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  1. Livres et vidéos
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  3. Classeurs
Extrait - Excel (versions 2019 ou Office 365) L'intégrale
Extraits du livre
Excel (versions 2019 ou Office 365) L'intégrale
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Classeurs

Créer un nouveau classeur vide

Les fichiers créés dans Microsoft Excel 2019 sont appelés des classeurs.

 Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Nouveau.

 Cliquez sur la vignette Nouveau classeur.

Une nouvelle fenêtre vierge intitulée Classeur suivi d’un numéro apparaît.

Pour créer un nouveau classeur, vous pouvez aussi cliquer sur la vignette Nouveau classeur de la page d’accueil Excel, ou bien tout simplement utiliser le raccourci-clavier CtrlN.

Créer un classeur basé sur un modèle

Il s’agit de créer un nouveau classeur à partir d’un autre modèle que celui utilisé pour créer un classeur vide : soit à partir d’un des modèles prédéfinis par Excel, soit à partir d’un modèle créé par vos soins (cf. Créer un modèle de classeur personnalisé).

Créer un classeur basé sur un des modèles proposés

Dans la partie droite de sa page d’accueil, ou à l’aide de l’onglet Fichier - option Nouveau, Excel propose quelques modèles prédéfinis, présentés sous forme de vignette.

Dans cet exemple, il s’agit de l’option Nouveau de l’onglet Fichier :

images/COR-IE-19.png

Si vous avez créé au moins un modèle personnalisé, les modèles sont alors répartis en deux grandes catégories : Proposés et Personnel. Dans le cas contraire, seuls les modèles prédéfinis par Excel vous sont proposés.

Notez que le nom du modèle proposé apparaît sous sa vignette vous donnant ainsi une idée du thème traité par ce modèle.

 Activez si nécessaire le lien Proposés pour lister les modèles prédéfinis par Excel.

 Utilisez la barre de défilement...

Créer un modèle de classeur personnalisé

Un modèle est un document contenant des feuilles de calcul, des données mises en forme, des formules de calcul... qui peuvent être exploitées pour la création de nouveaux classeurs.

 Élaborez le classeur modèle en y intégrant les éléments communs aux futurs classeurs qui seront créés à partir de ce modèle ; définissez si besoin des protections sur les feuilles ou sur les cellules (cf. chapitre Protection).

 Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Enregistrer sous.

 Cliquez sur l’option Parcourir du volet central.

 Ouvrez la liste Type puis choisissez l’option Modèle Excel.

Le dossier d’enregistrement proposé par défaut est le dossier Modèles Office personnalisés situé dans le dossier Documents de votre disque dur :

images/03RBXL16-06.png

L’emplacement défini par défaut de vos modèles est renseigné (et modifiable) dans les Options d’Excel (onglet Fichier - Options - catégorie Enregistrement - zone Enregistrer les classeurs - option Emplacement des modèles personnels par défaut).

 Précisez le nom du modèle en complétant la zone Nom de fichier.

 Cliquez sur le bouton Enregistrer.

L’extension attribuée aux fichiers modèles...

Ouvrir un classeur

 Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Ouvrir (ou Ctrl O).

Par défaut, le mode Backstage est activé pour l’ouverture (et l’enregistrement) des classeurs, vous ne visualisez donc pas directement la boîte de dialogue Ouvrir, mais l’écran suivant.

Notez que pour afficher occasionnellement la boîte de dialogue Ouvrir à la place de cet écran, vous pouvez utiliser le raccourci CtrlF12 au lieu de CtrlO.

images/03RBXL19-05.png

En mode Backstage, Excel vous propose d’accéder rapidement à vos fichiers récemment utilisés (option Récent), ainsi qu’à tous les emplacements à partir desquels votre compte utilisateur peut ouvrir des fichiers (dans notre exemple : OneDrive - Personnel pour les enregistrements en ligne et Ce PC pour les données enregistrées sur le disque dur).

Le bouton Récupérer des classeurs non enregistrés situé sous la liste des classeurs récemment utilisés permet d’afficher le contenu du dossier C:\Utilisateurs\Nom_utilisateur\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles dans lequel Excel effectue les sauvegardes automatiques (généralement toutes les 10 minutes) (cf. Récupérer une version antérieure d’un fichier).

 Pour ouvrir un des classeurs récemment utilisé, activez (si ce n’est déjà...

Enregistrer un classeur

Enregistrer un nouveau classeur

Un classeur qui n’a jamais été enregistré n’a pas de nom personnalisé (ex : Classeur2, Classeur3…) ou alors un nom provisoire (ex : Mon modèle1, Mon modèle2...). Si vous éteignez votre ordinateur alors qu’un fichier n’a pas été enregistré, vous perdez toutes les modifications que vous y avez apportées.

 Cliquez sur l’outil Enregistrerimages/IC-036.png de la barre d’outils Accès rapide (ou CtrlS).

La fenêtre suivante s’affiche :

images/COR-IE-24.png

Le lien Autres options d’emplacement permet d’accéder à l’option Enregistrer sous de l’onglet Fichier.

 Renseignez le Nom du classeur dans la zone.

 Dans la liste Emplacement, choisissez le dossier d’enregistrement du fichier s’il est proposé dans la liste puis cliquez sur le bouton Enregistrer.

Si le dossier n’est pas proposé, cliquez sur Autres emplacements.

L’option Enregistrer sous de l’onglet Fichier s’affiche.

Par défaut, l’option Récent sélectionné dans le Volet central propose, dans le volet droit, les dossiers récemment utilisés :

images/COR-IE-25.png

 Si le dossier d’enregistrement du fichier est visible dans le volet droit, cliquez sur son nom. Dans le cas contraire, pour enregistrer un nouveau classeur sur le Cloud (en ligne)...

Utiliser l’espace de stockage en ligne OneDrive

OneDrive (anciennement SkyDrive) est un service de stockage en ligne proposé par Microsoft pour tout utilisateur disposant d’un compte Microsoft (compte utilisé avec Hotmail, Messenger, Windows Phone, Xbox LIVE, Outlook.com…). Chaque utilisateur dispose gratuitement d’un espace personnel de 5 Go avec possibilité d’acheter de l’espace supplémentaire (jusqu’à 1 To). Si vous disposez d’un abonnement Office 365, dans un cadre professionnel, vous pouvez disposer d’un espace OneDrive personnel et d’un espace OneDrive professionnel.

Intérêts de l’utilisation de l’espace OneDrive

Les données (fichiers, photos, musique…) enregistrées dans cet espace de stockage sont accessibles depuis n’importe quel matériel connecté à Internet : leur synchronisation sur ces matériels est automatique. Vous pouvez ainsi accéder à vos fichiers à partir de votre ordinateur professionnel, personnel, à partir d’une tablette connectée en Wi-Fi à Internet et même à partir de votre smartphone.

Pour accéder aux fichiers de votre espace de stockage depuis une des applications Office, vous devez être connecté avec vos identifiants Microsoft (cf. chapitre Gestion des comptes) ; si vous disposez de plusieurs...

Exploiter les classeurs Excel 2019 dans des versions antérieures

Le format de fichier basé sur le langage XML est associé aux classeurs créés depuis la version Microsoft Office Excel 2007. Ils portent l’extension .xlsx tandis que ceux créés dans les versions antérieures à 2007 portent l’extension .xls.

Il est toutefois possible d’enregistrer un classeur dans une version antérieure (97 à 2003), mais il est conseillé de vérifier au préalable sa compatibilité.

Vérifier la compatibilité d’un classeur

Cette manipulation permet de détecter et de résoudre d’éventuels problèmes de compatibilité, susceptibles de provoquer une perte d’informations si vous enregistrez dans une version antérieure.

 Dans Microsoft Excel 2019, ouvrez le classeur concerné.

 Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Informations.

 Cliquez sur le bouton Vérifier l’absence de problèmes puis sur l’option Vérifier la compatibilité.

La boîte de dialogue suivante s’ouvre :

images/03RBXL16-14.png

 Pour vérifier la compatibilité du classeur à chaque enregistrement, cochez l’option Vérifier la compatibilité lors de l’enregistrement de ce classeur.

 Si des problèmes ont été trouvés...

Exploiter les classeurs de version antérieure à Excel 2007

Travailler en mode de compatibilité dans Excel 2019

 Dans Excel 2019, ouvrez le classeur créé dans une version antérieure à 2007.

images/COR-IE-31.png

Le classeur est automatiquement ouvert en Mode de compatibilité : ce terme est indiqué entre crochets à côté du nom de fichier dans la barre de titre. Le format de fichier Excel 97-2003 (.xls) est utilisé.

Les nouvelles fonctionnalités d’Excel 2019 ou celles qui ont été améliorées ne sont pas disponibles (ceci afin d’empêcher la perte de données et de confidentialité lorsque le classeur est ouvert dans une version antérieure à 2007).

 Travaillez et enregistrez vos modifications comme vous le faites habituellement, en tenant compte des remarques précédentes.

Lorsque vous enregistrez les modifications, le format de fichier Excel 97-2003 (.xls) est conservé.

Convertir un classeur au format de fichier Excel 2019

Lorsque, pour un classeur donné, vous souhaitez travailler définitivement dans la nouvelle version d’Office et ainsi profiter des nouvelles fonctionnalités d’Excel 2019 et réduire sa taille, vous pouvez convertir le classeur concerné.

Si le fichier à convertir est enregistré sur votre disque dur, sa conversion supprimera et remplacera...

Enregistrer un classeur au format PDF ou XPS

Les formats de fichiers PDF et XPS permettent la diffusion de documents électroniques (par messagerie ou sur Internet). Ces formats conservent les polices, les images, les graphiques et la mise en forme d’un document tel qu’il a été créé dans son application d’origine. Un utilisateur peut afficher, partager et imprimer des fichiers PDF s’il dispose du logiciel Acrobat Reader (disponible gratuitement sur le site web d’Adobe) et des fichiers XPS s’il dispose de Microsoft .NET Framework (disponible gratuitement sur le site Microsoft).

Sachez désormais, plutôt que de passer par un logiciel spécialisé, que Word permet de modifier directement les documents PDF.

Une fois le fichier enregistré au format PDF ou XPS, il ne peut plus être converti au format Excel (.xls, .xlsx…) avec l’application Microsoft Excel ; seul un logiciel spécialisé pourra effectuer cette conversion.

 Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Exporter.

 Si besoin, choisissez l’option Créer un document PDF/XPS dans le volet central et cliquez sur le bouton Créer PDF/XPS.

 Vérifiez et/ou modifiez si besoin le dossier d’enregistrement puis le Nom de fichier dans la zone de saisie correspondante.

 Si besoin, ouvrez la liste Type de fichier puis, sélectionnez l’option...

Afficher/modifier les propriétés d’un classeur

Les propriétés, également appelées métadonnées (c’est-à-dire des données décrivant d’autres données ; par exemple, les mots d’un classeur sont des données et le nombre de mots est un exemple de métadonnées), sont des informations identifiant ou décrivant le fichier. Elles contiennent des informations comme le titre, le nom de l’auteur, l’objet…

 Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Informations.

Sur la droite de la fenêtre, le panneau Propriétés présente, sous forme de liste, le nom de chaque propriété suivi de son contenu.

images/03RBXL19-13.png

 Pour afficher plus de propriétés, cliquez sur le lien Afficher toutes les propriétés ; à l’inverse cliquez sur Afficher moins de propriétés pour en réduire le nombre.

 Pour modifier une des Propriétés, pointez puis cliquez sur le champ associé au nom de la propriété, puis saisissez l’intitulé de la balise souhaitée. Pour ajouter plusieurs balises, séparez-les par un point-virgule (;). Validez par la touche Entrée.

 Pour revenir au classeur et enregistrer automatiquement les modifications apportées, cliquez sur la flèche images/IC-015.png.

Gérer...

Comparer deux classeurs côte à côte

 Si besoin, activez un des deux classeurs : dans l’onglet Affichage, cliquez sur le bouton Changer de fenêtre puis sur le nom du classeur à afficher.

Vous pouvez aussi cliquer sur la fenêtre correspondante pour la rendre active.

 Dans l’onglet Affichage, cliquez sur l’outil Côte à côteimages/IC-039.png visible dans le groupe Fenêtre.

Si plus de deux classeurs sont ouverts, la boîte de dialogue Comparer en côte à côte apparaît.

 Cliquez sur le nom du second classeur à comparer.

Les deux classeurs s’affichent dans des fenêtres distinctes disposées l’une au-dessous de l’autre ou l’une sous l’autre. Par défaut, le défilement des classeurs est synchrone, c’est-à-dire que lorsque vous faites défiler une fenêtre, l’autre défile en même temps (le bouton Défilement synchroneimages/IC-040.png de l’onglet Affichage - groupe Fenêtre est actif).

 Si la disposition des fenêtres ne vous convient pas, activez le bouton Réorganiser tout, activez l’option Vertical et cliquez sur OK.

images/COR-IE-32.png

 Pour faire défiler les deux fenêtres indépendamment l’une de l’autre, cliquez sur l’outil Défilement synchroneimages/IC-040.png pour le désactiver.

 Si vous avez modifié la taille et/ou...

Fermer un classeur

 Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Fermer ou utilisez le raccourci-clavier CtrlF4.

Si le classeur a été modifié depuis le dernier enregistrement, Excel propose de l’enregistrer avant de le fermer.

images/03RBXL19-16.png

 Dans ce cas, cliquez sur un des boutons suivants :

Enregistrer

Pour enregistrer et fermer le classeur.

Ne pas enregistrer

Pour fermer le classeur sans enregistrer les modifications apportées à celui-ci.

Annuler

Pour annuler la fermeture du classeur.

Définir le dossier de travail utilisé par défaut

Ce dossier de travail vous sera automatiquement proposé lors de l’enregistrement ou lors de l’ouverture d’un classeur.

 Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur Options et sélectionnez la catégorie Enregistrement.

 Précisez le dossier de travail à utiliser par défaut dans la zone de saisie Dossier local par défaut de la zone Enregistrer les classeurs.

 Cliquez sur le bouton OK.

Paramétrer la récupération automatique des classeurs

Il peut arriver parfois que Microsoft Excel s’interrompt (coupure de courant, dysfonctionnement...) avant que vous n’ayez eu le temps d’enregistrer votre travail. Le système de récupération automatique, actif par défaut, enregistre vos données et l’état de l’application de manière automatique. Vous pouvez paramétrer cette fonction.

 Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur Options et sélectionnez la catégorie Enregistrement.

images/03RBXL19-17.png

&nbs ...

Récupérer une version antérieure d’un fichier

Si les fonctionnalités de récupération automatique sont activées (cf. Paramétrer la récupération automatique des classeurs), vous pouvez facilement ouvrir une version antérieure du fichier sur lequel vous travaillez en vue de le vérifier ou de le récupérer. Selon que ce classeur ait été ou non enregistré au moins une fois, la procédure de récupération est sensiblement différente.

Récupérer un classeur enregistré au moins une fois

 Vérifiez que le classeur pour lequel vous souhaitez afficher les versions enregistrées automatiquement est bien actif.

 Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur Informations.

La liste des versions enregistrées s’affiche en marge du bouton Gérer le classeur.

images/03RBXL19-18.png

Si un classeur est fermé sans que les modifications n’aient été enregistrées, Excel affiche sa version intitulée (lorsque j’ai fermé sans enregistrer).

 Cliquez sur la version que vous souhaitez ouvrir.

Vous constaterez à l’aide, par exemple, du bouton Changer de fenêtre de l’onglet Affichage que les deux versions du fichier sont désormais ouvertes :

images/03RBXL19-19.png

 Après vérification, si vous souhaitez remplacer le fichier actuel par cette...

Envoyer un classeur par e-mail

Microsoft Excel 2019 permet d’envoyer un classeur en utilisant la messagerie électronique à condition bien sûr de disposer d’un logiciel de messagerie installé sur votre poste et d’une connexion Internet et/ou intranet.

 Ouvrez le classeur à envoyer.

 Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Partager.

 Dans le volet central, choisissez l’option Courrier.

images/COR-IE-35.png

 Selon votre souhait, cliquez sur le bouton Envoyer en tant que pièce jointe, Envoyer en tant que PDF, Envoyer en tant que XPS ou Envoyer en tant que télécopie Internet.

Pour envoyer un classeur en tant que télécopie, une simple connexion à Internet ne suffit pas, vous devez disposer d’un service en ligne payant tel que eFax, FaxBox, PopFax… ou gratuit comme FaxGratuit (dans ce cas, de la publicité est insérée dans les documents envoyés).

Si vous choisissez l’option Envoyer en tant que pièce jointe, c’est le classeur qui sera joint au message : le destinataire devra disposer d’Excel pour pouvoir ouvrir le classeur.

La fenêtre d’envoi de message de votre logiciel de messagerie s’affiche.

 Dans la zone À, saisissez l’adresse du ou des destinataires du message en séparant leur nom par un point-virgule ou cliquez sur le bouton À pour sélectionner...

Utiliser le vérificateur d’accessibilité

Cette fonctionnalité vous permet de vérifier si votre classeur peut être exploité par des personnes handicapées disposant d’un matériel spécifique leur permettant de travailler sur l’ordinateur malgré leur handicap.

Si le vérificateur d’accessibilité a détecté des problèmes d’accessibilité potentiels, l’indication Recommandations disponibles est visible dans la barre d’état et les problèmes détectés sont indiqués sous l’intitulé Inspecter le classeur (onglet Fichier - Informations).

images/03RBXL19-24.png

 Pour vérifier ou réparer le ou les problèmes d’accessibilité, cliquez sur l’indication Recommandations disponibles dans la barre d’état ou, sur l’onglet Fichier, cliquez sur le bouton Vérifier l’absence de problèmes puis sur l’option Vérifier l’accessibilité.

Le volet Vérificateur d’accessibilité s’ouvre à droite de la fenêtre et affiche les résultats de l’inspection classés en deux catégories selon l’importance du problème :

  • Erreurs: détaille les éléments très difficiles (voire impossible) à exploiter pour des personnes handicapées....