Teams au quotidien Télétravail et travail d'équipe : les bonnes pratiques (2e édition)

Présentation

Ce livre a pour vocation de présenter les bonnes pratiques d’utilisation de Teams, notamment pour une utilisation dans le cadre du travail à distance. Il ne s’agit donc pas d’un livre dédié à son déploiement ni d’un manuel d’utilisation présentant l’ensemble des fonctionnalités de l’outil.

Il s’adresse à tous les types d’utilisateurs de Teams, qu’ils soient managers ou non, animateurs d’équipe ou membres, qui souhaitent maîtriser la richesse et la puissance de Teams pour en tirer avantage dans leur usage au quotidien.

Cet ouvrage est structuré en dix chapitres. Le premier est avant tout destiné à découvrir Teams, son interface et ses principales fonctionnalités.

Les neuf autres chapitres sont plus particulièrement consacrés aux bonnes pratiques à mettre en oeuvre au quotidien pour créer une équipe, la structurer et l’administrer, animer ses membres, favoriser la communication entre les membres, produire, partager l’information et les fichiers de travail, gérer les projets, optimiser les réunions à distance, paramétrer l’outil pour gagner en efficacité et pour terminer, clôturer l’équipe.

Tous ces conseils et bonne pratiques vous seront utiles dans le cadre du télétravail pour exploiter au mieux ce formidable outil intégré dans la plate-forme collaborative Microsoft 365. Ce livre peut également être utilisé comme une ressource mise à disposition des utilisateurs pour leur en faciliter l’usage et surtout l’adoption.

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Table des matières

Introduction

A. Teams, la plateforme de travail en équipe de Microsoft 365
1. 1. Teams, une plateforme collaborative
2. 2. Teams, une plateforme de travail en équipe
3. 3. Teams, une porte d’entrée sur Microsoft 365
B. Les différentes versions de Teams
1. 1. Pour les particuliers
2. 2. Pour les entreprises
C. Tirer parti de ce livre
1. 1. Objectif du livre
2. 2. Organisation du livre

Faire ses premiers pas avec Teams

A. Introduction
B. Comprendre les grands principes de fonctionnement de Teams
1. 1. Travail en équipe
2. 2. Efficacité personnelle
3. 3. Gestion des fichiers
4. 4. Ouverture de Teams
5. 5. Continuité
C. Découvrir l’interface utilisateur
1. 1. Organisation de l’interface
  1. a. Vue d’ensemble
  2. b. Bandeau
  3. c. Menu principal et principaux espaces Teams
2. 2. Activité
3. 3. Conversation
4. 4. Équipes
5. 5. Calendrier
6. 6. Appels
7. 7. Fichiers
8. 8. Autres applications ajoutées
9. 9. Applications
10. 10. Aide
D. Démarrer une conversation privée
1. 1. Introduction
2. 2. Démarrer une conversation
  1. a. Créer une nouvelle conversation
  2. b. Ajouter des personnes pour créer une conversation de groupe
  3. c. Donner un nom à une conversation de groupe
  4. d. Quitter une conversation de groupe
3. 3. Lancer un appel audio ou vidéo
  1. a. Créer un appel audio ou vidéo
  2. b. Ajouter une personne à un appel en cours
4. 4. Gérer un appel
  1. a. Accepter et refuser un appel
E. Rejoindre une équipe existante
1. 1. Introduction
2. 2. Rejoindre une équipe existante
  1. a. Rejoindre une équipe publique
  2. b. Rejoindre une équipe privée
F. Participer aux discussions d’une équipe
1. 1. Introduction
2. 2. Réagir à un message
3. 3. Démarrer une conversation
G. Paramétrer Teams
H. Rester connecté avec l’application mobile

Créer une équipe

A. Introduction
B. Définir ses besoins
1. 1. Évaluer l’intérêt de créer une nouvelle équipe
2. 2. Définir le cas d’usage
  1. a. Les différents éléments d’un cas d’usage
  2. b. Objectifs
  3. c. Gains ou résultats attendus
  4. d. Périmètre
  5. e. Membres pressentis
  6. f. Ressources nécessaires
C. Préparer la création de l’équipe
1. 1. Obtenir l’appui nécessaire
2. 2. Identifier des co-animateurs
D. Créer l’équipe
1. 1. Vue d’ensemble
2. 2. Sélectionner la méthode de création de l’équipe
  1. a. Créer une équipe à partir de zéro
  2. b. Créer une équipe à partir d’un groupe ou d’une équipe
  3. c. Créer une équipe à partir d’un modèle
3. 3. Choisir le niveau de confidentialité
4. 4. Définir le nom
5. 5. Ajouter les premiers membres
E. Modifier et supprimer l’équipe
1. 1. Modifier l’équipe
2. 2. Supprimer l’équipe

Structurer et administrer une équipe

A. Introduction
B. Préparer la structuration de l’équipe
1. 1. De l’importance de bien structurer l’espace commun
2. 2. Déterminer la meilleure approche de structuration
C. Définir une première structure
1. 1. Démarrer depuis zéro
  1. a. Choisir un type de structuration
  2. b. Appliquer les quatre grands principes de la structuration
  3. c. Choisir les applications
2. 2. Structurer une équipe à partir d’un modèle
D. Structurer les échanges avec les balises
E. Gérer les évolutions
1. 1. Introduction
2. 2. Gérer les autorisations
3. 3. Gérer les applications

Animer une équipe

A. Introduction
B. Comprendre le rôle d’animateur
1. 1. Qu’est-ce qu’un animateur d’équipe ?
2. 2. Qui doit être animateur d’équipe ?
3. 3. Que doit faire un animateur d’équipe ?
  1. a. Dynamique de groupe
  2. b. Dynamique de groupe et animation
  3. c. Principales activités d’un animateur
C. Administrer l’équipe
1. 1. Ajouter/supprimer des membres
  1. a. Ajouter un membre
  2. b. Générer un code
  3. c. Supprimer un utilisateur
  4. d. Ajouter/supprimer des invités
  5. e. Modifier le rôle des membres
2. 2. Gérer les demandes d’adhésion
D. Lancer la dynamique
1. 1. Définir l’identité de l’équipe
  1. a. Enjeux
  2. b. Faire appel à la créativité des membres
  3. c. Demander l’avis des membres
2. 2. Valider la structuration de l’équipe
3. 3. Faire en sorte que tous les membres se connaissent
4. 4. Définir les modes de fonctionnement
  1. a. Gérer l’équipe et son espace
  2. b. Communiquer efficacement
  3. c. Partager, collaborer et co-produire
  4. d. Planifier et gérer les tâches
  5. e. Organiser et réaliser des réunions
E. Gérer les difficultés
1. 1. Identifier les difficultés potentielles
2. 2. Adopter la bonne attitude
3. 3. Tirer parti des statistiques de Teams
4. 4. Gérer les membres inactifs
5. 5. Gérer les conflits
F. Engager les membres
1. 1. Favoriser les interactions
2. 2. Modérer les échanges
3. 3. Maintenir l'implication des membres
G. Promouvoir l’équipe
1. 1. Cibler la promotion de l’équipe
2. 2. Promouvoir l’équipe auprès de ses parties prenantes
3. 3. Promouvoir l’équipe auprès des responsables hiérarchiques des membres
H. Animer une équipe Teams lorsque l’on est manager
1. 1. Comprendre le rôle du manager dans le cadre d'une équipe à distance
  1. a. Manager à distance
  2. b. Communiquer
  3. c. Animer l’équipe
2. 2. Développer la confiance à distance
  1. a. Définir les rôles, missions et objectifs de chacun
  2. b. Déléguer
  3. c. Se focaliser sur les résultats
  4. d. Agir avec équité
3. 3. Maintenir le contact avec vos collaborateurs
  1. a. Créer une proximité relationnelle en présentiel
  2. b. Maintenir à distance une proximité relationnelle
4. 4. Créer un esprit d'équipe et de l'engagement à distance
  1. a. Créer un sentiment d’appartenance
  2. b. Fluidifier la communication

Mieux communiquer

A. Introduction
B. Adopter les bons réflexes pour mieux communiquer
1. 1. Privilégier les échanges d’équipe
2. 2. Respecter la structuration existante
3. 3. Tirer parti des balises
4. 4. Utiliser les canaux privés pour des échanges confidentiels
5. 5. Garder une trace des échanges audios et vidéos importants
6. 6. Mettre en valeur des publications importantes et susciter des réactions
7. 7. Utiliser le flux d’activités pour répondre plus rapidement
8. 8. Maîtriser l’utilisation des émoticônes, GIF et autocollants
C. Définir un code de bonne conduite
1. 1. Introduction
2. 2. Instaurer un cadre de travail équilibré et efficace
3. 3. Communiquer de manière efficace à l’écrit

Produire et gérer les documents

A. Introduction
B. Bien maîtriser les principes de la gestion des documents dans Teams
1. 1. Comprendre ce qu’est un document
  1. a. Vision d’ensemble
  2. b. Quelques mots sur les notes
2. 2. Appréhender la gestion des documents dans Teams
  1. a. Fichiers d’équipe
  2. b. Bouton Fichiers
C. Adopter les bonnes pratiques de gestion de documents
1. 1. Définir et mettre en place une gouvernance dédiée, mais adaptée
2. 2. Définir des règles de gestion
3. 3. Définir et mettre en place des rôles et des responsabilités
4. 4. Adopter une approche collaborative
D. Organiser les documents
1. 1. Introduction
2. 2. Nommer
3. 3. Classer
4. 4. Mettre en valeur
E. Gérer le cycle de vie des documents
1. 1. Introduction
2. 2. Différencier les documents finaux des documents de travail
3. 3. Gérer les versions
F. Collaborer autour des documents
1. 1. Introduction
  1. a. Co-édition séquentielle
  2. b. Co-édition simultanée
2. 2. Co-éditer
  1. a. Co-éditer en temps réel
  2. b. Forcer la co-édition séquentielle
3. 3. Suivre les modifications

Gérer un projet

A. Introduction
B. Choisir la bonne approche
1. 1. Adopter une démarche collaborative
2. 2. Adopter la méthode Kanban
  1. a. Introduction
  2. b. En théorie
  3. c. En pratique
3. 3. Adopter Tasks
C. Identifier les tâches
1. 1. Découper les travaux
2. 2. Définir les tâches dans Tasks
D. Organiser les tâches
1. 1. Utiliser la méthode Kanban
2. 2. Organiser les tâches dans Tasks
E. Affecter les tâches
1. 1. Affecter collaborativement les tâches
2. 2. Détailler les tâches dans Tasks
F. Ajuster le plan
1. 1. Principes de revue du plan
2. 2. Modifier le plan avec Tasks

Organiser et animer des réunions à distance

A. Introduction
B. Bien comprendre les caractéristiques des réunions Teams
1. 1. Les principales fonctionnalités des réunions dans Teams
2. 2. Les différents types de réunion
3. 3. Les rôles dans une réunion
C. Organiser efficacement une réunion à distance
1. 1. S’assurer de la nécessité d’organiser une réunion
2. 2. Inviter uniquement des participants contributifs
3. 3. Partager toutes les informations nécessaires en amont
  1. a. Vue d’ensemble
  2. b. Préparer une réunion privée
  3. c. Préparer une réunion de canal
4. 4. Paramétrer la réunion en fonction des besoins
  1. a. Gérer la salle d’attente et les participants par téléphone à la réunion
  2. b. Gérer les autorisations de présentation
  3. c. Gérer les paramètres audio et vidéo des participants
  4. d. Activer l’enregistrement automatique de la réunion
  5. e. Autoriser la conversation de réunion
  6. f. Autoriser les réactions
  7. g. Activer la traduction automatique
D. Animer une réunion à distance
1. 1. Définir un code de bonne conduite en réunion
2. 2. Maintenir l’engagement
E. Organiser des ateliers en petits groupes
1. 1. Créer une salle pour petit groupe
  1. a. Avant la réunion
  2. b. Pendant la réunion
2. 2. Ouvrir et fermer les salles pour petit groupe
3. 3. Animer les salles pour petit groupe
  1. a. Déléguer la gestion des salles pour petit groupe
  2. b. Définir une limite de temps et d’autres paramètres
  3. c. Faire une annonce dans toutes les salles
F. Assurer le suivi d’une réunion
1. 1. Utiliser l’outil Notes de la réunion
2. 2. Enregistrer une réunion

Gagner en efficacité personnelle

A. Introduction
B. Paramétrer de manière optimale ses notifications
1. 1. Comprendre les différentes formes de notifications
2. 2. Ajuster les notifications à ses besoins et priorités
C. Paramétrer l’accès à ses équipes et canaux
1. 1. Introduction
2. 2. Épingler vos canaux favoris
3. 3. Masquer les équipes les moins importantes
4. 4. Réordonner les canaux épinglés
D. Bien gérer sa disponibilité avec l’indicateur de présence et le statut
1. 1. Introduction
2. 2. Apparaître Occupé
3. 3. Ne pas être dérangé
E. Rechercher des personnes et des contenus
1. 1. Introduction
2. 2. Utiliser la zone de recherche
3. 3. Rechercher une information dans l’emplacement actif
4. 4. Tirer profit des filtres
F. Utiliser les commandes pour être plus efficace
G. Utiliser les applications personnelles
1. 1. Introduction
2. 2. Exploiter l’application Tasks pour un usage personnel
H. Tirer parti de Power Automate
1. 1. Introduction à Power Automate
  1. a. Vue d’ensemble
  2. b. Cas d’utilisations
  3. c. Principes de fonctionnement
2. 2. Découvrir l’application Power Automate dans Teams
3. 3. Utiliser l’application Power Automate dans Teams

Clôturer une équipe

A. Introduction
B. Qu’est-ce que clôturer une équipe ?
1. 1. Principales activités
  1. a. Clôturer l’espace de travail
  2. b. Arrêter formellement les travaux
  3. c. Accompagner la dissolution de l’équipe
2. 2. Démarche générale
C. Préparer la clôture
1. 1. Annoncer formellement la clôture de l’équipe
2. 2. Configurer l’équipe en mode clôture
3. 3. Organiser le bilan
  1. a. Choisir les thématiques sur lesquelles réaliser le bilan
  2. b. Définir les modalités de réalisation du bilan
D. Animer la clôture
1. 1. Recueillir le retour des membres sur leur expérience d’équipe
2. 2. Réaliser le bilan
  1. a. Bilan des travaux et résultats obtenus
  2. b. Bilan des modes de fonctionnement
  3. c. Bilan de l’utilisation de Teams
3. 3. Réaliser un tri et une sélection des contenus à conserver
E. Clôturer
1. 1. Tirer les leçons du bilan
2. 2. Libérer les membres
3. 3. Clôturer l’espace de travail Teams

Conclusion

A. Teams, un outil adapté au travail à distance
B. Définir et mettre en place des modes de fonctionnement adaptés
C. Adopter un nouveau mode de management
Index

Auteur

Gilles BALMISSEEn savoir plus

Gilles BALMISSE accompagne des entreprises innovantes dans la réalisation et le financement de leurs projets digitaux, et plus particulièrement dans les domaines de la gestion des connaissances, du travail collaboratif et de la veille. Pendant plus de 15 ans, il a participé à la mise en oeuvre de nombreux projets dans ces domaines, en s’appuyant notamment sur les technologies Microsoft.
Chargé d’enseignements en management des systèmes d’information, il est également l’auteur de nombreuses publications en particulier sur les outils Microsoft associés à la transformation numérique des entreprises tels que Microsoft 365, Teams, Yammer…