Blog ENI : Toute la veille numérique !
-25€ dès 75€ sur les livres en ligne, vidéos... avec le code FUSEE25. J'en profite !
Accès illimité 24h/24 à tous nos livres & vidéos ! 
Découvrez la Bibliothèque Numérique ENI. Cliquez ici
  1. Livres et vidéos
  2. Microsoft 365 et la gestion des connaissances
  3. Recherche et découverte de connaissances et Microsoft 365
Extrait - Microsoft 365 et la gestion des connaissances Tirer parti des outils pour stocker, organiser et partager les connaissances
Extraits du livre
Microsoft 365 et la gestion des connaissances Tirer parti des outils pour stocker, organiser et partager les connaissances Revenir à la page d'achat du livre

Recherche et découverte de connaissances et Microsoft 365

Définition et enjeux

Définition

Un dispositif de recherche et de découverte de connaissances est conçu pour faciliter l’accès, la découverte et l’exploitation optimale des informations et des savoirs au sein d’une organisation.

Ce dispositif s’appuie sur un ensemble de processus, d’outils, de méthodologies et de technologies avec pour objectif principal de transformer des éléments bruts ou des informations éparses en connaissances pertinentes et exploitables.

Pour ce faire, il utilise souvent des techniques d’analyse avancées, telles que l’analyse de données, l’apprentissage automatique et l’intelligence artificielle.

Ce type de dispositif de KM repose sur deux dimensions complémentaires mais avec des spécificités propres :

  • la recherche ;

  • la découverte.

La recherche offre un chemin pour accéder rapidement à des informations connues, tandis que la découverte ouvre la voie à l’innovation, à l’apprentissage et à l’évolution en identifiant des connaissances nouvelles ou cachées. Ensemble, elles forment un continuum dynamique qui alimente et renforce la base de connaissances d’une organisation.

Recherche

La recherche se concentre sur l’accès à des informations ou connaissances déjà existantes et...

Principales caractéristiques

Différents types de dispositif de recherche et de découverte de connaissances

Du fait des deux dimensions sur lesquelles repose un tel dispositif et la dualité entre recherche et découverte, on peut identifier trois types de dispositifs de recherche et de découvertes de connaissances généralement mis en œuvre dans les organisations :

  • dispositif de recherche d’information ;

  • dispositif de découverte de connaissances ;

  • dispositif mixte recherche/découverte.

Dispositif de recherche d’information

Ce type de dispositif est principalement axé sur la localisation d’informations spécifiques au sein d’une organisation. Il facilite l’accès rapide à des informations ou à des contenus qui sont déjà référencés ou indexés. L’objectif principal est de fournir des réponses précises aux requêtes des utilisateurs.

Par exemple, dans l’environnement Microsoft 365, Microsoft Search permet aux utilisateurs de trouver rapidement des documents, des e-mails, des sites, et d’autres ressources à travers la plateforme. Il s’appuie sur une indexation préalable et des métadonnées pour fournir des résultats pertinents basés sur une requête spécifique.

Dispositif de découverte de connaissances

Plutôt que de se focaliser uniquement sur la recherche d’informations préexistantes, ce type de dispositif met l’accent sur la révélation de nouvelles connaissances ou sur la mise en lumière de relations non évidentes entre des données. Il utilise souvent des techniques d’analyse avancées pour déceler des tendances, des schémas ou des synergies entre des domaines de connaissances variés.

Par exemple, le text mining est une technique souvent utilisée pour ce type de dispositif, où de grands ensembles de données textuelles sont analysés pour identifier des motifs...

Principes de fonctionnement

L’efficacité d’un dispositif de recherche et de découverte de connaissances dépend de la collaboration et de l’interaction entre divers processus et acteurs. Nous aborderons ces processus et mettrons en lumière le rôle déterminant de chaque acteur dans la facilitation de la découverte de connaissances dans les prochains paragraphes.

Processus de recherche et de découverte de connaissances

Pour faire fonctionner un dispositif de recherche et de découverte de connaissances, plusieurs processus sont nécessaires :

  • collecte et agrégation des contenus ;

  • indexation ;

  • recherche ;

  • analyse et découverte ;

  • maintenance.

images/07DP01.png

Processus du dispositif de recherche et de découverte de connaissances

Il est à noter que ces processus doivent être considérés comme un ensemble récursif et cyclique. Chaque étape peut déclencher une répétition d’une étape précédente ou influencer la manière dont une étape ultérieure est menée. De plus, avec les retours d’expérience et les nouvelles connaissances acquises, le système s’adapte et évolue, renforçant ainsi cette nature cyclique.

En effet, la première étape consiste à rassembler des contenus de différentes sources. Cependant, à mesure que de nouveaux contenus sont créés ou identifiés, ils doivent être régulièrement collectés et agrégés pour actualiser la base de données.

Une fois les contenus collectés et agrégés, ils sont indexés pour faciliter leur recherche ultérieure. Mais chaque fois qu’il y a une nouvelle collecte, il y a une nouvelle nécessité d’indexation.

Les utilisateurs effectuent des recherches pour accéder à des informations pertinentes. Cependant, les besoins de recherche évoluent avec le temps et en fonction des nouvelles connaissances découvertes, rendent le processus récursif.

En se basant sur les résultats de recherche et sur les données indexées, il est possible de découvrir de nouvelles connaissances ou des tendances....

Gouvernance

Instance de gouvernance

Tout comme pour la localisation d’expertise, le Knowledge Manager peut avoir la responsabilité du pilotage du dispositif de recherche et de découverte des connaissances.

Mais, bien que le Knowledge Manager soit idéalement placé pour superviser et guider la mise en œuvre d’un dispositif de recherche et de découverte, la complexité et l’envergure d’un tel projet peuvent nécessiter une instance dédiée. Cette instance pourrait travailler en étroite collaboration avec le Knowledge Manager, tout en ayant des membres spécialisés pour gérer les différents aspects du dispositif.

Encore une fois, la taille et la structure de l’organisation, ainsi que les ressources disponibles, joueront un rôle crucial dans cette décision.

Une telle instance pourrait être composée de représentants de différentes parties prenantes de l’organisation, chacune jouant un rôle spécifique dans la mise en œuvre et la gestion du dispositif :

  • Knowledge Manager ;

  • représentant IT ;

  • représentant des utilisateurs ;

  • responsable RH ;

  • responsable sécurité et conformité ;

  • responsable communication.

Cette instance aurait pour responsabilité de :

  • définir la vision, les objectifs et les priorités du dispositif en alignement avec la stratégie globale de l’organisation ;

  • veiller à la mise en place réussie du dispositif, sa configuration, son intégration et son déploiement ;

  • mettre en place des programmes de formation et de sensibilisation pour assurer une adoption maximale du dispositif par les utilisateurs ;

  • mettre en place des mécanismes pour recueillir les retours d’expérience des utilisateurs et mettre en œuvre des améliorations ;

  • identifier et gérer proactivement les risques associés au dispositif, qu’ils soient techniques, opérationnels ou liés à la sécurité ;

  • veiller à ce que le dispositif soit régulièrement mis à jour pour refléter les changements technologiques, organisationnels ou en réponse aux retours des utilisateurs ;

  • promouvoir le dispositif, communiquer...

Accompagnement des acteurs

Pour assurer une adoption optimale d’un dispositif de recherche et de découverte des connaissances, il est essentiel d’accompagner les acteurs tout au long du processus. Cet accompagnement se fait généralement à travers quatre registres :

  • sponsorship/leardership ;

  • communication ;

  • formation ;

  • coaching.

Sponsorship/leardership

L’engagement des leaders et des sponsors est fondamental pour le succès du dispositif dans la mesure où ils jouent un rôle crucial dans l’obtention de l’adhésion des équipes et dans l’impulsion du changement.

Pour la phase de collecte et agrégation, les leaders doivent souligner l’importance de la qualité des données. Ils doivent également mettre en avant la nécessité d’une mise à jour régulière des informations pour garantir la pertinence du système.

Lors de l’indexation, l’importance de la précision et de la rigueur doit être mise en avant.

Dans la phase de recherche, l’accent devra être mis sur l’efficacité de la recherche comme un avantage compétitif.

L’analyse et la découverte devront être vues comme une opportunité d’innovation, et pour la maintenance, l’importance de la mise à jour et de l’amélioration continue devrait...

Mettre en œuvre un dispositif de recherche et découverte avec Viva Topics

Présentation de Viva Topics

Vue d’ensemble

Viva Topics est une solution de gestion des connaissances propulsée par l’intelligence artificielle. Elle offre aux entreprises un moyen d’explorer, d’organiser et de diffuser leur savoir-faire interne. Son fonctionnement repose sur quatre piliers fondamentaux :

  • la découverte de connaissances ;

  • l’organisation des connaissances ;

  • la recherche de connaissances ;

  • le partage de connaissances.

Découverte de connaissances

Viva Topics exploite l’intelligence artificielle pour distinguer les thèmes récurrents que l’on nomme « sujets » ou « topics » au travers des documents, e-mails, chats et autres contenus de l’organisation. Cette identification passe par :

  • l’analyse des termes : Viva Topics analyse les termes utilisés dans les documents pour identifier les sujets communs. Par exemple, si un document contient les mots « énergie », « renouvelable » et « transition », Viva Topics peut identifier le sujet « transition vers les énergies renouvelables » ;

  • l’analyse des liens : Viva Topics analyse les liens entre les documents pour identifier les sujets liés. Par exemple, si un document contient un lien vers un autre document sur le sujet « éoliennes », Viva Topics peut identifier que ces deux sujets sont liés ;

  • l’analyse des métadonnées : Viva Topics analyse les métadonnées des documents, telles que les titres, les descriptions et les classifications, pour identifier les sujets. Par exemple, si un document est classé comme « biologie marine », Viva Topics pourrait en conclure que le contenu principal de ce document tourne autour de la biologie marine. 

Organisation des connaissances

Viva Topics organise les sujets identifiés en pages thématiques, qui fournissent un résumé des informations disponibles sur un sujet donné. Les pages thématiques incluent généralement les informations suivantes :

  • un titre : le titre du sujet ;

  • un résumé : un résumé...