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Extrait - Mind Mapping Pour être efficace au travail et dans les études
Extraits du livre
Mind Mapping Pour être efficace au travail et dans les études Revenir à la page d'achat du livre

Optimisez votre temps

Introduction

Dans le monde d’aujourd’hui, il n’est pas rare d’être confronté à la fameuse réplique : « Je n’ai pas assez de temps pour… :

  • … réaliser toutes les tâches demandées. »

  • … me former. »

  • … réaliser ce projet. »

  • … prendre soin de moi. »

Nous disposons tous de 24 heures dans une journée. Cependant, il semble que nous n’ayons pas le même rapport au temps. Certains aiment prendre le temps pour rêvasser, ne rien ou faire une activité qui leur fait du bien ou pour le partager avec des personnes de leur choix. Mais dans notre monde occidental ultraconcurrentiel, prendre le temps devient un luxe. Et la majorité dire que le temps est au mieux une ressource et au pire une contrainte.

Tant et si bien que les entreprises ont compris qu’il est dans leur intérêt de mieux gérer le temps. D’une part, ne parle-t-on pas de time to market ou de délai nécessaire pour concevoir, produire et délivrer un produit sur le marché ? Toujours dans cette course au temps, la tendance croissante d’utiliser des méthodes agiles est belle et bien de délivrer de la valeur aux clients de l’entreprise dans les meilleurs délais. Le temps devient unité de mesure de la complexité...

Que veut dire « Optimiser son temps » ?

En premier lieu, il est indispensable de clarifier ce qu’on appelle « optimisation du temps » et de mieux définir votre besoin.

Parler d’optimiser le temps est un abus de langage. En effet, nous disposons d’une journée de 24 heures. Optimiser son temps n’est pas un bon objectif. En effet, un objectif correctement formulé permet de mobiliser toutes ses ressources pour l’atteindre.

Si vous êtes d’accord qu’une journée fait 24 heures et que l’objectif est d’être satisfait de ce que vous avez fait de cette journée alors vous augmentez grandement vos chances « d’optimiser votre temps ».

Autre possibilité, votre objectif est d’être plus productif afin de réaliser un ensemble de tâches urgentes et/ou importantes. La majorité des personnes que j’ai interrogées sur l’optimisation de leur temps souffrait d’une sensation de vide à la fin de leur journée (« qu’ai-je fait de ma journée ? ») ou d’impuissance, voire de frustration face à l’ampleur de toutes les tâches qu’elle devait réaliser dans la journée mais qu’elle n’a pas pu terminer.

L’approche que je vous propose vous permettra à...

Grandes catégories de temps de votre journée de demain

« If you can’t measure it, you can’t improve it. » (« Si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pourrez pas l’améliorer. ») Peter Drucker

Si on prend le temps comme ressource, il est important de savoir ce que vous en faites. Savez-vous comment vous utilisez votre temps ?

Pour vous y aider, je vous recommande d’identifier les grandes catégories d’utilisation de votre temps à l’intérieur d’une journée.

Exemple

Par exemple, pour une journée avec un focus au travail, vous pourriez utiliser les catégories : réunions, e-mails, rédaction de document, budget, téléphone, repas, pause, transport.

Le but est d’indiquer le nombre d’heures passées sur chacune des catégories. Vous pouvez ainsi obtenir la répartition suivante pour une journée de travail comptant 10 heures avec le transport :

Réunions

E-mails

Rédaction

Budget

Téléphone

Repas

Pause

Transport

3

1

1

1

0,5

1

0,5

2

Cette répartition peut prendre ensuite la forme d’un radar (construit avec Excel) :

images/03SOB01.png

Prenons un peu de temps pour observer ce radar et préciser mon contexte et mon objectif :

Je constate qu’aujourd’hui (lundi), j’ai passé la majorité de mon temps...

L’objectif

« Management is doing things right; leadership is doing the right things. » (« Le management est de faire les choses bien ; le leadership est de faire les choses justes. ») Peter Drucker.

Étant responsable de votre journée et de vos réalisations, il est important et urgent d’avoir un objectif clair et précis sur votre journée afin d’utiliser vos ressources pour atteindre votre objectif. Je vous propose de mieux préciser l’objectif vu précédemment et une approche pour faire ce qui est juste pour le réussir.

Précisez votre objectif

Pour l’exemple, je reprends l’objectif formulé ci-dessus : je veux finir le budget et le présenter à la fin de la semaine.

Je vais maintenant vider ma tête en précisant mon objectif à l’aide du mind map. Pour ce faire, je suis les consignes de construction d’un mind map présentées dans le chapitre Les règles du jeu :

images/03SOB03.png

À votre tour d’indiquer ce qui se cache derrière l’objectif que vous avez précisé au chapitre précédent.

Vient ensuite un mind map important car il vous aidera à préciser les tâches de votre journée de demain.

Si besoin, décomposez votre objectif en sous-objectifs atteignables en une journée

L’objectif...

Une proposition pour faire ce qui est juste pour réussir votre objectif

Afin de réussir votre objectif de la journée, je vous propose maintenant une structure qui vous aidera à le protéger.

images/03SOB06.png

À l’objectif (branche en haut à droite), j’ai ajouté les branches suivantes qui vont vous aider à gérer les événements qui arriveront dans la journée :

  • Actions que je délègue : le but est de déléguer le plus possible les actions que vous aurez à faire afin d’avoir du temps pour réaliser votre objectif. Si vous pouvez déléguer certaines de vos tâches, vous protégez au mieux votre objectif. Attention toutefois à déléguer avec parcimonie et respect. En effet, j’ai constaté que la délégation est utilisée abusivement dans les entreprises. Tant et si bien que finalement, les tâches tournent entre les collègues et personne ne les prend. Pensez à ce qui est juste pour vous et aussi à l’intérêt collectif.

  • Actions < 5 min : si vous arrivez à identifier des tâches qui vous prendront moins de 5 minutes de réalisation, je vous conseille de les regrouper et de les traiter par groupe d’actions. Quelques fois ces tâches sont urgentes et doivent être traitées immédiatement...

Répartition idéale de votre temps

Je vous propose de prendre le temps d’identifier l’allocation idéale de votre temps. Formuler votre utilisation idéale du temps vous aidera à mieux le gérer. En effet, s’il était important de prendre conscience de comment vous utilisez votre temps, il est tout autant important de visualiser comment vous souhaiteriez l’utiliser dans votre contexte professionnel et plus largement dans votre vie.

Vous gagnerez en satisfaction et votre productivité sera accrue. Et surtout, lors de vos journées vous focaliserez vos ressources sur un objectif plus précis.

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Conclusion

Au cours de ce chapitre, nous avons vu ensemble comment il était possible d’utiliser le mind map afin de gagner en productivité et ainsi « optimiser son temps ».

À cette méthode, j’ajoute une préparation mentale et émotionnelle qui permet d’être dans un état de ressources. Il s’agit de jeux qui augmentent la joie et le focus des participants. Je recommande de les pratiquer le matin tôt ou à défaut de faire une marche ou du vélo pendant 15 minutes. Cette activité cardio-vasculaire douce permet d’aborder la journée et la partie théorique précisée ci-dessus dans de bonnes dispositions.

Le groupe de douze personnes accompagné avec cette méthode a vu sa productivité augmentée d’environ 40 % en deux semaines. Et surtout, ils ont eu beaucoup de joie en prenant conscience que leur journée était utilisée à bon escient.