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Extrait - Mind Mapping Pour être efficace au travail et dans les études
Extraits du livre
Mind Mapping Pour être efficace au travail et dans les études Revenir à la page d'achat du livre

Le mind map pour les professionnels

Introduction

Il est clair qu’avec tout ce qui est précédemment présenté, le mind map se révèle un outil très utile pour :

  • clarifier ses pensées, ses actions.

  • apprendre et mémoriser de manière plus optimale.

  • diagnostiquer une situation conflictuelle, une situation à un instant t (bilan…).

  • concevoir et mettre en œuvre une stratégie et aussi pour unifier un ensemble d’échanges au sein d’actions collaboratives.

Le mind map outil de communication

Avant de faire une intervention publique, il est pertinent d’être préparé. Que ce soit pour une prise de parole en public comme présentateur ou pour répondre à une question de son interlocuteur, il est pertinent d’être préparé ou du moins de savoir structurer rapidement ses idées.

Le problème : réussir sa prise de parole en public

Prenons dans un premier temps, un exercice redouté par plusieurs professionnels : la prise de parole en public.

La solution : structurer son intervention

Grâce aux chapitres précédents, nous savons que le mind map favorise la structuration des idées. Aussi, je vous propose un exemple de mind map qui vous aidera à structurer vos interventions publiques.

Le mind map donne un exemple des points clés qu’il vous faut réunir afin de réussir votre intervention publique :

images/06SOB01.png

Pratiquons

Je vous propose de rédiger maintenant votre propre mind map en vous inspirant de celui proposé ci-dessus. Vous pouvez vous concentrer sur ces quatre grands axes afin de structurer votre intervention :

1.

Le contenu :

a.

Quel est mon public ?

b.

Si je me mets à sa place, quelles informations aimerait-il obtenir de ma présentation ?

c.

Quels sont les cinq mots-clés que je veux que l’auditoire retienne ?

2.

La gestion...

Le mind map, outil de clarification

Pour illustrer ce thème, je propose une situation courante en entreprise qui nécessite bien souvent des mises au point, des procédures, plusieurs réunions ou entretiens.

Il s’agit de la question de l’organisation du travail.

Le problème : clarifier l’organisation du travail

Nous avons déjà vu que la gestion du temps est de nos jours un sujet très épineux et face à une augmentation de la charge de travail d’une part et la diminution des effectifs d’autre part, le manager est régulièrement interpellé sur l’optimisation de ses tâches, de son équipe, de son temps, de ses résultats, etc.

En outre, 42 % du temps du manager est attribué à la gestion des conflits dans son environnement. Tout l’enjeu va consister à poser tous les éléments entrant dans cette problématique afin de mieux évaluer ou poser ses actions.

L’objectif est important pour obtenir une vision de son schéma de fonctionnement conscient ou non conscient qui permettra une mise à plat de l’organigramme (répartition des responsabilités), du sociogramme (mise en lumière des liens et des interactions entre chacun), de l’exécution des tâches (efficacité individuelle et collective).

Nous nous interrogeons aussi...

Le mind map, outil de préparation

Le mind map est également pertinent pour préparer une réunion. Prenons l’exemple d’une autre situation courante dans l’entreprise : l’entretien annuel auquel s’est greffé l’entretien professionnel.

Le problème : préparer les entretiens

Chaque année les entreprises de plus de cinquante salariés ont l’obligation de réaliser un entretien annuel afin que le salarié puisse être entendu.

L’objectif est de permettre à l’individu d’exposer la façon dont il a vécu son année professionnelle au travers de ses réussites, de ses difficultés rencontré, la manière dont il a pu les résoudre et d’exprimer ses besoins et ses attentes quant à l’amélioration de son activité professionnelle.

Vient s’y ajouter l’entretien professionnel, obligatoire depuis le 7 mars 2014, qui s’effectue une fois tous les deux ans et de façon approfondie, sous forme de bilan d’employabilité une fois tous les six ans.

Face à cette nouvelle demande, plusieurs entreprises s’informent et s’organisent afin d’effectuer ces rendez-vous qui améliorent le contexte social dans lequel évolue le salarié.

Bien entendu, ces entretiens se préparent...

Le mind map, outil d’apprentissage accéléré

Un sujet primordial au sein des entreprises petites, moyennes ou importantes est la vente.

Car toute entreprise repose sur une maîtrise de la vente de ses produits, ses savoir-faire, ses services et donc sur une bonne connaissance des enjeux de la négociation commerciale.

D’une bonne négociation (rapport vente/achat) dépendra une optimisation des marges et donc une rentabilité pérenne de cette entreprise.

Contrairement à certaines croyances, être un bon négociateur ne s’invente pas et de nombreux outils existent afin de mener au mieux la relation commerciale avec ses interlocuteurs.

Alors, je vous propose de revisiter, d’apprendre ce qui fait la réussite d’un échange commercial.

Problème : apprendre à négocier

De nombreux modules de formation existent pour devenir un bon vendeur.

Tous traitent les mêmes outils et même au sein de l’enseignement transmis aux élèves de BTS NRC (négociation relation client) nous parlons de la technique AIDA pour attirer l’attention, susciter l’intérêt, provoquer le désir, et déclencher l’achat ou l’action.

Puis, un parallèle est fait avec le fameux plan en huit étapes :

1. Prise de contact (règles des 4x20, théorie de l’iceberg…)...

Le mind map, outil de diagnostic

Une fois la connaissance acquise, il est important de parfaire son expérience et de s’enrichir de tous les évènements vécus.

Aussi est-il nécessaire par exemple pour l’entreprise, que le manager analyse les résultats de ses commerciaux et utilise les outils de diagnostic tels que les diagrammes d’Ishikawa (en arête de poisson) ou la matrice SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportuinities, Threats)…

Problème : diagnostiquer ses équipes

Pour poser un diagnostic commercial, il est essentiel de resituer chaque notion dans leur contexte et de tenir compte de la conjoncture lors des négociations menées ainsi que des objectifs définis conjointement.

Rappelons-nous qu’un objectif doit être SMART(E), c’est-à-dire :

  • Spécifique (et négocié)

  • Mesurable

  • Atteignable (tout en étant ambitieux)

  • Réalisable

  • Temps (programmé dans le temps)

  • Écologique (qui tient compte des conséquences sur son entourage et soi-même)

En outre, les éléments de gestion tels que le réalisé sur l’objectif (R/O) puis le réalisé sur l’historique (R/H) permettent d’ajuster ses objectifs et de déterminer la stimulation à mettre en œuvre.

La solution : le mind map

Je vous propose la transcription suivante :

images/06SOB07.png

Pratiquons...

Le mind map, outil stratégique

N’oublions pas que le mind map peut aussi se révéler un excellent outil stratégique.

En effet, il n’est pas rare pour un manager, ou d’ailleurs pour toute personne, de devoir prendre rapidement des décisions qui engagent la réussite ou non des actions mises en œuvre.

Aussi il existe de nombreux outils tels que les matrices de choix, les statistiques ou encore les tableaux de bord qui permettent d’alimenter notre expérience pour faire le « bon » choix.

Le problème : quelle orientation prendre face à une conjoncture difficile ?

Situons le contexte dans le marché des pharmacies d’officine. Il est entendu que cette profession a subi de sérieux changements législatifs, commerciaux, financiers qui conduisent très souvent le titulaire (docteur en pharmacie propriétaire de son officine) à s’interroger sur le positionnement de ses activités.

Rappelons que dans l’esprit de tout un chacun la pharmacie est, de plus en plus, assimilée à un commerce. Et il est vrai qu’il est bien loin le temps où les sirops, les comprimés, les crèmes étaient fabriqués par la pharmacie de quartier.

Ainsi le chef d’entreprise doit prendre en compte l’aspect technique de sa pratique (vérifier les contre-indications...

Le mind map, outil collaboratif

Jusqu’à présent nous vous confrontions à votre fonctionnement et pas à pas nous vous invitions à mettre en œuvre de nouveaux comportements.

Qu’en est-il de cette intégration au sein de l’équipe ?

Le problème : comment partager, échanger nos pratiques ?

Imaginons que nous venons de déterminer notre projet de développement. Ainsi, nous avons clarifié, appris, diagnostiqué et posé notre stratégie. Une des premières étapes pour le mettre en œuvre sera, peut-être, de définir une équipe projet puis un comité de pilotage.

Nous avons alors à spécifier les objectifs de façon collégiale afin que tout le monde participe. Et que ce soit en utilisant la roue de Deming (Plan Do Check Act) ou en suivant la méthode (CPRT : conception, planification, réalisation, terminaison), il sera nécessaire d’écouter chacun, de rassembler les idées, et de prendre les décisions adéquates pour avancer.

La solution : le mind map

Chaque réunion de l’équipe pourra se traduire aisément par un mind map et l’utilisation de mots-clés.

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Nous faisons autant de mind maps que de sujets abordés puis un mind map de synthèse qui rassemble et unifie les membres...

Conclusion

Tous ces éclairages sur l’utilisation du mind map permettent d’envisager des pratiques concrètes et diverses dans l’entreprise, et ce pour toutes les directions (commercial, marketing, ressource humaine, informatique, comptable, finance, etc.). Sa pratique est de plus en plus courante, du comité de direction jusqu’au middle management.

Nous vous encourageons à l’utiliser entre autres dans les contextes suivants :

  • La définition d’une stratégie

  • Le brainstorming

  • La conception d’un produit

  • La négociation

  • La gestion de projet

  • La gestion de tâches

  • L’encadrement d’une réunion

  • La lecture accélérée de document

  • L’analyse d’un contexte, d’une situation

  • La gestion des conflits

  • Les entretiens annuels et professionnels

  • La prise de parole en public