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Extrait - Google Workspace Travaillez en ligne avec les outils Google
Extraits du livre
Google Workspace Travaillez en ligne avec les outils Google
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Gestion des fichiers Google Drive

Modifier l’affichage des fichiers

Par défaut, les fichiers apparaissent sous forme de vignettes, c’est le mode d’affichage Grille qui est appliqué.

 Pour afficher les fichiers sous forme de liste, cliquez sur l’outil Mode Listeimages/MODE-LISTE.png dans la barre de commandes secondaire.

 Pour revenir à l’affichage des vignettes, cliquez sur l’outil Mode Grilleimages/MODE-GRILLE.png.

Afficher les informations d’un fichier

 Cliquez sur le fichier concerné puis sur l’outil Afficher les détailsimages/INFORMATION.png dans la barre de commandes secondaire. 

Le volet des détails s’ouvre à droite de la fenêtre ; il est composé de deux onglets : Détails et Activité. Sur cet exemple, l’onglet Détails est affiché :

images/rb04-01.png

L’onglet Activité répertorie les différentes actions réalisées sur le fichier.

Importer des fichiers

Cette procédure vous permet d’ajouter des fichiers enregistrés sur votre poste de travail dans votre espace de stockage.

 Pour importer des fichiers ou l’ensemble des fichiers d’un dossier, ouvrez le menu Mon Drive et sélectionnez l’option Importer des fichiers ou Importer un dossier.

Vous pouvez également utiliser les options Importer un fichier et Importer un dossier proposées dans la liste du bouton Nouveau.

 Lorsque la boîte de dialogue Ouvrir s’affiche, accédez à l’emplacement où se trouvent les fichiers ou le dossier à importer puis sélectionnez-les et cliquez sur le bouton Ouvrir si vous importer des fichiers ou sur le bouton Importer si vous avez choisi d’importer un dossier.

La fenêtre Importation s’ouvre et affiche la progression des téléchargements :

images/04RBGSUITE-01.png
Le symbole images/IC-032.png visible en regard du nom d’un fichier indique que le téléchargement de ce dernier est terminé.

Lorsqu’un fichier importé porte le même nom qu’un fichier existant, le message suivant s’affiche :

images/rb04-02.png
Google importe alors le fichier en tant que nouvelle version du fichier existant. Dans la liste des fichiers, un seul fichier sera visible. Les différentes versions d’un fichier sont répertoriées dans l’onglet Activité du volet...

Créer un dossier ou un fichier

 Pour créer un dossier, cliquez sur le bouton Nouveau et choisissez l’option Dossier ou ouvrez la liste Mon Drive et choisissez l’option Nouveau dossier.

Saisissez le nom du dossier puis cliquez sur le bouton CRÉER.

Le nouveau dossier apparaît dans le volet Dossiers situé entre les volets Accès rapide et Fichiers.

Pour ouvrir ensuite un dossier, double cliquez sur son nom.

Lorsqu’un dossier est ouvert, le chemin d’accès du dossier est symbolisé sous forme de fil d’Ariane dans la partie supérieure de la fenêtre, vous pouvez alors cliquer sur un des dossiers parents pour afficher le contenu de ce dossier. Sur cet exemple, le dossier ENI est un sous-dossier du dossier Documents :

images/04RBGSUITE-03.png

 Pour créer un fichier, cliquez sur le bouton Nouveau et sur le nom de l’application que vous souhaitez utiliser pour créer le fichier.

Selon l’application choisie, l’application correspondante se lance.

Reportez-vous aux titres des chapitres Google Docs, Google Sheets et Google Slides pour plus de détails sur l’utilisation de ces applications en ligne.

Afficher l’aperçu d’un fichier ou l’ouvrir

Afficher l’aperçu d’un fichier

 Cliquez sur le fichier concerné pour le sélectionner puis sur l’outil Aperçuimages/IC-037.png, dans la barre des commandes secondaire.

Vous pouvez également afficher le menu contextuel du fichier (clic droit) et choisir l’option Aperçu.

L’aperçu du fichier (ici, il s’agit d’un document Word) s’affiche dans la fenêtre :

images/rb04-03.png

Vous pouvez faire défiler les pages du fichier en utilisant la molette de la souris ou la barre de défilement vertical.

Depuis cette fenêtre, vous pouvez utiliser les outils proposés pour :

images/COMMENTAIRE.png

ajouter un commentaire

images/IMPRIMER.png

imprimer le fichier

images/TELECHARGER.png

télécharger une copie du fichier sur votre poste

images/IC-042.png

partager le fichier, le déplacer dans un autre dossier, activer son suivi, le renommer, rechercher, afficher le détail, l’ouvrir dans une nouvelle fenêtre

images/rb04-04.png

 Utilisez les outils Suivantimages/IC-043.png et Précédentimages/IC-044.png pour afficher l’aperçu du fichier suivant ou précédent.

 Pour fermer l’aperçu et revenir à la liste des fichiers, cliquez sur l’outil Fermerimages/IC-045.png.

Ouvrir un fichier

 Pour ouvrir un fichier Google (ou converti au format Google), double cliquez sur son nom (ou sa vignette).

Pour ouvrir un fichier créé dans une autre application, cliquez...

Sélectionner des fichiers/dossiers

 Pour sélectionner un fichier ou un dossier, cliquez sur le nom du fichier (affichage Liste) ou sur sa vignette (affichage Grille).

 Pour sélectionner plusieurs éléments adjacents, cliquez sur le premier élément à sélectionner, maintenez la touche Shift et cliquez sur le dernier élément à sélectionner.

Vous pouvez également, par un cliqué-glissé, tracer un cadre de sélection englobant les éléments à sélectionner.

 Pour sélectionner plusieurs éléments non adjacents, cliquez sur le premier élément à sélectionner, maintenez la touche Ctrl et cliquez sur chacun des éléments à sélectionner.

Lorsque des éléments sont sélectionnés, leur nom apparaît sur fond bleu.

 Pour retirer un élément de la sélection, maintenez la touche Ctrl et cliquez sur l’élément concerné.

 Pour sélectionner tous les fichiers et dossiers de la liste, cliquez sur un des fichiers (ou dossiers) et utilisez le raccourci Ctrl A.

 Pour annuler une sélection, cliquez sur n’importe quel élément.

Renommer ou supprimer un fichier/dossier

 Pour renommer un fichier ou un dossier, faites un clic droit sur son nom, ou cliquez sur l’outil Autres actionsimages/IC-034.png, et choisissez l’option Renommer.

Saisissez le nouveau nom et cliquez sur OK.

 Pour supprimer un ou plusieurs fichiers ou dossiers, sélectionnez le ou les éléments à supprimer puis cliquez sur l’outil Supprimerimages/SUPPRIMER.png, dans la barre de commandes secondaire ou bien choisissez l’option Supprimer du menu contextuel de la sélection (clic droit).

Un message s’affiche pour vous indiquer que le fichier va être placé dans la corbeille où il sera conservé 30 jours avant d’être supprimé définitivement.

images/rb04-06.png

 Cliquez sur le bouton PLACER DANS LA CORBEILLE pour confirmer ou bien sélectionnez ANNULER si vous souhaitez ne pas placer le document dans la corbeille

Pendant un court instant, le message suivant apparaît dans le coin inférieur gauche de la fenêtre :

images/rb04-07.png

En cas d’erreur, vous pouvez alors cliquer sur ANNULER pour annuler la suppression.

La suppression des fichiers n’est pas définitive, les fichiers supprimés ont été déplacés dans la Corbeille. Il vous est alors possible d’annuler leur suppression et de les restituer à leur emplacement d’origine.

 Dans le menu latéral, cliquez sur le lien Corbeille pour...

Activer le suivi d’un fichier/dossier

Cette procédure permet d’ajouter les fichiers de votre choix (les fichiers importants, les fichiers à finaliser...) à la liste Suivis de Google Drive afin de les retrouver plus facilement.

 Sélectionnez le ou les fichiers (ou dossiers) souhaités.

 Cliquez sur l’outil Autres actionsimages/IC-034.png et choisissez l’option Ajouter aux favoris.

Vous pouvez également utiliser l’option Ajouter aux favoris du menu contextuel (clic droit) de la sélection.

Pendant un court instant, le message suivant apparaît dans le coin inférieur de la fenêtre. Vous pouvez alors cliquer sur ANNULER pour annuler la commande.

images/rb04-08.png
Lorsque le suivi a été activé pour des fichiers ou des dossiers, le symbole images/IC-053.png apparaît en regard du nom de ces fichiers ou dossiers.

 Pour afficher la liste des éléments suivis, cliquez sur le lien Suivis dans le menu latéral.

Pour Désactiver le suivi d’un fichier, sélectionnez-le et choisissez l’option Supprimer des favoris dans la liste de l’outil Autres actionsimages/IC-034.png ou dans le menu contextuel de la sélection. 

Rechercher des fichiers/dossiers

Les fonctionnalités de recherche permettent de retrouver très rapidement un fichier (ou un dossier). La recherche s’effectue à la fois sur le titre des fichiers mais également sur leur contenu (y compris dans les en-têtes et les pieds de page).

Recherche simple

 Cliquez dans la zone Rechercher dans Drive.

Une liste de différents éléments s’affiche : vos recherches récentes, des utilisateurs avec qui vous travaillez fréquemment et une liste des emplacements et types de fichiers.

images/rb04-09.png

 Pour rechercher tous les fichiers d’un utilisateur en particulier et partagés avec vous, choissisez-le dans la liste ; procédez de même pour rechercher tous les fichiers d’un même type ; dans le cas contraire, saisissez le mot clé pour lequel vous souhaitez lancer la recherche.

Les fichiers dont le titre ou le contenu contient le mot clé saisi s’affichent dans la liste.

images/rb04-10.png

 Si le fichier recherché est proposé dans la liste, sélectionnez-le pour afficher l’aperçu du fichier.

Pour afficher la liste des fichiers correspondant à la recherche, cliquez sur l’outil images/IC-051.png ou appuyez sur la touche Entrée.

 Pour effacer la recherche et afficher à nouveau tous les fichiers, sélectionnez Mon Drive dans le menu latéral.

Recherche avancée...

Filtrer la liste des fichiers

Grâce aux filtres proposés par Google Drive, vous pouvez retrouver plus rapidement un fichier en affinant les critères de recherche grâce aux combinaisons de filtres.

 Si besoin, saisissez les mots-clés de la recherche.

 Ouvrez la liste de la zone de recherche en cliquant sur l’outil Options de recherche images/IC-052.png.

Plusieurs catégories de filtres sont proposées : Type, Propriétaire, Emplacement, etc.

images/rb04-11.png

 Choisissez ou renseignez le critère de filtre à appliquer pour une ou plusieurs catégories.

Sur cet exemple, les fichiers de type Documents texte pour lesquels le Suivi a été activé sont recherchés :

images/rb04-12.png

 Pour lancer la recherche, cliquez sur le bouton RECHERCHER.

Déplacer des fichiers dans des dossiers

 Sélectionnez le ou les fichiers à déplacer.

Première méthode

 Cliquez sur l’outil Autres actionsimages/IC-034.png et choisissez l’option Déplacer vers.

Vous pouvez également utiliser l’option Déplacer vers du menu contextuel (clic droit) de la sélection.

 Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer la sélection.

L’outil images/IC-054.png permet de créer un nouveau dossier.

 Cliquez sur DÉPLACER ICI.

Deuxième méthode

 Si besoin, affichez le dossier de destination dans le menu latéral en cliquant sur la flèche située à gauche de Mon Drive.

 Faites glisser la sélection sur le dossier de destination.

Sur cet exemple, 2 fichiers sont déplacés dans le dossier Présentation :

images/rb04-13.png

Télécharger une copie d’un fichier sur son poste

 Sélectionnez le ou les fichiers à télécharger.

 Cliquez sur l’outil Autres actionsimages/IC-034.png et choisissez l’option Télécharger.

Vous pouvez également utiliser l’option Télécharger du menu contextuel (clic droit) de la sélection.

Si vous avez sélectionné plusieurs fichiers, Google Drive les compresse alors au format .ZIP.

 Selon le navigateur utilisé, choisissez, si besoin, d’enregistrer le fichier dans le dossier Téléchargements du poste ou dans un autre dossier.

Ajouter un raccourci

Les raccourcis permettent d’accéder plus facilement à un fichier. Par exemple, pour ouvrir plus rapidement un fichier stocké dans un sous-dossier sans avoir à explorer l’arborescence de dossiers, il suffit d’ajouter un raccourci vers ce fichier directement à la racine de Google Drive. ainsi, en cliquant sur le raccourci, vous pourrez directement ouvrir le fichier depuis la racine.

 Sélectionnez le ou les fichiers concernés.

 Cliquez sur l’outil Autres actions images/IC-034.png et choisissez l’option Ajouter un raccourci dans Drive.

Vous pouvez également utiliser l’option Ajouter un raccourci dans Drive du menu contextuel (clic droit) de la sélection.

 Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer la sélection. Utilisez l’outil images/dossier-plus.png pour créer un nouveau dossier.

 Cliquez sur AJOUTER UN RACCOURCI.

Utiliser la vue Prioritaire

La vue Prioritaire facilite l’accès aux fichiers importants ou fréquemment consultés. Elle peut être définie comme la page d’accueil de Google Drive et permet notamment de créer des espaces de travail.

 Pour accéder à la vue Prioritaire, cliquez sur Prioritaire dans le menu latéral.

images/rb04-14.png

Sont d’abord affichés les fichiers fréquemment consultés et au-dessous les espaces de travail.

Définir la vue prioritaire comme page d’accueil

 Cliquez sur l’outil images/PARAMETRES.png puis sélectionnez Paramètres. Dans l’onglet Généraux - rubrique Suggestions, activez l’option Définir ma vue Prioritaire comme page d’accueil par défaut.

 Cliquez sur le bouton OK pour valider.

images/rb04-15.png

Créer un espace de travail

Un espace de travail permet de regrouper des fichiers issus de différents emplacements (Mon Drive, Drive partagés, Partagés avec moi, Ordinateur) afin d’en faciliter l’accès.

Lorsque vous ajoutez des fichiers dans un espace de travail, cela n’affecte pas leur emplacement ni leurs autorisations. Ils sont simplement affichés dans une même vue afin que vous puissiez les retrouver plus rapidement.

 Dans la vue Prioritaire, cliquez sur le bouton Créer un espace de travail.

images/rb04-16.png

 Dans la fenêtre Nouvel espace de travail, tapez...