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Généralités sur la saisie des pièces comptables

Introduction

De manière générale lors de la saisie de vos pièces comptables, si vous avez des doutes sur les informations à saisir, appuyez sur la touche Entrée, le système émettra alors des messages vous invitant à compléter les données manquantes.

Les zones obligatoires apparaissent généralement avec une coche située à gauche comme suit : images/03RB01.png. Les zones grisées sont des zones inaccessibles que vous ne pouvez pas modifier ou dans lesquelles vous ne pourrez pas saisir.

Quand le système émet un message, il peut bloquer l’accès à l’écran, appuyez alors sur la touche Entrée pour rafraîchir l’écran et poursuivre votre traitement. Les messages d’information et d’avertissement ne sont pas bloquants, appuyez sur la touche Entrée jusqu’à ce que le système vous donne à nouveau accès à l’écran. Si vous êtes, malgré toutes ces tentatives, bloqué sur un message d’erreur, alors vous êtes obligé de recommencer votre traitement en essayant d’éviter de reproduire l’erreur : saisissez la commande /N dans la zone de commande pour quitter l’écran.

La saisie des pièces comptables dans SAP se décompose en deux parties :

  • Les données d’en-tête...

La saisie des données d’en-tête

Les données d’en-tête obligatoires lors de la saisie d’une pièce comptable sont les suivantes :

images/03RB02.png
  • Date pièce : la date de pièce correspond à la date effective de réalisation de l’opération.

  • Date comptable : cette date correspond à la date de mise à jour des comptes dans la comptabilité. La date du jour est proposée par défaut par le système, cette date peut être modifiée en fonction de la période comptable autorisée. La date comptable définit la période comptable.

  • Type : le type de pièce correspond généralement à la nature de l’opération en cours de saisie. Par exemple, le type de pièce SA correspond à la saisie d’une opération diverse en comptabilité générale.

  • Société : le code société peut apparaître par défaut en fonction des paramètres de la fiche utilisateur. Sinon, ce code société doit être saisi et sera proposé par défaut lors de l’enregistrement de pièces effectué ultérieurement dans la journée.

  • Devise/taux : la devise de transaction doit être saisie à la première connexion de la journée. Cette devise sera ensuite proposée...

La saisie des postes individuels

Les éléments obligatoires lors de la saisie d’un poste individuel sont :

images/03RB04.png
  • CC : la clé de comptabilisation détermine le type de compte utilisé et le sens débit/crédit de l’écriture. Cette clé est codifiée sur deux positions.

Les principales clés de comptabilisation à retenir pour la saisie des pièces comptables sont :

40 Comptabilisation sur compte général au débit.

50 Comptabilisation sur compte général au crédit.

01 Comptabilisation sur compte client au débit.

11 Comptabilisation sur compte client au crédit.

05 Comptabilisation d’un décaissement sur compte client au débit.

15 Comptabilisation d’un encaissement sur compte client au crédit.

06 Comptabilisation d’un écart de paiement sur compte client au débit.

16 Comptabilisation d’un écart de paiement sur compte client au crédit.

09 Comptabilisation avec code CGS (Compte Général Spécial) sur compte client au débit. 

19 Comptabilisation avec code CGS sur compte client au crédit.

21 Comptabilisation sur compte fournisseur au débit.

31 Comptabilisation sur compte fournisseur au crédit.

25 Comptabilisation d’un décaissement sur compte fournisseur au débit.

35 Comptabilisation d’un décaissement...

L’imputation analytique

Lors de l’enregistrement des écritures comptables sur comptes de charges et de produits, le système vous demandera généralement une imputation analytique. Cette imputation analytique permet d’alimenter dans SAP le module de contrôle de gestion.

L’imputation analytique permet, pour le contrôleur de gestion, d’obtenir des informations pour analyser les performances de l’entreprise. Il pourra, par exemple, obtenir des informations concernant la marge réalisée par secteur d’activité ou par ligne de produits.

Dans SAP, chaque compte général de charges ou de produits est généralement créé comme nature comptable dans le module de contrôle de gestion. La nature comptable permet l’enregistrement des écritures de la comptabilité financière en comptabilité analytique. Les écritures comptabilisées sur des comptes non créés comme natures comptables ne remontent pas en comptabilité analytique. C’est le cas notamment des comptes de bilan.

Les comptes de charges sont généralement définis comme des natures comptables de coûts et doivent être imputés sur un des objets analytiques suivants :

  • Centre de coûts : le centre de coûts permet d’analyser les charges selon leur origine dans l’entreprise...

Les différents modes de saisie

SAP met à disposition plusieurs modes de saisie des pièces comptables :

  • Une saisie détaillée via des transactions dites « standard ».

    Dans cette saisie complexe, les données sont gérées sur plusieurs écrans. Il faut bien connaître l’utilisation des clés de comptabilisation car chaque poste individuel est annoncé par une clé de comptabilisation et un numéro de compte. Le poste individuel peut, par ailleurs, être enrichi d’un code compte général spécial ou d’un code mouvement (voir titre La saisie des postes individuels).

  • Une saisie simplifiée via des transactions dites « enjoy ».

    Dans cette saisie simplifiée, les données sont saisies sur un seul et unique écran. La connaissance des clés de comptabilisation n’est pas nécessaire car elles sont gérées par le système en fonction de la transaction « enjoy » utilisée. Tout comme la transaction standard, cette transaction permet également de saisir un code compte général spécial ou un code mouvement.

  • Une saisie en liste via des transactions dites « saisie rapide ».

    Dans cette saisie très simplifiée, les postes individuels sont gérés dans un masque de saisie sous la forme d’un...

Les options de traitement comptable

Les options de traitement vous permettent de simplifier vos saisies dans la nouvelle version de la comptabilité financière SAP. Vous pouvez y accéder par la transaction FB00 ou en cliquant sur le bouton Options traitement qui apparaît dans la plupart des écrans de saisie ou par le menu Options - Options de traitement des écrans de saisie.

Nous ne vous exposerons pas ici toutes les options possibles mais seulement celles qui sont le plus couramment activées et celles que nous utiliserons dans cet ouvrage.

 Lancez la transaction FB00.

 Dans l’onglet Saisie pièces, activez les options suivantes :

images/03RB05.png
  • Occulter D.A. partenaire dans en-tête : en cochant cette option, la zone du domaine d’activité partenaire sera masquée. Le domaine d’activité partenaire est saisi si nécessaire au niveau du poste.

  • Calculer le montant net de TVA : en cochant cette option, vous indiquez au système que vous saisissez toujours la base de calcul de TVA en hors taxe et non en TTC. Le système calcule ou contrôle la TVA en fonction de l’option choisie ici.

  • Société - masquer proposition : en cochant cette option, le système ne proposera pas à l’utilisateur une société par défaut. Il devra toujours choisir la société dans laquelle il souhaite saisir une pièce....