturées dans un outil spécifique peuvent être enrichies, interconnectées et rendues accessibles à travers les multiples applications présentes au sein de Microsoft 365, rendant la capitalisation et la réutilisation des savoirs plus fluides.

La seconde caractéristique importante est que Microsoft 365 est disponible dans le cloud. Au-delà de considérations purement techniques liées à l’architecture informatique, le cloud permet aux utilisateurs d’accéder en tout lieu et à toute heure à l’ensemble des informations, logiciels et applications de leur organisation, et ce depuis n’importe quel terminal (ordinateur, tablette ou smartphone). Cette disponibilité omniprésente...

Utiliser Microsoft 365 pour gérer des connaissances

Vue d’ensemble

Les sections précédentes ont mis en lumière toute la richesse fonctionnelle de Microsoft 365, permettant aux entreprises de mettre à disposition de leurs collaborateurs un véritable environnement digital contribuant à renforcer le travail collaboratif, à améliorer la productivité et même leur engagement.

En regardant de plus près les différentes applications et services proposés, il devient évident que Microsoft 365 a le potentiel de transformer radicalement la manière dont les entreprises gèrent leurs connaissances. En effet, avec sa capacité à couvrir l’intégralité des processus de KM dans un cadre digital cohérent, la plateforme de Microsoft offre des avantages non négligeables.

Ces avantages indéniables sont complétés par la grande flexibilité de la plateforme, qui peut s’adapter aux spécificités de chaque niveau organisationnel (individu, groupe et organisation dans son ensemble).

De surcroît, Microsoft 365 s’aligne parfaitement avec les principes d’une approche KM décentralisée et participative.

Cependant, Microsoft 365 présente des spécificités qui peuvent, si elles ne sont pas correctement appréhendées, entraver une gestion optimale des connaissances.

Tout d’abord, il est essentiel de comprendre que cette plateforme ne se limite pas à la gestion des connaissances ; elle est avant tout conçue pour la productivité et le travail collaboratif.

Par ailleurs, sa complexité intrinsèque peut représenter un défi pour les utilisateurs non avertis.

Enfin, l’utilisation sans discernement de certains outils ou fonctionnalités peut entraîner un cloisonnement de l’information, ce qui est totalement contre-productif pour une gestion des connaissances efficace.

Nous allons donc explorer les principaux atouts et les points d’attention à garder en tête lorsque nous souhaitons utiliser Microsoft 365 pour gérer les connaissances.

Microsoft 365, une plateforme adaptée au KM

Une plateforme qui répond aux besoins fonctionnels du KM

Microsoft 365 répond...