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Extrait - Google Workspace Travaillez en ligne avec les outils Google
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Google Workspace Travaillez en ligne avec les outils Google
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Google Sheets

Accéder et découvrir Google Sheets

Google Sheets est le tableur en ligne de Google Workspace. Cette application permet de créer des tableaux, des formules de calcul et des graphiques, de les mettre en forme et de les modifier en collaboration avec d’autres personnes.

 Pour accéder à Google Sheets, connectez-vous à votre compte Google Workspace et cliquez sur l’icône images/APPLICATIONS-GOOGLE.png et sur l’icône de l’application Sheets images/SHEETS.png.

Vous pouvez également y accéder via cette adresse sheets.google.com.

La page d’accueil Google Sheets s’ouvre :

images/rb07-01.png
Dans le coin supérieur de la fenêtre, le Menu principalimages/MENU-PRINCIPAL.png donne accès aux autres applications bureautiques (Google Docs et Google Slides), aux Paramètres, à l’aide en ligne et à l’espace Google Drive.

Dans la partie supérieure de la fenêtre, des modèles de fichiers sont proposés pour créer de nouveaux classeurs. La partie inférieure affiche la liste des classeurs récemment utilisés.

 Pour masquer le volet des modèles, cliquez sur l’outil images/AUTRES-ACTIONS-DOCS.png et sur l’option Masquer les modèles.

Pour les réafficher, cliquez sur le Menu principalimages/MENU-PRINCIPAL.png, sur l’option Paramètres et cochez l’option Afficher les modèles récents sur les écrans d’accueil. Cliquez ensuite sur OK.

 Pour gérer...

Créer un classeur

Le terme classeur est le nom générique donné au fichier créé dans l’application Google Sheets. Un classeur peut contenir une ou plusieurs feuilles de calcul.

 Dans le volet Créer une feuille de calcul de la page d’accueil Google Sheets, cliquez sur la vignette Vide ou sur un des modèles proposés pour créer un fichier basé sur le modèle choisi.

Si le volet des modèles est masqué, cliquez sur l’icône images/PLUS-DOCS.png visible à droite de la liste des fichiers, puis cliquez sur l’outil Créer une feuille de calculimages/CREER-DOCS.png pour créer un classeur vierge ou sur l’outil Choisir un modèleimages/MODELES-DOCS.png pour le créer selon un modèle.

Si un fichier est déjà ouvert, ouvrez le menu Fichier, pointez l’option Nouveau et cliquez sur l’option Feuille de calcul.

Un nouveau classeur, composé d’une seule feuille de calcul, s’ouvre.

Les éléments de la fenêtre sont les suivants :

images/rb07-02.png
La barre de titre (a) : reprend, à gauche l’icône de l’application images/SHEETS.png qui permet de fermer le fichier et de revenir à la page d’accueil Google Sheets, le nom du classeur (ici, Feuille de calcul sans titre car le fichier n’a pas encore été nommé) ; à droite, l’outil images/IC-113.png permet d’afficher le fil des commentaires...

Ouvrir un classeur

 Dans le menu Fichier, sélectionnez l’option Ouvrir (ou Ctrl O).

La fenêtre Ouvrir un fichier s’ouvre. La liste affiche les classeurs et dossiers existants dans votre espace Google Drive ainsi que les formulaires Google Forms.

images/rb07-03.png

 Utilisez les onglets, visibles dans la partie supérieure de la fenêtre, Partagés avec moi, Suivis, Sélectionnés précédemment ou Récents pour accéder au fichier à ouvrir ou saisissez son nom dans la zone de recherche.

L’onglet Importer permet d’importer un classeur provenant de l’ordinateur afin de le copier dans votre espace Google Drive.

 Cliquez sur le fichier à ouvrir puis sur le bouton Ouvrir ou double cliquez sur son nom ou sa vignette.

Pour importer un classeur, vous pouvez également utiliser l’option Importer du menu Fichier qui offre l’avantage de pouvoir ajouter une feuille de calcul au classeur ou de remplacer celle qui est active.

Se déplacer dans une feuille de calcul

Plusieurs techniques sont à votre disposition en fonction de l’outil que vous souhaitez utiliser : la souris ou le clavier.

 Vous pouvez utiliser le clavier de la manière suivante :

Flèche à droite ou Tab/Flèche à gauche ou ShiftTab

cellule de droite/de gauche

Flèche en haut/Flèche en bas ou Entrée

cellule du haut/du bas

AltPage Down/AltPage Up

page écran de droite/de gauche

Page Up/Page Down

page écran du haut/bas

Début

colonne A de la ligne active

Fin

dernière colonne de la ligne active

CtrlDébut

cellule A1

CtrlFin

dernière cellule

 Pour vous déplacer avec la souris, utilisez les barres de défilement vertical et horizontal. Vous pouvez aussi faire glisser le curseur de la barre de défilement ou utiliser la molette de la souris.

Sélectionner des cellules

Une plage de cellules

 Utilisez l’une des techniques suivantes :

Le cliqué-glissé

Cliquez dans la première cellule à sélectionner et, sans relâcher le bouton de la souris, faites glisser celle-ci pour étendre la sélection ; relâchez le bouton de la souris lorsque la sélection vous convient. Attention, ne réalisez pas le cliqué-glissé à partir de la poignée de recopie (carré bleu en bas et à droite de la cellule active) !

LeShiftclic

Cliquez dans la première cellule à sélectionner, affichez la dernière cellule à sélectionner, maintenez la touche Shift et cliquez sur la dernière cellule.

Avec le clavier

Appuyez sur la touche Shift et, tout en la maintenant enfoncée, utilisez les touches de déplacement correspondant à la sélection à réaliser ; par exemple : ShiftFlèche à droite sélectionne la cellule située à droite.

Un tableau

Cliquez dans une cellule du tableau puis utilisez le raccourci-clavier CtrlA.

Toute la feuille

Cliquez dans une cellule vide de la feuille de calcul puis utilisez le raccourci-clavier CtrlA.

Une plage de cellules sélectionnée apparaît encadrée et sur fond de couleur bleue ; la cellule active de la sélection est matérialisée...

Saisir des données

Données constantes (texte, valeurs...)

 Cliquez sur la cellule dans laquelle la donnée doit apparaître.

 Saisissez la donnée.

Les caractères saisis apparaissent également dans la barre de formule.

 Pour valider la saisie, appuyez sur la touche Entrée ou Tab ou une touche de direction quelconque.

Après validation, les données de type Texte s’alignent à gauche des cellules et celles de type Date ou Numérique s’alignent à droite.

 Pour la saisie des données, prêtez attention aux remarques suivantes :

  • Pour les valeurs numériques, faites attention à saisir des 0 (zéros) et pas des O (la lettre o).

  • Pour saisir une valeur négative, faites-la précéder d’un signe moins (-) ou entourez-la de parenthèses.

  • Pour entrer un pourcentage, saisissez le signe % juste après le nombre.

  • Pour saisir des décimales, utilisez la virgule.

  • Pour la saisie des dates, saisissez-les sous forme de chiffre en séparant le jour, le mois et l’année d’une barre oblique (par exemple, 25/12/2021).

Si le format des dates ou des nombres saisis n’est pas adapté à la langue, choisissez, dans la fenêtre Paramètres de cette feuille de calcul, le pays de référence dans la liste Paramètres régionaux (menu Fichier - option...

Saisir un texte de plusieurs lignes dans une cellule

Deux techniques permettent de faire apparaître du texte sur plusieurs lignes dans une cellule : par la saisie ou en modifiant le format de la cellule.

Entrer un saut de ligne

 Lorsque vous êtes en cours ou en modification de saisie, utilisez la combinaison de touches AltEntrée pour imposer un retour à la ligne à l’endroit souhaité.

 Validez en appuyant sur la touche Entrée.

La hauteur de ligne s’adapte automatiquement.

La barre de formule n’affiche que la première ligne saisie, pour afficher les lignes suivantes, vous pouvez cliquer successivement sur les flèches, à l’extrémité de la barre de formule, pour faire défiler les lignes de la cellule ou agrandir la hauteur de la barre des formules en faisant glisser vers le bas sa bordure inférieure.

Définir un renvoi à la ligne automatique

 Sélectionnez les cellules concernées.

 Cliquez sur l’outil Retour automatique à la ligneimages/IC-115.png puis sur l’outil Activer le retour automatique à la ligneimages/IC-116.png.

Les données sont renvoyées à la ligne de manière à ajuster le contenu de la cellule à la largeur de la colonne. Si vous modifiez la largeur de la colonne, les données sont automatiquement ajustées en conséquence.

Créer une série de données

Une série de données correspond à une suite logique de valeurs. Vous pouvez créer une série de données de dates, d’heures, de mois, de jours, de textes se terminant par une valeur numérique.

Créer une série de données simple

Ce type de série permet d’afficher des valeurs successives avec un incrément égal à une unité.

 Saisissez la première valeur de la série.

 Faites glisser la poignée de recopie de cette cellule jusqu’à la cellule d’affichage de la dernière valeur vers le bas ou vers la droite pour remplir par ordre croissant, vers le haut ou vers la gauche pour remplir par ordre décroissant.

images/rb07-04.png

 Si vous avez saisi un chiffre, ce dernier est alors recopié sur les autres cellules. Pour effectuer une série incrémentée, faites glisser la poignée de recopie tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée.

 À l’inverse, hormis pour une valeur numérique (chiffre), pour recopier la valeur saisie sur les autres cellules, faites glisser la poignée de recopie tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée.

Créer une série de données "complexe"

Ce type de série permet de définir l’incrément entre les valeurs de la série. Cette...

Modifier le contenu d’une cellule

 Faites un double clic sur la cellule à modifier ou sélectionnez-la et appuyez sur la touche F2.

 Réalisez vos modifications directement dans la cellule.

 Validez les modifications en appuyant sur Entrée.

Vous pouvez aussi réaliser les modifications dans la barre de formule.

Effacer le contenu des cellules

 Sélectionnez les cellules à effacer puis appuyez sur la touche Suppr.

Le contenu des cellules est alors supprimé mais pas le format.

 Pour effacer le format, utilisez l’option Effacer la mise en forme du menu Format.

 Pour effacer le contenu d’une colonne ou d’une ligne, cliquez sur la lettre d’en-tête de la colonne ou le numéro de la ligne pour la sélectionner puis faites un clic droit sur la sélection et sélectionnez l’option Effacer la colonne ou Effacer la ligne.

Attention, ces options effacent le contenu de la colonne et de la ligne sans la supprimer.

Si vous avez effacé un contenu par erreur, vous pouvez toujours annuler votre commande en cliquant sur l’outil Annulerimages/IC-100.png.

Modifier la mise en valeur des cellules

 Sélectionnez les cellules concernées.

 Utilisez les outils suivants pour modifier le format des valeurs numériques (nombre, date et heure) :

images/rb07-06.png

 Utilisez les outils suivants pour modifier les mises en valeur de caractères :

images/rb07-07.png

 Utilisez les outils suivants pour appliquer d’autres mises en valeur :

images/rb07-08.png

Vous pouvez également utiliser les options proposées du menu Format.

Appliquer le format Couleurs en alternance

Ce type de format alterne une couleur de remplissage de cellules d’une ligne sur deux avec la possibilité de choisir une couleur différente pour la première et/ou la dernière ligne du tableau.

 Sélectionnez les cellules du tableau sur lesquelles le format doit s’appliquer.

 Dans le menu Format ou dans la liste de l’outil images/couleur.png, choisissez l’option Couleurs en alternance.

Le volet Couleurs en alternance s’affiche à droite de la fenêtre :

images/rb07-09.png
La zone Appliquer à la plage reprend la plage de cellules sélectionnées, vous pouvez utiliser l’outil Sélectionner une plage de donnéesimages/plage.png pour modifier cette sélection.

 Pour appliquer une couleur d’arrière-plan différente sur la première ligne du tableau, cochez l’option En-tête ; pour appliquer une couleur d’arrière-plan différente sur la dernière ligne, cochez l’option Pied de page.

 Dans le cadre Styles par défaut, cliquez sur le style à appliquer.

 Si besoin, dans le cadre Styles personnalisés, choisissez la couleur à appliquer sur la première ligne (En-tête) ainsi que celles des lignes (Couleur 1 et Couleur 2) et éventuellement la couleur de la dernière ligne (Pied de page) dans la liste de l’outil images/ico-126.png correspondant....

Modifier la largeur des colonnes/la hauteur des lignes

 Sélectionnez chaque colonne concernée par une même largeur (ou chaque ligne concernée par une même hauteur) ; si une seule colonne/ligne est concernée, ne la sélectionnez pas.

 Pointez le trait vertical situé à droite de l’une des colonnes concernées (ou le trait horizontal situé au-dessous du chiffre de l’une des lignes).

Le pointeur de la souris prend la forme d’une double flèche horizontale ou verticale. Sur cet exemple, les colonnes E et F vont être modifiées.

images/rb07-10.png

 Faites alors un cliqué-glissé vers la droite pour augmenter la largeur ou vers la gauche pour la réduire ou, s’il s’agit de ligne, vers le bas pour augmenter la hauteur ou vers le haut pour la réduire.

Pendant le cliqué-glissé, la nouvelle largeur (hauteur) est matérialisée par un trait fin.

 Pour modifier précisément la largeur d’une colonne (ou ligne), sélectionnez la ou les colonnes (ou lignes) puis faites un clic droit sur la sélection et choisissez l’option Redimensionner la ou les colonnes (ou lignes). Saisissez une valeur en pixels puis cliquez sur OK.

Pour économiser la mémoire de votre ordinateur, "aérez" vos feuilles par cette technique plutôt que par des insertions...

Ajuster la largeur d’une colonne/hauteur d’une ligne

Cette technique permet d’ajuster la largeur d’une colonne à son contenu le plus long et la hauteur d’une ligne à son contenu le plus haut.

 Sélectionnez, si besoin, les lignes ou les colonnes concernées.

 Pour ajuster la largeur de la ou des colonnes sélectionnées, faites un double clic sur le trait vertical situé à droite de la lettre de la colonne concernée.

 Pour ajuster la hauteur de ligne, faites un double clic sur le trait horizontal situé au-dessous du numéro de la ligne.

Insérer des lignes/colonnes

 Pour insérer une seule ligne/colonne, sélectionnez la ligne ou la colonne entière (en cliquant sur le numéro de la ligne ou sur la lettre de la colonne) après ou avant laquelle vous souhaitez insérer la nouvelle.

Pour insérer plusieurs lignes/colonnes, sélectionnez autant de lignes ou colonnes que vous souhaitez en insérer.

 Faites un clic droit sur la sélection et choisissez l’option Insérernà gauche ou Insérernà droite s’il s’agit d’insertion de colonne(s) ; choisissez Insérernau-dessus ou Insérer nau-dessous s’il s’agit d’insertion de ligne(s).

S’il s’agit d’une seule colonne, vous pouvez également sélectionner une des options dans la liste associée à la colonne.

Ajouter des lignes/colonnes en fin de feuille

Les feuilles de calcul sont, par défaut, constituées de 1000 lignes et de 26 colonnes maximum. Ce nombre est différent s’il s’agit d’une feuille de calcul importée. Lorsque des colonnes sont insérées à droite ou des lignes sont insérées en-dessous d’une sélection de colonne ou de ligne, le nombre de colonnes ou lignes est augmenté.

La procédure suivante vous permet d’augmenter le nombre de lignes de la feuille de calcul.

 Faites glisser le curseur de la barre de défilement vertical vers le bas pour atteindre la dernière ligne de la feuille ou utilisez le raccourci CtrlFlèche en bas.

images/rb07-11.png

 Saisissez le nombre de lignes à ajouter dans la zone lignes de plus en bas puis cliquez sur le bouton Ajoutez.

Supprimer des lignes/des colonnes

 Sélectionnez les colonnes (ou les lignes) entières à supprimer, en sélectionnant les lettres de colonnes (ou numéros de lignes).

 Faites un clic droit sur la sélection et sélectionnez l’option Supprimer la ou les colonnes (ou la ligne).

Masquer des lignes/colonnes

 Sélectionnez la ou les lignes (ou colonnes) à masquer en cliquant sur le numéro de la ou des lignes (ou lettre des colonnes).

Pour éviter de déplacer les lignes ou les colonnes lorsque vous les sélectionnez, cliquez sur le numéro (ou lettre) de la première ligne (ou colonne) à sélectionner puis relâchez le bouton de la souris. Maintenez la touche Shift puis cliquez sur le numéro (ou lettre) de la dernière ligne (ou colonne) à sélectionner.

 Faites un clic droit sur la sélection puis choisissez l’option Masquer les lignes ou Masquer les colonnes.

 Pour afficher des lignes ou colonnes masquées, pointez, à l’intersection des numéros de ligne ou de colonne, le symbole matérialisant la ou les lignes ou colonnes masquées.

Le pointeur de la souris doit prendre la forme d’une main.

images/rb07-12.png

 Cliquez sur une des deux petites flèches pour afficher les lignes ou les colonnes.

Pour masquer une seule colonne, ouvrez la liste associée à la lettre de la colonne et choisissez l’option Masquer la colonne.

Copier/déplacer des cellules

Déplacer par cliqué-glissé

Cette technique est surtout utilisée lorsque vous pouvez visualiser en même temps les cellules à transférer et le lieu de destination.

 Sélectionnez les cellules à transférer.

 Pointez l’un des bords de la sélection.

La souris prend alors l’apparence d’une main. Attention, ne pointez pas la poignée de recopie.

images/rb07-13.png

 Réalisez un cliqué-glissé vers les cellules de destination.

Le contenu et la mise en forme des cellules sont déplacés.

En utilisant le Presse-papiers

Cette technique va vous permettre de déplacer ou copier une plage de cellules à un autre emplacement ou dans une autre feuille mais également dans un document texte ou une présentation.

 Sélectionnez les cellules à transférer.

 S’il s’agit de copier les cellules, dans le menu Edition, choisissez l’option Copier (ou CtrlC) ; pour les déplacer, choisissez l’option Couper (ou CtrlX).

La sélection apparaît entourée d’un cadre en pointillés.

 Cliquez dans la cellule de destination (de la feuille active ou d’une autre feuille).

Même si plusieurs cellules sont copiées ou déplacées, seule une cellule de destination doit être sélectionnée....

Fusionner des cellules

Cette manipulation permet de regrouper plusieurs cellules en une seule de manière horizontale ou verticale. Le contenu de la première cellule fusionnée s’étendra dans les autres cellules, le contenu de ces dernières sera alors supprimé.

images/07RBGSUITE-14.png

 Sélectionnez les cellules à fusionner.

 Si vous avez sélectionné plusieurs cellules d’une même ligne ou d’une même colonne, cliquez sur l’outil Fusionner les cellulesimages/IC157.png, sans ouvrir la liste de l’outil.

Si vous avez sélectionné à la fois des cellules disposées sur une ou plusieurs lignes ou colonnes, ouvrez la liste de l’outil Fusionner les cellulesimages/IC157.png et sélectionnez une des options :

Tout fusionner

La sélection sera convertie en une seule cellule ; le contenu de la première cellule de la sélection sera conservé et s’affichera dans les cellules fusionnées.

Fusionner horizontalement

Chaque sélection de cellules disposée horizontalement sera fusionnée : si vous avez, par exemple, sélectionné plusieurs lignes, la fusion s’effectuera sur chacune des lignes.

Fusionner verticalement

Chaque sélection de cellules disposée verticalement sera fusionnée : si vous avez, par exemple, sélectionné plusieurs colonnes, la fusion s’effectuera...

Réaliser une formule de calcul simple

Il s’agit d’élaborer un calcul intégrant des références de cellules, des opérateurs de calcul et/ou des constantes.

 Cliquez dans la cellule où vous souhaitez afficher le résultat de la formule.

 Saisissez le signe =

 Construisez la formule :

Pour intégrer le contenu d’une cellule, cliquez sur la cellule en question ou saisissez sa référence (par exemple, C4).

Saisissez l’opérateur de calcul : + pour additionner, - pour soustraire, * pour multiplier, / pour diviser.

Si vous utilisez plusieurs opérateurs, définissez, si besoin, des priorités afin de regrouper des valeurs en utilisant les parenthèses.

Vous suivez l’évolution de la formule dans la barre de formule ; les références des cellules qui la composent apparaissent de couleurs différentes. La formule ci-dessous permet de calculer le montant HT en multipliant le prix unitaire par la quantité.

images/05RBGOAPP-70.png

 Validez la formule en appuyant sur la touche Entrée.

Les formules de calcul sont, par défaut, automatiquement recalculées lorsque vous modifiez les valeurs intervenant dans les formules.

Recopier une formule

 Sélectionnez la cellule contenant la formule à recopier.

 Pointez la poignée de recopie de la cellule.

Cette poignée correspond au petit carré bleu situé en bas à droite de la cellule active. Le pointeur de la souris prend l’aspect d’une croix fine.

 Cliquez et, sans relâcher le bouton de la souris, faites glisser en direction de la dernière cellule destinatrice de la copie.

Les cellules ainsi "balayées" apparaissent avec des bords pointillés.

images/05RBGOAPP-71.png

 Quand la dernière cellule destinatrice est atteinte, relâchez le bouton de la souris.

Pour recopier rapidement une formule (verticalement), vous pouvez faire un double clic sur la poignée de recopie. La formule est alors recopiée jusqu’à la dernière cellule de la colonne à condition que la colonne située à gauche ne soit pas vide.

Additionner un ensemble de cellules

 Sélectionnez la cellule qui affichera le résultat du calcul.

 Cliquez sur l’outil Fonctionsimages/IC-117.png et sur la fonction SOMME.

 Sélectionnez, à l’aide d’un cliqué-glissé, les cellules à additionner.

images/rb07-14.png

 Validez par la touche Entrée.

Utiliser une fonction statistique

 Sélectionnez la cellule qui affichera le résultat du calcul.

 Cliquez sur l’outil Fonctionsimages/IC-117.png et sur la fonction désirée :

MOYENNE

Calcule la moyenne d’un ensemble de cellules contenant des valeurs numériques.

NB

Calcule le nombre de cellules contenant des valeurs numériques dans un ensemble de cellules.

MAX

Extrait la valeur maximale d’un ensemble de cellules contenant des valeurs numériques.

MIN

Extrait la valeur minimale d’un ensemble de cellules contenant des valeurs numériques.

 Sélectionnez la ou les cellules sur lesquelles le calcul doit porter en réalisant un cliqué-glissé.

 Appuyez sur la touche Entrée pour valider la formule de calcul.

Hormis ces quelques fonctions statistiques, pour utiliser une autre fonction, il vous faudra la saisir sous la forme =nom_de_fonction() et compléter (entre les parenthèses) les différents arguments demandés. L’option Plus de fonctions, dans la liste de l’outil images/IC-117.png, donne accès à l’aide en ligne de Google Sheets ainsi qu’à la liste des fonctions.

Utiliser une fonction conditionnelle

Ce type de formule permet d’afficher une valeur ou d’effectuer un calcul selon une ou plusieurs conditions. Il s’agit d’utiliser la fonction SI.

 Sélectionnez la cellule qui affichera le résultat du calcul.

 Saisissez =SI(.

L’aide relative à la fonction saisie (syntaxe attendue, arguments) apparaît. La fonction SI est constituée de trois arguments : le premier concerne le test logique à effectuer sur la valeur d’une cellule ou sur le résultat d’une autre formule ; en fonction du résultat de ce test, le deuxième argument doit indiquer l’action à effectuer si le résultat est VRAI, et le dernier argument indiquera l’action à effectuer si le résultat est FAUX.

=SI(test_logique;valeur si VRAI;valeur si FAUX)

 Renseignez les différents arguments de la formule.

Sur cet exemple, le résultat de la formule doit afficher le texte Reçu si la moyenne de l’élève (colonne E) est supérieure à 12 ; dans le cas contraire, elle affichera le nombre de points manquants.

images/07RBGSUITE-16.png

Pour afficher un texte (sur notre exemple Reçu), ce dernier doit être mis entre guillemets. 

 Validez en appuyant sur la touche Entrée.

Rendre absolue une référence de cellule dans une formule

Cette technique permet de fixer la référence d’une cellule dans une formule de façon à ce que cette référence ne se modifie pas lors de la recopie de la formule. Cette fonction est très utile si vous souhaitez multiplier les valeurs d’une colonne avec la valeur d’une unique cellule, par exemple, pour appliquer un taux de TVA. Si vous ne le faites pas, la recopie de la formule fonctionnera pour la première ligne mais pas pour les suivantes.

 Commencez à saisir la formule et arrêtez-vous lorsque la cellule concernée par la référence absolue est sélectionnée et visible dans la formule.

 Appuyez sur la touche F4.

La référence de la cellule présente maintenant le caractère $ devant la lettre de colonne et devant le numéro de ligne.

Lorsque vous appuyez sur la touche F4, vous obtenez une référence absolue de cellule ; si vous appuyez sur F4 une seconde fois, seule la référence de la ligne devient absolue ; si vous appuyez sur F4 une troisième fois, c’est alors la référence de la colonne qui devient absolue.

 Appuyez sur la touche F4 autant de fois que nécessaire afin de rendre absolu l’élément souhaité.

 Au besoin, terminez...

Saisir une formule multifeuille

Cette technique permet d’insérer dans une feuille une formule (appelée formule 3D) faisant référence à des cellules d’une ou de plusieurs autres feuilles.

 Sélectionnez la cellule dans laquelle le résultat du calcul doit apparaître.

 Saisissez le signe =

 Commencez la formule et, au moment désiré, cliquez sur l’onglet de la feuille concernée puis sélectionnez la ou les cellules de votre choix.

 Terminez la formule (attention, n’activez pas la feuille de la cellule de résultat) et validez.

Sur cet exemple, la cellule F3 réalise la moyenne des cellules H5 à M5 de la feuille Résultats.

images/07RBGSUITE-17.png

Afficher les formules à la place des résultats

 Pour afficher ou masquer les formules dans les cellules de la feuille de calcul : dans le menu Affichage, choisissez l’option Afficher les formules.

Lorsque les formules sont affichées, il est possible ensuite de les imprimer.

Nommer et gérer les cellules nommées

Lorsqu’une plage de cellules est nommée, il vous est ensuite possible d’utiliser son nom dans une formule de calcul, de l’atteindre pour la sélectionner ou de la choisir lors de la publication d’une partie de la feuille de calcul (menu Fichier - Publier sur le Web).

Nommer une plage de cellules

 Sélectionnez la cellule ou la plage de cellules à nommer.

 Dans le menu Données, cliquez sur l’option Plages nommées ou faites un clic droit sur la sélection et choisissez l’option Définir une plage nommée.

Le volet Plages nommées s’ouvre à droite de la fenêtre.

 Dans la première zone, saisissez le nom à attribuer à la sélection.

Un nom peut contenir 250 caractères au maximum. Vous ne pouvez pas utiliser d’espaces ou de symboles. Le premier caractère doit être une lettre, les autres caractères peuvent être des lettres, des chiffres, des points et des caractères de soulignement ; les noms ne peuvent pas être identiques à une référence de cellules. Nous vous conseillons d’utiliser des noms succincts pour faciliter leur saisie dans les formules de calcul.

La référence de la plage de cellules sélectionnée est visible dans la zone suivante. L’outil...

Appliquer une mise en forme conditionnelle

Une mise en forme conditionnelle permet de mettre en évidence des cellules contenant des valeurs numériques, des dates ou des heures en appliquant une couleur de caractères ou de remplissage différente des autres valeurs. Par exemple, vous pouvez appliquer une couleur de remplissage uniquement aux cellules d’un tableau contenant un chiffre supérieur à 1000.

 Sélectionnez les cellules concernées.

 Dans le menu Format, sélectionnez l’option Mise en forme conditionnelle.

Cette option est également accessible dans la liste de l’outil Couleur du texteimages/IC-122.png et l’outil Couleur de remplissageimages/IC-123.png.

Le volet Règles de mise en forme conditionnelle s’ouvre à droite de la fenêtre.

 Cliquez sur Ajouter une règle.

 Veillez à ce que l’onglet Couleur unie soit actif.

La zone Appliquer à la plage reprend la plage de cellules sélectionnées ; vous pouvez utiliser l’outil Sélectionner une plage de donnéesimages/plage.png pour la modifier.
images/rb07-17.png

 Ouvrez la liste Mettre en forme les cellules si et sélectionnez l’option correspondant au test à effectuer : Supérieur(e) à, Est égal(e) à, Le texte contient, La cellule est vide, La date est, etc.

 Dans la zone de saisie suivante, saisissez la valeur ou texte de comparaison....

Gérer les feuilles

Activer une feuille

Nous vous rappelons que chaque classeur peut être composé de plusieurs feuilles de calcul, celles-ci étant représentées par des onglets visibles dans la partie inférieure de la fenêtre.

 Cliquez sur l’onglet de la feuille à afficher si celle-ci est visible dans la barre de navigation des feuilles ; dans le cas contraire, cliquez sur l’outil Toutes les feuilles images/IC163.png et cliquez sur le nom de la feuille à atteindre.

Les noms des feuilles qui apparaissent grisés correspondent aux feuilles qui ont été masquées.

images/rb07-19.png

Ajouter une nouvelle feuille

 Sélectionnez la feuille après laquelle vous souhaitez faire l’ajout.

 Cliquez sur l’outil Ajouter une feuilleimages/IC162.png ou choisissez l’option Nouvelle feuille dans le menu Insertion (ou ShiftF11).

Renommer une feuille

 Double cliquez sur le nom de la feuille ou sélectionnez la feuille à renommer, puis ouvrez la liste de l’onglet, en cliquant sur images/IC-125.png, et dans le menu, cliquez sur l’option Renommer.

Vous pouvez également faire un clic droit sur l’onglet d’une feuille pour afficher la liste des options.

 Saisissez le nouveau nom de la feuille.

Ce nom ne peut pas dépasser 30 caractères (espaces compris) ; certains caractères ne peuvent pas être utilisés : deux-points (:), barre...

Protéger une feuille de calcul ou une plage de cellules

Si vous souhaitez partager un classeur, vous pouvez alors protéger une ou plusieurs feuilles du classeur ou une plage de cellules.

 Pour protéger une feuille, affichez-la ; pour protéger une plage de cellules, sélectionnez-la.

 Dans le menu Données, choisissez Feuilles et plages protégées.

Le volet Feuilles et plages protégées s’affiche à droite de la fenêtre.

 Si vous n’avez pas sélectionné de plage de cellules, cliquez sur le lien Ajouter une feuille ou une plage.

 Dans la zone de saisie située en haut du volet, saisissez éventuellement une description. 

Protéger une feuille

 Cliquez sur l’onglet Feuille dans le volet Feuilles et plages protégées.

 Si besoin, choisissez, dans la liste suivante, le nom de la feuille à protéger.

 Si certaines cellules ne doivent pas être protégées, cochez l’option Exclure certaines cellules et renseignez la ou les cellules souhaitées ; utilisez, si besoin, l’outil Sélectionner une plage de donnéesimages/plage.png pour les sélectionner dans la feuille de calcul.

Cliquez sur le lien Ajouter une plage à chaque nouvelle plage de cellules à ajouter.

Protéger une plage de cellules

 Pour protéger une plage...

Figer et libérer les en-têtes d’un tableau

Cette manipulation permet de fixer des lignes et/ou des colonnes à l’écran de manière à afficher côte à côte des données distantes les unes des autres lorsque vous ferez défiler la feuille de calcul. Les lignes et les colonnes ainsi figées pourront ensuite être imprimées sur toutes les pages.

À l’aide du menu

 Pour fixer une ou plusieurs lignes : dans le menu Affichage, pointez l’option Figer et cliquez sur l’option correspondant au nombre de lignes souhaité.

 Pour fixer une ou plusieurs colonnes : dans le menu Affichage, pointez l’option Figeret cliquez sur l’option correspondant au nombre de colonnes souhaité.

À l’aide de la souris

 Pour fixer une ou plusieurs lignes, faites défiler, si besoin, le contenu de la fenêtre de manière à afficher la ou les lignes concernées ; pointez le bord inférieur du bouton images/IC165.png situé à l’intersection des numéros de lignes et de colonnes puis, lorsque le pointeur de la souris prend la forme d’une main, faites glisser vers le bas et placez la barre horizontale sous la dernière ligne à figer.

Sur cet exemple, les deux premières lignes vont être figées.

images/07RBGSUITE-25.png

 Pour fixer une ou plusieurs colonnes, pointez...

Afficher l’aperçu avant impression et imprimer

Vous allez à la fois configurer les paramètres d’impression, afficher des informations en en-tête et en pied de page et visualiser la feuille de calcul telle qu’elle sera imprimée.

 Pour imprimer une partie de la feuille de calcul, sélectionnez la plage de cellules à imprimer ; pour imprimer une feuille de calcul, affichez-la ; pour imprimer toutes les feuilles du classeur, aucune sélection n’est nécessaire.

 Dans le menu Fichier, sélectionnez l’option Imprimer (ou l’outil images/IMPRIMER.png ou CtrlP).

La fenêtre Paramètres d’impression s’affiche ; le nombre de pages est indiqué en haut de la fenêtre :

images/rb07-25.png

 Dans la liste Imprimer, choisissez ce qui doit être imprimé : la Feuille actuelle, le Classeur (toutes les feuilles de calcul) ou les Cellules sélectionnées.

 Si le Format de papier est différent du format A4, sélectionnez-le dans la liste correspondante. 

 Choisissez l’Orientation de la page : Paysage ou Portrait.

 Pour réduire la taille du tableau afin de pouvoir l’imprimer sur le nombre de pages souhaitées, ouvrez la liste Échelle et choisissez une des options proposées :

Ajuster à la largeur : le tableau est réduit en largeur afin que toutes...

Trier un tableau

Trier selon un seul critère

Cette méthode permet de trier rapidement un tableau selon un seul critère. Vous pouvez choisir de trier une partie d’un tableau ou toutes les colonnes du tableau. Pour ce dernier cas, le tableau ne doit pas contenir de ligne ou de colonne vierge ou de cellules fusionnées et, si le tableau doit être trié sans ses en-têtes de colonnes, vous devez alors figer ces en-têtes (cf. Figer et libérer les en-têtes d’un tableau). 

 Pour trier une partie d’un tableau, sélectionnez les cellules à trier ; si l’ensemble du tableau doit être trié, cliquez dans une des cellules de la colonne qui doit servir de clé de tri.

 Ouvrez le menu Données.

images/rb07-31.png

 Si vous avez sélectionné les cellules à trier : cliquez sur l’option Trier la plage à partir de la colonne "Lettre de la colonne sélectionnée"A->Z pour effectuer un tri par ordre alphabétique (données texte) ou croissant ; pour effectuer un tri par ordre inverse, choisissez l’option Trier la plage à partir de la colonneLettre de la colonne sélectionnéeZ->A.

Pour trier l’ensemble du tableau, sélectionnez l’option Trier la feuille à partir de la colonne"Lettre de la colonne...

Filtrer les données d’un tableau

Grâce aux filtres, vous pouvez afficher uniquement les lignes correspondant aux critères que vous allez définir, les autres lignes seront masquées. Pour faciliter l’utilisation des filtres, et ainsi éviter de sélectionner l’intégralité d’un tableau, votre tableau ne doit pas comporter de ligne ou de colonne vierge, ni de cellules fusionnées. Il doit comporter qu’une seule ligne d’en-tête et, si vous avez ajouté un titre au tableau, une ligne blanche, au minimum, doit séparer ce titre de la première ligne des en-têtes.

Filtrer les données

 Cliquez dans une seule cellule du tableau ou, pour ne filtrer qu’une partie du tableau, sélectionnez les cellules concernées.

 Dans le menu Données, choisissez l’option Créer un filtre (ou l’outil images/IC167.png).

Des boutons de listes déroulantes apparaissent dans chaque cellule de la ligne d’en-tête et les numéros de ligne et de colonne qui seront impactés par le filtre apparaissent sur fond de couleur verte : cela indique que le filtrage est activé mais aucun filtre n’est encore appliqué.

images/rb07-33.png

 Ouvrez la liste déroulante associée à la colonne contenant les valeurs en fonction desquelles vous souhaitez filtrer.

Le menu affiche la liste...

Créer une liste déroulante de valeurs

Cette manipulation permet de créer une liste déroulante dans une cellule à partir de données saisies ou existantes dans des cellules situées dans une des feuilles du classeur. La cellule qui contient la liste déroulante affiche, lorsqu’elle est active, un bouton permettant d’ouvrir la liste afin de choisir la valeur à afficher.

 Si besoin, saisissez, dans une des feuilles du classeur, chaque entrée de la liste déroulante dans des cellules différentes.

Vous pouvez trier les données dans l’ordre dans lequel vous voulez qu’elles apparaissent dans la liste déroulante. Si votre liste comprend un nombre important de données, vous pouvez alors lui attribuer un nom (cf. Nommer et gérer les cellules nommées) afin de pouvoir ensuite l’utiliser dans la définition de la liste et vous évitant ainsi de devoir la sélectionner.

 Sélectionnez la ou les cellules dans lesquelles vous voulez afficher la liste déroulante.

 Dans le menu Données, sélectionnez l’option Validation des données.

La boîte de dialogue Validation des données s’affiche. La Plage de cellules sélectionnée est reprise dans la zone correspondante. Vous pouvez la modifier en cliquant sur l’outil Sélectionner une plage...

Insérer un graphique

Créer un graphique

 Sélectionnez les données à représenter sous forme graphique, y compris les en-têtes de ligne et de colonne du tableau afin que l’axe des abscisses et la légende soient renseignés. 

Dans l’exemple ci-dessous, la cellule vide (en haut à gauche) doit faire partie de la sélection afin que la plage de cellules puisse former un rectangle.

images/05RBGOAPP-87.png

 Cliquez sur l’outil Insérer un graphiqueimages/IC-132.png ou utilisez l’option Graphique du menu Insertion.

Le volet Éditeur de graphique s’ouvre à droite de la fenêtre et le graphique apparaît sur la feuille de calcul. Cet éditeur est composé de deux onglets : Configurer et Personnaliser. La plage sélectionnée est visible dans la zone Plages de données ; l’outil Sélectionner une plage de donnéesimages/plage.png permet de modifier la sélection.
images/rb07-38.png

 Choisissez le Type de graphique à utiliser dans la liste correspondante.

 Si vous souhaitez intervertir les séries de données et les catégories (libellés contenus dans les en-têtes de ligne et de colonne de la feuille de calcul et visibles sur l’axe des abscisses et dans la légende du graphique), cochez l’option Intervertir les lignes et les colonnes

 Pour utiliser les libellés...

Créer un tableau croisé dynamique

Un tableau croisé dynamique permet de synthétiser et d’analyser les données d’un tableau.

Créer le tableau

 Si la plage de cellules concernée par le tableau croisé dynamique contient des en-têtes de colonnes, cliquez dans une des cellules du tableau ; sinon, sélectionnez la plage de cellules à traiter dans le tableau croisé dynamique.

 Dans le menu Données, sélectionnez l’option Tableau croisé dynamique.

 Dans la fenêtre Créer un tableau croisé dynamique qui s’affiche, choisissez s’il doit être inséré dans une Nouvelle feuille ou dans la Feuille existante.

Un tableau croisé dynamique vide est inséré et le volet Éditeur de tableau croisé dynamique est affiché à droite de la fenêtre afin que vous puissiez commencer à ajouter des champs, à créer une disposition et à personnaliser le tableau. La plage des cellules prises en compte est visible dans la partie supérieure du volet ; l’outil Sélectionner une plage de donnéesimages/plage.png permet de modifier la sélection de cellules.
images/rb07-39.png

Si vous avez cliqué en dehors du tableau croisé dynamique, le volet Éditeur de tableau croisé dynamique disparaît. Pour l’afficher...

Associer un commentaire à une cellule

Lorsqu’un classeur est partagé entre plusieurs utilisateurs, les commentaires permettent non seulement d’annoter des cellules mais également d’interagir avec les co-éditeurs du classeur.

Créer le commentaire

 Sélectionnez la cellule concernée.

 Dans le menu Insertion, choisissez l’option Commentaire (ou l’outil Insérer un commentaireimages/comm-2.png ou faites CAM).

Une info-bulle apparaît à proximité de la cellule. Le nom de l’auteur est indiqué.

images/rb07-41.png

 Saisissez le texte du commentaire ; pour passer à la ligne, appuyez sur la touche Entrée.

 Cliquez sur Commenter pour valider lorsque la saisie est terminée.

Dans le coin supérieur droit de la cellule, un petit triangle orange matérialise l’existence d’un commentaire.

Visualiser/modifier/répondre ou supprimer un commentaire

 Pour visualiser un commentaire, pointez tout simplement le triangle orange.

 Pour modifier un commentaire, cliquez sur la cellule contenant le commentaire à modifier et choisissez l’option Modifier dans la liste de l’outil images/IC-034.png. Apportez les modifications dans la zone de saisie du commentaire et cliquez sur Enregistrer.

 Pour répondre à un commentaire, saisissez votre réponse dans la zone Répondre et validez en cliquant sur le bouton...

Convertir au format Excel ou LibreOffice

 Dans le menu Fichier, pointez l’option Télécharger puis cliquez sur le format souhaité.

Si vous utilisez Google Chrome, le fichier est automatiquement enregistré dans le dossier Téléchargements de Windows. Vous pouvez ouvrir la liste du bouton qui porte le nom du fichier (visible dans la partie inférieure de la fenêtre) et choisir l’option Ouvrir ou Afficher dans le dossier si vous le souhaitez.

 Si vous utilisez Microsoft Edge, ouvrez la liste du bouton Enregistrer qui apparaît dans la barre d’informations (en bas de la fenêtre) et sélectionnez l’option Enregistrer sous. Sélectionnez le dossier d’enregistrement du fichier et cliquez sur le bouton Enregistrer

Si vous utilisez Firefox, vous avez la possibilité d’ouvrir le fichier ou de l’enregistrer. Si vous souhaitez l’ouvrir, vous devrez sélectionner l’option Ouvrir avec puis cliquer sur le bouton Choisir... et sélectionner l’application correspondante.

Convertir au format PDF

 Dans le menu Fichier, pointez l’option Télécharger puis cliquez sur l’option Document PDF.

 Dans la fenêtre qui s’affiche, précisez les options de configuration des feuilles du classeur (cf. Afficher l’aperçu avant impression et imprimer) et cliquez sur le bouton EXPORTER.